Planlama araçları arasında köprü kurmak: MS Project ve P6 dosya aktarımı
MS Project ile Primavera P6 arasında plan taşımak, doğru dosya biçimini ve şablonu seçmeye bağlıdır. Her yönün adımlarını ve aktarım sonrası kontrol listesini öğrenirsiniz.
Bir bakışta
- P6'nın içe aktarma türü Microsoft Project XML'dir. Oracle'ın içe aktarma belgesi MPP dosyasından değil, XML dosyasından söz eder.
- Her yönde şablon kullanılır. Şablon, aktarımın veri değişim seçeneklerini belirler ve Manage Templates ile düzenlenir.
- Aktarım bir kopyalama değil, dönüşümdür. Hedef araç değerleri yeniden hesaplarsa tarihler ve süreler kaynaktan farklı çıkabilir.
- Aktarımdan sonra plan mutlaka elle kontrol edilir. Etkinlik yapısı, bağımlılıklar, takvimler ve kaynaklar kaynak planla karşılaştırılır.
Yönlere göre aktarımın farkı
Araçların hepsi proje planını etkinlikler, bağımlılıklar, takvimler ve kaynaklar üzerinden kurar; ancak veriyi aynı biçimde tutmaz. Bu yüzden aktarım, araçların ortak anladığı bir dosya biçimi üzerinden yapılır. Oracle'ın belgelerinde bu biçim Microsoft Project XML olarak geçer.
İçe aktarma ve dışa aktarma farklı sekmelerde yürür, fakat mantık aynıdır: dosya türünü seç, şablonu seç, eylemi seç, çalıştır, durumu izle. Sonraki bölümler yönleri ayrı ayrı anlatır.
Her yönün kendi sekmesi, şablonu ve dikkat noktası vardır
MS Project'ten P6'ya ve P6'dan MS Project'e
| MS Project'ten P6'ya | P6'dan MS Project'e | |
|---|---|---|
| Dosya türü | Microsoft Project XML | Microsoft Project XML dosya türü |
| Başlangıç noktası | EPS sayfasında Import sekmesi | EPS sayfasında Export sekmesi |
| Şablon | Import sekmesinde seçilir | Export sekmesinde seçilir |
| Sonuç | Yeni proje oluşur ya da var olan güncellenir | Dışa aktarılan dosya Project ile paylaşılır |
| Dikkat | Resource Access All Resources olmalı; ad uygun olmalı | İlk dışa aktarmada gizli bir UDF oluşur |
MS Project planını P6'ya almak
Oracle'ın yardım belgesindeki yol şöyledir (P6'nın web arayüzü; masaüstü P6 Professional'da ekranlar farklı olabilir): • Navigation Menu'de Projects altından EPS sayfasını açın • Actions menüsünden Import/Export Projects'i seçip Import sekmesine geçin • Import Type listesinden Microsoft Project XML'i seçin • File alanında Browse ile dosyayı seçin • Template seçin; gerekirse Manage Templates ile oluşturun ya da düzenleyin • Action olarak Create New ya da Update Existing Project'i seçin, Import To alanından hedef EPS öğesini ya da güncellenecek projeyi belirleyin • Import'a tıklayın
Başlamadan önce ön koşullar vardır. Kullanıcı hesabınızın Resource Access alanı All Resources olmalıdır; gerekirse User Access sayfasının Users bölümünde geçici olarak değiştirip sonra eski haline getirin. Proje adında dikey çizgi ile küçüktür ve büyüktür işaretlerinden kaçının.
İçe aktarma, hazırlanmış bir XML dosyasıyla başlar
P6'ya içe aktarma sırası
- XML dosyasını hazırlaPlan, MS Project tarafında XML olarak dışa aktarılır.
- Import sekmesini açEPS sayfasında Import/Export Projects seçilir.
- Şablon ve eylemi seçCreate New ya da Update Existing Project belirlenir.
- İçe aktar ve izleDurum, View Service Status penceresinden izlenir.
Şablon: aktarımın kuralları
Şablonlar, hem içe hem dışa aktarmada veri değişim seçeneklerini tanımlar. Aktarım penceresinde Manage Templates'e tıklayıp bir şablonu seçer, Modify Template penceresinde her sekmedeki liste, seçenek ve alanları ayarlayıp kaydedersiniz. Özel alanlar için Custom Field Mapping sekmesi vardır; burada seçtiğiniz konu alanı, Project Management ve Microsoft Project Fields listelerinde görünenleri belirler.
Oracle'ın bu konudaki yardım sayfası etkinlik kimliği, iş kırılım yapısı ya da takvimin tam olarak hangi alana eşlendiğini listelemez. Bu nedenle şablonu ilk kullanımda küçük bir örnek planla deneyin; eşleşmeleri gözle doğrulamadan büyük plana geçmeyin. Aynı örnek plan, ileride şablonu değiştirdiğinizde de karşılaştırma zemini olur.
P6 planını MS Project'e vermek
Yön tersine döndüğünde Export sekmesi kullanılır. Import/Export Projects penceresinde Export sekmesini açın, Export Type listesinden bir Microsoft Project XML dosya türü seçin, Project alanında dışa aktarılacak projeyi belirleyin, bir şablon seçin ve Export'a tıklayın. İlerlemeyi yine View Service Status penceresinden izleyebilirsiniz.
