P6 programına kaynak ve maliyet yükleme: adım adım yöntem

Kaynak ve maliyet yükleme neden yapılır?

Yalnızca aktivite, süre ve ilişkilerden oluşan bir program size işin ne zaman biteceğini söyler. Ancak sahadaki asıl sorular çoğu zaman başka yerden gelir: hangi hafta hangi ekip yüklenecek, ekipman aynı anda farklı yerlerde mi gerekiyor, hangi ay nakit çıkışı yoğunlaşacak? Bu soruların yanıtı programın kaynak ve maliyet bilgisiyle zenginleştirilmesinden çıkar.

Kaynak ve maliyet yükleme (resource and cost loading), her aktiviteye o işi yapacak işgücünü, ekipmanı ve malzemeyi, bunların birim fiyatlarını ve gerekirse doğrudan harcama kalemlerini bağlama işlemidir. Yükleme tamamlandığında aynı model şu çıktıları birlikte üretir: kaynak histogramı, aylık nakit akışı ve S eğrisi için gereken planlanan ilerleme verisi. Kazanılmış değer analizinin de ham maddesi budur; bütçeyle karşılaştırılacak bir planlanan değer yoksa performans ölçülemez.

Yüklemeye başlamadan önce neyin hazır olması gerekir?

Kaynak yükleme, sağlam bir program üzerine yapılır. Aktivite listesi iş kırılım yapısıyla uyumlu değilse, ilişkiler eksikse ya da süreler tahmine değil tahsise dayanıyorsa yüklenen maliyet de anlamsız dağılır. Yüklemeye geçmeden şunları kontrol edin:

• Aktivite kodları ve iş kırılım yapısı, bütçe kalemleriyle aynı hiyerarşiyi izliyor mu?
• Programın kritik yolu temiz mi, açık uçlu aktivite kalmış mı?
• Elinizde metraj ve keşif özeti ya da birim analiz tabloları var mı?
• Çalışma takvimleri (vardiya, hafta sonu, resmî tatil) tanımlı mı?

Ayrıca maliyet yapısını önceden belirleyin. Hangi kalemler doğrudan kaynak olarak, hangileri sabit gider olarak modellenecek, taşeron işleri tek kalem mi yoksa kaynak kırılımıyla mı girilecek? Bu karar yükleme başladıktan sonra değiştirilirse tüm atamaları yeniden gözden geçirmek gerekir.

Kaynakları tanımlamak ve aktivitelere atamak

İlk adım kaynak sözlüğünü kurmaktır. P6'da kaynaklar işgücü, ekipman ve malzeme gibi türlere ayrılır; her kaynağa bir kod, bir ad, bir çalışma takvimi ve birim fiyat tanımlanır. Bireysel kişiler yerine rol bazlı kaynak kullanmak (örneğin kalıpçı, demirci, vinç, beton) çoğu proje için daha sürdürülebilirdir; çünkü planlama aşamasında isimler henüz belli değildir.

Atama aşamasında her aktiviteye ilgili kaynak eklenir ve miktar girilir. Miktar farklı biçimlerde verilebilir: ya o aktivite için toplam bütçelenen birim, ya da aktivite süresi boyunca birim zamanda kullanılacak yoğunluk. Beton dökümü örneğinde pompa ekipmanı aktivite süresince sürekli, beton malzemesi ise toplam miktar olarak yüklenir. Her atamada kaynağın tüketim biçimi doğru seçilmelidir; malzemeyi zaman içinde yayılan bir yoğunluk gibi girerseniz histogram gerçeği yansıtmaz.

Atamalar bittiğinde kaynak kullanım görünümünü açıp aşırı yüklü dönemleri tarayın. Bir ekibin birim zamanda taşıyabileceği yoğunluğu aştığı haftalar, ya aktiviteleri kaydırmanız ya da kaynak eklemeniz gereken noktalardır.

Süre, birim ve fiyat arasındaki ilişkiyi anlamak

Maliyet yüklemede en çok hata yapılan nokta, P6'nın süre, birim ve yoğunluk arasında kurduğu denklemdir. Bu değerlerden biri değiştiğinde program diğerlerini yeniden hesaplar; hangisinin sabit tutulacağını aktivite başına seçtiğiniz tür belirler. Yani bir aktivitenin süresini uzattığınızda toplam kaynak birimi sabit kalıyorsa birim zaman yoğunluğu düşer; yoğunluk sabit kalıyorsa toplam birim ve maliyet artar.

Bu yüzden yükleme yapmadan önce aktivite tiplerini projeye uygun belirleyin. Montaj gibi ekip büyüklüğüne bağlı işlerde süre uzadıkça maliyetin artmasını beklersiniz. Betonun kürlenmesi gibi beklemeye dayalı işlerde ise süre değişse de maliyet değişmemelidir. Her aktiviteyi aynı varsayılan tür bırakmak, ilk revizyonda bütçenin sessizce şişmesine yol açar.

