MS Project görev ilişkileri: bağımlılık kurma ve kritik yolu okuma

Bağımlılık neden planın omurgasıdır?

MS Project'te görevlere yalnızca süre girmek bir proje planı oluşturmaz; takvimi hesaplayan şey görevler arasındaki ilişkilerdir. Bir görevin başlaması ya da bitmesi başka bir görevin başlamasına ya da bitmesine bağlıysa, bu ilişki tanımlanmazsa araç tarihleri otomatik güncelleyemez. Bağımlılık girilmiş bir planda ilk görev kaydığında sonraki görevler kendiliğinden kayar ve proje bitiş tarihi yeniden hesaplanır.

Bu yüzden bağımlılıklar doğru ve eksiksiz kurulmalıdır. Eksik bağımlılık planı gerçekte olduğundan kısa gösterir, gereksiz bağımlılık ise gerçekte olmayan kısıtlar yaratır. Kritik yol analizi, yani proje bitişini belirleyen görev zincirinin bulunması, doğru bağımlılıklar kurulduktan sonra anlam kazanır.

Bağımlılık türleri

Microsoft'un görev bağlama dokümanında farklı bağlantı türleri tanımlanır. Varsayılan tür Finish-to-start'tır. • Finish-to-start (FS): Ardıl görev, öncül görev bitmeden başlayamaz. En yaygın ilişkidir. Örneğin zemin hazırlanmadan kaplama başlamaz. • Start-to-start (SS): Ardıl görev, öncül görev başlamadan başlayamaz. Görevler paralel ilerleyebilir. Örneğin belge yazımı başladıktan sonra gözden geçirme de başlayabilir. • Finish-to-finish (FF): Ardıl görev, öncül görev bitmeden bitemez. Örneğin içerik yazımı bitmeden son okuma bitmez. • Start-to-finish (SF): Ardıl görev, öncül görev başlamadan bitemez. Nadir kullanılır; örneğin yeni sistem devreye girmeden eski sistemin vardiyası kapanmaz.

Pratikte planların büyük bölümü FS ile kurulur; SS ve FF paralel çalışma gereken yerlerde kullanılır. SF'yi kullanmadan önce gerçekten gerekli olup olmadığını tartın.

Görevleri bağlama ve türü değiştirme

Görevleri bağlamak için görev listesinde ilgili görevler seçilip bağlama komutu kullanılabilir; ayrıca Gantt şemasında çubukları sürükleyerek bağlamak ya da görev bilgisi penceresindeki Predecessors sekmesine öncül görevin numarasını yazmak da mümkündür. Bu son yöntem büyük planlarda en kontrollü olandır.

Bağlantı türünü değiştirmek için Microsoft'un belirttiği yöntemler şunlardır: Gantt Chart görünümünde bağlantı çizgisine çift tıklayıp Type listesinden yeni tür seçmek; görev adına çift tıklayıp Task Information penceresinin Advanced sekmesinden değiştirmek; ya da görevi seçip Task Information penceresindeki Predecessors sekmesinde Type sütununu düzenlemek. Menü adları Project sürümüne göre farklılaşabilir; kullandığınız sürümün güncel arayüzünü kontrol edin.

Lag ve lead ile gecikme ve bindirme

Görevler arasında zaman farkı gerekebilir. Beton döküldükten sonra kürlenme için beklenmesi gibi bir bekleme, lag ile tanımlanır. Microsoft'un dokümanına göre Task Information penceresinin Predecessors sekmesindeki Lag sütununa pozitif değer girilir. Lead ise, ardıl görevin öncül bitmeden başlamasına izin vermektir ve aynı sütuna negatif değer girilerek tanımlanır.

Lag ve lead dikkatli kullanılmalıdır. Planın okunmasını zorlaştırır ve gerçekçi olmayan tahminleri gizleyebilir. Mümkünse uzun bekleme için ayrı bir görev açmak daha şeffaftır; çünkü bekleme süresi görünür hale gelir, sorumlusu atanabilir. Lead kullanıldığında ise görevin gerçekten bindirmeli yürüyebildiği doğrulanmalıdır.

Kritik yolu okumak

Kritik yol, projenin en erken bitiş tarihini belirleyen en uzun bağımlı görev zinciridir. Bu zincirdeki bir görev gecikirse projenin bitişi de gecikir. Kritik olmayan görevlerde ise serbest bolluk vardır: görev, projenin bitişini etkilemeden belirli bir miktar kayabilir.

