Önceliklendirme: önce hangi işi, hangi ölçütle yapacağız?

Önceliklendirme nedir?

Önceliklendirme, yapılacak işlerin ya da seçeneklerin önem sırasına konulmasıdır. Zaman, bütçe ve insan gücü sınırlı olduğunda hepsini aynı anda yapmak mümkün olmaz; hangisinin önce, hangisinin sonra, hangisinin hiç yapılmayacağı kararlaştırılır.

Kavram bireysel görev yönetiminde, ekip planlamasında, ürün geliştirmede, proje portföyünde ve kurumsal stratejide aynı mantıkla geçerlidir. Ortak nokta, sıralamanın sezgiyle değil, açıkça yazılmış ölçütlerle yapılmasıdır.

Hangi ölçütlere bakılır?

Ölçütler bağlama göre değişir ama sık kullanılanlar şunlardır:

• Aciliyet: Beklemenin bir bedeli var mı, bir son tarih yaklaşıyor mu?
• Önem: İşin hedeflere, gelire, riske ya da müşteriye etkisi ne?
• Çaba: Bu işi tamamlamak ne kadar kaynak ister?
• Bağımlılık: Başka işler bunun bitmesini bekliyor mu?
• Risk: İşi ertelemek ya da yanlış yapmak ne kadar maliyetli?
• Belirsizlik: Elimizdeki bilgi karar vermek için yeterli mi?

Önemli olan, hangi ölçütlerin kullanıldığının ve ağırlıklarının ekip tarafından bilinmesidir. Ölçüt gizli olduğunda sıralama keyfi görünür.

Yaygın önceliklendirme yöntemleri

Eisenhower matrisi işleri acil ve önemli eksenlerinde yerleştirerek neyin hemen yapılacağını, neyin planlanacağını, neyin devredileceğini ve neyin bırakılacağını ayırır. Bireysel ve ekip içi günlük planlamada işe yarar.

MoSCoW yöntemi gereksinimleri olmazsa olmaz, olmalı, olabilir ve bu sefer olmayacak gruplarına böler; kapsam pazarlığında kullanılır. RICE gibi puanlama modelleri erişim, etki, güven ve çabayı bir puana çevirerek birçok fikri karşılaştırılabilir hale getirir. Pareto analizi az sayıdaki nedenin çoğu sonucu verdiği durumlarda en etkili kalemleri bulmaya yardım eder. Hangisinin seçileceği, karar verenin sayısına ve eldeki veriye bağlıdır.

Küçük bir örnek

Örneğin bir BT ekibinin önünde farklı birimlerden gelmiş çok sayıda talep var. Hepsi acil olarak işaretlenmiş. Ekip talepleri iş etkisi, çaba, bağımlılık ve yasal zorunluluk gibi ortak ölçütlerle puanlar. Yasal zorunluluk taşıyanlar otomatik olarak üst sıraya girer; kalanlar puana göre dizilir.

Sonuçta herkesin acil dediği bir yığından, görünür gerekçeleri olan bir sıra çıkar. Sıranın dışında kalan talepler reddedilmez, gerekçeyle bekleme listesine alınır ve belirli aralıklarla yeniden değerlendirilir. Örnek kurgusaldır.

Sık yapılan hatalar

En yaygın hata her şeyi öncelikli ilan etmektir. Hepsi birinci öncelikse hiçbiri değildir; ekip sıkıştığında kimin sesi yüksekse onun işi yapılır.

Diğer hatalar şunlardır: aciliyeti önemle karıştırıp sürekli yangın söndürmek; kapasiteyi hesaba katmadan sıra çıkarmak; bir kez yapılan sıralamayı hiç güncellememek; ölçütleri paydaşlarla paylaşmadan puan vermek; çabası küçük ama değeri düşük işlere kolay oldukları için öncelik vermek. Çözüm, ölçütleri yazmak, kapasite sınırını görünür tutmak ve sıralamayı düzenli aralıklarla gözden geçirmektir.

Nerelerde kullanılır?

Kişisel verimlilikte günlük ve haftalık plan yapılırken kullanılır. Ürün yönetiminde backlog sıralaması bu mantıkla kurulur. Proje yönetiminde portföydeki projelerin hangisine kaynak ayrılacağı, BT yönetiminde talep havuzundaki işlerin sırası, yapay zeka dönüşümünde hangi kullanım senaryosunun pilot olacağı önceliklendirmeyle belirlenir.

Her alanda yöntem farklı olabilir; ama değer, kapasite ve risk gibi ortak kavramlar aynı kalır.

Mindset programlarında nerede çalışılır?

Eisenhower Matrisi ile Önceliklendirme programı bireysel ve ekip düzeyinde günlük planlamaya odaklanır: kişisel görev analizi, zaman hırsızları, devretme ve haftalık planlama rutini gibi başlıklar modüller arasındadır. Bireysel çalışanlar ve ekip liderleri için uygundur.

BT Talep Havuzu Yönetimi ve İş Önceliklendirme Mekanizmaları programı kurumsal BT ekiplerinin puanlama kriterlerini, kapasite eşleştirmeyi ve talep yönetişimini ele alır. Yapay Zeka Kullanım Senaryosu Önceliklendirme programı ise dönüşüm ekiplerinin senaryoları kriter ve puanlama modeliyle sıralamasını, pilot tasarımını ve portföy yönetimini içerir.