Birim fiyat tarafında kaynağın fiyatını doğrudan kaynak sözlüğünde tutmak, değişiklikleri tek noktadan yönetmenizi sağlar. Ancak sözleşme gereği farklı dönemlerde farklı fiyat uygulanıyorsa, fiyatın zamana göre değişmesini ayrıca modellemeniz gerekir.

Kaynağa bağlanmayan maliyetler: gider kalemleri

Her maliyet bir kaynağın birim fiyatıyla çarpılarak üretilmez. Şantiye kurulumu, teminat mektubu masrafı, test ve devreye alma ücretleri ya da sabit bedelli taşeron hakedişleri gibi kalemler doğrudan harcama (expense) olarak aktiviteye bağlanır. Bu kalemlere bir maliyet hesabı kodu atamak, raporlamada bütçeyi kalem türüne göre kesmenizi sağlar.

Gider kalemlerinde şu kararlar önemlidir. Önce kalemin hangi aktivitenin süresine yayılacağıdır; yanlış aktiviteye bağlanan bir ödeme nakit akışı grafiğinde kaymış görünür. Sonra ölçüm biçimi gelir: kalem tek seferde mi harcanacak, süreye eşit mi dağılacak, yoksa ilerlemeyle orantılı mı olacak? Bu seçim yapılmazsa program varsayılan dağılımı uygular ve sözleşmenin ödeme planıyla uyuşmayan bir eğri çıkar.

Baseline, gerçekleşen ve raporlama

Yükleme tamamlandıktan sonra programı baseline olarak kaydedin. Bu kayıt, bütçelenen kaynak ve maliyetin donmuş halidir; sonraki güncellemelerde planlanan ile gerçekleşen arasındaki sapma buna karşı ölçülür. Baseline'ı kaydetmeden önce toplam maliyetin onaylı proje bütçesiyle uyuştuğunu mutlaka kontrol edin; çünkü bütçeyi tutmayan bir baseline, kazanılmış değer raporlarının hepsini yanlış yapar.

İzleme döneminde her güncelleme turunda gerçekleşen kaynak kullanımı ve ilerleme girilir. İlerleme yüzdesinin nasıl ölçüleceği (süreye göre, fiziksel ilerlemeye göre ya da kaynak birimine göre) yine aktivite başına seçilir ve maliyetin kazanılmış değere dönüşümünü doğrudan etkiler. Dönem sonunda şu çıktıları üretebilirsiniz:

• Aylık kaynak histogramı: hangi dönemde hangi ekip kaç yoğunlukta çalışıyor
• Kümülatif maliyet eğrisi: planlanan, gerçekleşen ve kazanılmış değer çizgileri
• Maliyet hesabı bazında bütçe, gerçekleşen ve kalan karşılaştırması
• Kaynak bazında planlanan ve fiilî kullanım farkı

Sık yapılan hatalar ve nasıl önlenir

Sık görülen ilk hata, yüklemeyi programın sonuna bırakmaktır; ilk revizyonda yük eşlemeleri dağılır. Yüklemeyi program olgunlaştıkça, iş paketi iş paketi yapın. Bir diğer hata, aynı maliyeti hem kaynak olarak hem gider olarak girmektir; toplam bütçe sessizce katlanır. Bunu önlemenin yolu, maliyet hesabı kodu bazında toplamı bütçe tablosuyla periyodik karşılaştırmaktır.

Bir diğer sık hata, kaynak takvimi ile proje takvimini ayırt etmemektir. Ekipmanın yalnızca hafta içi çalıştığını bildiğiniz halde proje takvimini hafta sonlu bırakırsanız süre ve maliyet dağılımı gerçek dışı olur. Son olarak, malzeme gibi bir kerelik tüketimi zamana yayılan bir kaynak gibi tanımlamak, histogramda var olmayan yoğunluklar yaratır. Yüklemeyi bitirdiğinizde her kaynağın histogramına bakıp mantık süzgecinden geçirmeniz bu hataların çoğunu yakalar.

Mindset programlarında bu beceriyi nerede çalışırsınız?

Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitimi'nin modül başlıkları arasında Kaynak Planlama ve Atama, Maliyet Yönetimi ve Bütçe Kontrolü, Raporlama, İzleme ve Performans Analizi ile Uygulamalı Proje Senaryosu ve Değerlendirme bulunur. Planlama mühendisleri, proje kontrol uzmanları ve şantiye planlamacıları için yükleme becerisini senaryo üzerinde çalışmak mümkündür. Proje Planlama ve Kontrol Uzmanlığı Sertifika Programı ise Bütçeleme ve Maliyet Baseline, Kaynak Planlama ve Optimizasyon ile Kazanılmış Değer Yönetimi başlıklarını içerir; kurumsal ekipler bu başlıklarla yükleme kuralını aynı dilde oturtabilir.

Yükleme kuralları (hangi kalem kaynak, hangisi gider olacak, ilerleme nasıl ölçülecek) ekip içinde yazılı hale geldiğinde, farklı planlamacıların hazırladığı programlar birleştirilebilir ve portföy düzeyinde karşılaştırılabilir hale gelir.