MS Project, bağımlılıklar ve süreler girildikten sonra kritik görevleri hesaplar ve Gantt görünümünde ayrı biçimlendirerek gösterebilir. Hangi biçimlendirme seçeneğinin hangi menüde olduğu sürüme göre değişir; Gantt şeması biçimlendirme seçeneklerinde kritik görevleri vurgulama seçeneğine bakın. Kritik yolun ne anlama geldiğini ve hesaplama mantığını daha ayrıntılı görmek için kritik yol yöntemi sözlük sayfasına ve ilgili blog yazısına başvurabilirsiniz.

Kritik yolu bulmak amaç değil, araçtır: hangi görevlerin yakından izleneceğini, hangilerine kaynak aktarılabileceğini ve hangi gecikmenin takvimi bozacağını gösterir.

Örnek akış: bir yazılım yayın planı

Örneğin bir yazılım ekibi yeni sürüm yayını için görev listesi hazırlıyor: gereksinimlerin netleştirilmesi, geliştirme, test, dokümantasyon, kullanıcı eğitimi ve yayın.

Planlama sırasıyla şöyle ilerler: gereksinim görevi geliştirmeye FS ile bağlanır. Test, geliştirmenin bir bölümü tamamlandığında başlayabilir; bu yüzden SS ile bağlanır ve lead tanımlanır. Dokümantasyon geliştirmeyle paralel yürür ve FF ile test bitişine bağlanır, çünkü doküman test sonuçlarını yansıtmadan tamamlanamaz. Yayın görevi tüm bu çıktıların bitişine FS ile bağlanır.

Bağımlılıklar girildikten sonra kritik görevler incelenir. Beklenmedik şekilde kullanıcı eğitimi görevinin kritik yolda çıktığı fark edilir. Bunun nedeni, eğitim görevinin yanlışlıkla bütün sürecin sonuna bağlanmış olmasıdır. Bağımlılık düzeltilir ve plan yeniden hesaplanır. Bu tür hataları fark etmek, kritik yolu bir kontrol aracı olarak kullanmanın faydasıdır.

Sık yapılan hatalar

• Tarihleri elle yazmak: Bağımlılık yerine başlangıç tarihi girilen görevler zincirin dışına çıkar; ilk görev kaydığında güncellenmez.
• Her şeye FS vermek: Gerçekte paralel yürüyebilen işler gereksiz biçimde uzar.
• Gereksiz bağımlılık: Mantıksal ilişki olmayan bağlar kritik yolu yapay olarak uzatır.
• Bağlanmamış görevler: Öncülü ya da ardılı olmayan görevler planın dışında kalır, kontrol listesi olarak taranmalıdır.
• Lag ile belirsizliği gizlemek: Bekleme sürelerini lag yerine görünür görev olarak planlayın.
• Özet görevleri bağlamak: Bağımlılıklar mümkün olduğunca ayrıntı görevleri arasında kurulur; özet görev bağlantıları karmaşıklık yaratır.
• Kritik yolu sadece bir kez incelemek: Plan güncellendikçe kritik yol değişir.

Bir başka sık sorun kısıtların (belirli tarihe sabitleme gibi) bağımlılık yerine kullanılmasıdır. Tarih kısıtı görevi yerine sabitler; öncül görev kayarsa ardıl görev beklenmedik biçimde yerinde kalır ve plan çakışmayı göstermez. Gerçek bir dış tarih zorunluluğu yoksa mantıksal bağımlılıkları tercih edin; kısıt kullandığınızda nedenini görev notuna yazın ki sonradan plana bakan biri neden sabitlendiğini anlayabilsin.

Mindset programında bu beceriyi nerede çalışırsınız?

Mindset'in MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi'nde Görev Planlama ve İş Kırılım Yapısı (WBS) modülü görevlerin nasıl kurulduğunu, Zaman Çizelgesi (Gantt Şeması) ve Kritik Yol Analizi modülü ise bağımlılıkların ve kritik yolun okunmasını ele alır. Uygulamalı Proje Senaryosu ve Değerlendirme modülü bu bilgileri bütünleşik bir planda toplar. Proje yöneticileri, planlama uzmanları ve proje ofisi çalışanları için uygundur.