Primavera P6'da takvimler nasıl kurulur ve aktivitelere atanır

P6'da takvim neden planın temelidir?

P6, aktivite sürelerini gün ya da saat olarak tutar ama tarihi takvim üretir. Aynı süreli aktiviteler, hafta sonu çalışan ve yalnız hafta içi çalışan takvimlere atanırsa farklı günlerde biter. Takvim ataması zamanlamayı, ilerleme izlemeyi ve kaynak dengelemeyi birlikte etkiler. Yanlış takvim, doğru görünen bir mantık ağından yanlış tarihler üretmenin en sessiz yoludur.

Bir inşaat programı örneğini düşünün. Ofis işleri hafta içi, saha işleri bazı dönemlerde hafta sonu çalışıyor ve dış cephe işleri yağışlı ayları dışarıda bırakıyor. Hepsini tek bir takvimle yürütürseniz program bu gerçekleri yansıtmaz. Hepsini ayrı takvime bölerseniz bu kez takvimlerin yönetimi ve bolluk (float) yorumu zorlaşır. Hedef, gerçeği yansıtan en az sayıda takvimdir.

Takvim türleri: global, proje ve kaynak

P6'da takvimler global, proje ve kaynak havuzlarında tutulur. Global takvim havuzundaki takvimler tüm projelere açıktır ve hem kaynaklara hem aktivitelere atanabilir. Her projenin kendi proje takvim havuzu vardır; bu takvimler yalnız o projenin aktivitelerine atanabilir. Kaynak takvimleri ise kaynaklara atanır.

Kaynak ve proje takvimleri bir global takvime bağlanabilir. Bağlandığında global takvimdeki değişiklik, ona bağlı tüm takvimlere yansır. Bu, ulusal tatilleri bir kez tanımlayıp her projede kullanmanın yoludur.

Kaynak takvimlerinde ayrıca ortak ve kişisel ayrımı vardır. Ortak takvim birden çok kaynağa atanabilir; düzenlemek için kaynak takvimi düzenleme yetkisi gerekir. Kişisel takvim tek bir kullanıcıya bağlıdır ve o kullanıcı kendi çalışma haftasını ve istisnalarını ek yetki olmadan düzenleyebilir.

Takvimi tanımlamak: çalışma haftası, saatler ve istisnalar

Takvim sözlüğüne Enterprise, Calendars yolundan ulaşılır. Bir takvim şu bilgileri tanımlar:

• Her takvim gününde kullanılabilir çalışma saatleri, yani standart çalışma haftası.
• Süreleri farklı zaman birimlerinde gösterirken kullanılan dönüşüm katsayıları, yani zaman birimi başına varsayılan saatler (default hours per time period).
• Ulusal ve kurumsal tatiller.
• Projeye özgü çalışma ve çalışılmayan günler.
• Kaynakların izin günleri.

Tatil ve özel çalışma günleri istisna olarak girilir. Dini bayram tarihleri her yıl değiştiği için istisna listesini resmî duyuruya göre yılda bir güncellemek gerekir. Bu listeyi proje takvimlerinde tek tek tutmak yerine global takvimde tutup proje takvimlerini ona bağlamak, hata riskini azaltır.

Zaman birimi başına varsayılan saatler ayarına dikkat edin. Süreyi gün olarak girip saat olarak görüntülüyorsanız, bir günün kaç saat saydığını bu tanım belirler. Takvimin çalışma saatleriyle bu değer birbirini tutmazsa süre ve iş miktarı hesapları sapar.

Takvimi aktiviteye atamak

Bir aktiviteye takvim atamak için Project, Activities yolunu izleyin, aktiviteyi seçin, Activity Details alanını açıp General sekmesine geçin. Activity Calendar alanının yanındaki düğmeye tıklayın, listeden takvimi seçin ve Select düğmesine basın. Listede global mi yoksa proje takvimlerinin mi gösterileceğini Display Options çubuğundan seçebilirsiniz.