Bir ayrıntıyı bilmek gerekir: bir projeyi Microsoft Project biçiminde ilk kez dışa aktardığınızda P6, MSP Activity ID adında gizli bir UDF oluşturur. Bu alan değiştirilemez; bu yüzden aynı adda kendi UDF'nizi tanımlamayın. Oracle ayrıca uyarır: veri başka bir araca verildiğinde o araç tarihleri, süreleri yeniden hesaplarsa değerler P6'dakinden farklı olabilir. Dışa aktarılan XML dosyasını Project'te açtıktan sonra tarihleri P6 planıyla karşılaştırın.
Aktarımdan sonra kontrol listesi
Dosya hatasız aktarılsa bile planın kendisi doğru olmayabilir. Kaynak planı açık tutup şunları karşılaştırın: • Etkinlik ya da görev sayısı ve hiyerarşi (iş kırılım yapısı) • Bağımlılık türleri ve gecikme değerleri • Takvimler ve çalışma günleri • Kaynaklar ve atamalar • Başlangıç, bitiş ve süre değerleri, özellikle kritik yoldaki işler • Kısıtlamalar ve özel alanlar
Fark bulursanız önce şablon ayarına, sonra kaynak plandaki veri kalitesine bakın. Örneğin boş satırlar, takvimi atanmamış görevler ya da tutarsız adlandırma aktarımı bozan yaygın nedenlerdir; bunlar kaynak planda temizlenip dosya yeniden alınabilir.
Hangi araç ana kaynak olmalı?
Aktarımı bir kez yapmak ile araçları sürekli senkron tutmak aynı iş değildir. Dönüşüm kayıplı olabileceği için planın tek bir ana kaynağı olması gerekir: planlama P6'da yapılıyorsa MS Project dosyası paylaşım kopyasıdır, tersi de geçerlidir. Update Existing Project seçeneği var olan projeyi güncelleyebilir; yine de çift yönlü sürekli güncelleme yerine kontrollü bir sürüm geçişi daha güvenli çalışır.
P6 projelerini kendi aralarında taşıma ve XER dosyaları için ayrı bir yöntem vardır; Excel'den MS Project'e veri alma da ayrı bir konudur. Burada yalnızca araçlar arasındaki dönüşüm ele alınır.
Aktarım öncesi hazırlık
İyi bir aktarım, kaynak planın temizlenmesiyle başlar. Aşağıdaki hazırlıklar hataları dosya henüz üretilmeden önler: • Kaynak planda boş satırları ve kullanılmayan görevleri temizleyin • Her göreve ya da etkinliğe uygun bir takvim atandığından emin olun • Etkinlik ve kaynak adlarını tutarlı ve anlaşılır tutun; proje adında dikey çizgi, küçüktür ve büyüktür işaretlerinden kaçının • Kaynakları ve bağımlılıkları kaynak araçta bir kez gözden geçirin • Aktarımı önce kopya plan üzerinde deneyin; gerçek plana dokunmayın
Bu maddelerin hepsi Oracle belgesinde gerekli koşul olarak yazmaz; çoğu yazarın pratik önerisidir. Ancak bir planın hedef araçta anlamlı görünmesi, kaynak planın tutarlı olmasına bağlıdır. Dosya hatasız aktarılsa bile kopya plan üzerindeki deneme, şablonun ve veri kalitesinin sorunlarını gerçek plana zarar vermeden ortaya çıkarır.
Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız
Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitimi iş kırılım yapısı, zaman çizelgesi ve raporlama modüllerini; MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi ise görev planlama ve ilerleme takibini kapsar. Araçları birlikte kullanan planlama ekipleri, müşteri ya da yüklenicinin farklı araç kullandığı projelerde bu programları birlikte değerlendirebilir.
İlgili Mindset programı
Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitimi
Sık sorulan sorular
MPP dosyasını doğrudan P6'ya aktarabilir miyim?
Oracle'ın içe aktarma belgesinde seçilen tür Microsoft Project XML'dir ve MPP dosyasından söz edilmez. MPP, MS Project'in kendi biçimidir. Microsoft, Project'in XML ile veri alışverişi yapabildiğini belirtir. Bu yüzden planı Project'te XML olarak dışa aktarıp o dosyayı P6'ya vermek gerekir.
Aktarılan tarihler neden kaynak plandan farklı çıkıyor?
Oracle'ın uyarısına göre veri başka bir yönetim aracına verildiğinde o araç tarihleri, süreleri ve diğer değerleri yeniden hesaplarsa sonuç farklı olabilir. Takvimlerin, kısıtlamaların ve zamanlama seçeneklerinin karşı tarafta da aynı ayarlı olduğundan emin olun, ardından kritik yoldaki işleri tek tek karşılaştırın.
Tek dosyada birden çok proje aktarılabilir mi?
Oracle'a göre tek bir Microsoft Project XML dosyasından birden çok proje içe aktarılabilir. Bu özellik, ilişkili alt projeleri tek dosyada taşırken işe yarar. Yine de büyük bir toplu aktarımdan önce tek projeyle deneme yapıp şablonun beklediğiniz eşlemeleri verdiğini görmek daha güvenlidir.
Excel ile aktarım bu yöntemden nasıl ayrılır?
Microsoft'un dosya biçimleri sayfasına göre Excel'e yalnızca alan verisi aktarılır; projenin tamamı değil. Plan yapısını, bağımlılıkları ve takvimleri taşımak için XML gerekir. Excel, tablo halindeki veriyi almak ya da raporlamak için uygundur.