Yeni aktivitelerin hangi takvimle açılacağı projenin varsayılan takvimine bağlıdır; bu takvim Project Details penceresinin Defaults sekmesinde belirlenir. Dolayısıyla programa başlamadan önce proje varsayılan takvimini doğru seçmek, her aktiviteyi tek tek düzeltme yükünü azaltır.

Atama sonrası tarihlerin güncellenmesi için programın yeniden zamanlanması gerekir. Schedule automatically when a change affects dates seçeneği açıksa P6 değişiklikten sonra otomatik hesaplar; kapalıysa zamanlamayı siz çalıştırırsınız. Takvim değiştirdikten sonra bitiş tarihini ve kritik yolu eski halle karşılaştırmak iyi bir alışkanlıktır.

Aktivite türü, kaynak takvimi ve bekleme süresi takvimi

Bir aktivitenin hangi takvimi kullandığı aktivite türüne bağlıdır. Göreve bağlı (task dependent) aktivite kendisine atanmış takvimi kullanır. Kaynağa bağlı (resource dependent) aktivite ise atanan kaynağın takvimini kullanır. Bir ekibin çalışma günleri aktivitenin tarihlerini belirliyorsa kaynağa bağlı tür ve kaynak takvimi doğru birleşimdir. Süre, aktivitenin kendi işinden geliyorsa göreve bağlı tür uygundur.

Bağlantılardaki bekleme süresi (lag) ise ayrı bir konudur. Schedule Options penceresindeki Calendar for scheduling Relationship Lag ayarı, beklemenin hangi takvime göre sayılacağını belirler. Seçenekler selefin takvimi, ardılın takvimi, kesintisiz çalışma takvimi (24 Hour Calendar) ve proje varsayılan takvimidir. Hiçbiri seçilmezse ardılın takvimi kullanılır.

Bir örnek: dökülen betonun kürlenmesi hafta sonu da sürer. Beton döküm aktivitesinden sonra kalıp sökümüne bağlı bekleme süresi çalışma takvimine göre sayılırsa, hafta sonu beklemeden sayılmaz ve tarih gereğinden geç çıkar. Bu tür kesintisiz beklemeler için kesintisiz çalışma takvimi seçeneği daha gerçekçi tarih verir.

Sık yapılan hatalar

Tatilleri her projede ayrı ayrı girmek, en yaygın hatadır. Bir tatil unutulduğunda yalnız o projenin tarihleri sapar. Çözüm, tatilleri global takvimde tutup proje ve kaynak takvimlerini ona bağlamaktır.

Çok sayıda takvim oluşturmak ikinci hatadır. Her ekip için ayrı takvim, bolluk değerlerinin yorumunu zorlaştırabilir; farklı takvimli aktiviteler arasındaki bağlantılarda sonuçları okumak daha çok dikkat ister. Gerçekten farklı çalışma düzeni olan işler için ayrı takvim kullanın, kalan her şey için tek bir proje takvimi yeterlidir.

Üçüncü hata, bekleme sürelerinin takvimini hiç düşünmemektir. Varsayılan davranış ardıl aktivitenin takvimidir ve bekleme gerçekte kesintisiz sürüyorsa tarihleri uzatır.

Dördüncü hata, ilerleme girildikten sonra takvimi değiştirmektir. İlerlemiş aktivitelerde takvim değişikliği kalan işin tarihlerini etkileyebilir. Bu yüzden büyük takvim değişikliklerinden önce programın bir kopyasını alın ve değişiklik sonrası bitiş tarihini kontrol edin.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız

Takvimler proje kurulumunun ilk kararlarından biridir ve sonraki her tarih hesabını etkiler. Primavera P6 ile İş Programı Hazırlama programının proje kurulumu modülü ve Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitimi'nin zaman çizelgesi ve kritik yol analizi başlığı, takvim kararlarının program sonucuna etkisini çalıştığınız yerlerdir.

Planlama mühendisleri ve proje kontrol uzmanları için yararlı olan, takvim kurulumunu ayrı bir ayar olarak değil, tarihin kaynağı olarak ele almayı öğrenmektir.