Primavera P6’da ilerleme güncellemesi ve baz plan karşılaştırması

Primavera P6'da ilerleme güncellemesi neden ayrı bir iştir?

Bir iş programı kurulduğunda yalnızca niyeti anlatır: hangi iş ne zaman başlayacak, ne zaman bitecek. Proje yürümeye başladıktan sonra program ancak gerçekle beslenirse işe yarar. İlerleme güncellemesi (progress update), gerçekleşen başlangıç ve bitişleri, kalan işi ve tamamlanma durumunu programa işleme ve programı bu yeni bilgiyle yeniden hesaplama sürecidir. Sonucunda her aktivite için "ne kadarı yapıldı, ne kadarı kaldı, ne zaman biter" cevabı güncellenir.

Bu işlem programı hazırlamaktan farklı bir disiplindir. Hazırlıkta mantık kurarsınız; güncellemede ise bilgi toplar, doğrularsınız ve kaydedersiniz. Çoğu planlama kaybı bu aşamada olur: bir aktivitenin kalan süresi güncellenmediğinde program yanlış bir bitiş tarihi gösterir ve proje ekibi bu tarihe güvenmeye devam eder.

Düzenli güncelleme, güncel programı hedef programla (baz plan) kıyaslama imkânı da verir. Sapmayı görmek, ancak ortada hem sabit bir hedef hem de güncel bir gerçek varsa mümkündür. Bu yüzden güncellemenin ilk kuralı, işe başlamadan önce baz planı almaktır.

Güncellemeden önce: baz planı almak

Oracle'ın P6 Professional yardım belgeleri, bir programı ilk kez güncellemeden önce bir baz plan oluşturulmasını öğütler. Baz plan (baseline), proje planının tam bir kopyasıdır ve güncel programla kıyaslanarak ilerlemeyi değerlendirmek için kullanılır. En yalın biçimi, özgün programın bir anlık görüntüsüdür; projenin maliyetini, zamanını ve performansını izleyeceğiniz hedefi oluşturur.

Baz plan oluştururken mevcut projenin bir kopyasını kaydedersiniz ya da kurumsal proje yapısındaki başka bir projeyi bu projenin baz planı olarak seçersiniz. Bir proje için çok sayıda baz plan saklanabilir; ancak kaç tanesinin saklanacağı yönetici tercihlerine bağlıdır. Karşılaştırma için aynı anda yalnızca sınırlı sayıda baz plan seçilebilir; bunlar birincil, ikincil ve üçüncül baz plan olarak atanır. Belgeler, proje düzeyindeki baz planın kazanılmış değer hesaplarında ve kullanım tablolarında kullanıldığını belirtir.

Baz planı atamak için yetkiniz gerekir; bu yetkiyi yöneticiniz verir. Baz plan ayrı bir proje olarak açılıp değiştirilemez; düzenlemek için önce ana projeden ayırıp ayrı proje olarak geri yüklemeniz gerekir. Ayrıca belgelerde, güncel projedeki yeni verileri baz plana eklemeye ve değişen verileri baz planda güncellemeye yarayan bir baz plan güncelleme özelliği anlatılır. Baz planı gerçekte yaşanan sapmayı gizlemek için yeniden yazmak, planlamanın en zararlı alışkanlıklarından biridir; yalnızca onaylı kapsam değişikliklerinde bilinçli ve kayıtlı yapılmalıdır.

Veri tarihi ve güncellemenin mantığı

Veri tarihi (data date), güncellemenin kesim tarihidir: bu tarihe kadar olan bilgi gerçek, bu tarihten sonrası ise tahmindir. Programdaki her şey bu tarihe göre okunur. Veri tarihi ilerletildiğinde P6, gerçekleşmiş sayılan işleri ve kalan işi buna göre yeniden hesaplar.

Oracle belgelerine göre, bir aktivite için gerçekleşen süre, gerçekleşen başlangıçtan veri tarihine (devam eden aktivitelerde) ya da gerçekleşen bitişe (tamamlanmış aktivitelerde) kadar olan çalışma süresidir ve aktivitenin takvimi kullanılarak hesaplanır. Kalan süre ise bitmesi için hâlâ gereken çalışma süresidir.

Bu mantığın pratik sonuçları vardır. Birincisi, veri tarihini ilerletmeden önce o tarihe kadarki tüm bilgileri toplamış olmak gerekir; aksi halde P6, bilgi girilmemiş aktiviteler için programlı varsayımlarla çalışır. İkincisi, kalan süre güncellenmediyse program aktivitenin işini bitirmek için gereken süreyi eskisi gibi varsayar. Devam eden her aktivitede kalan süreyi gerçekçi biçimde girmek, güncellemenin en çok emek isteyen ama en değerli adımıdır.

Aktiviteleri tek tek güncellemek

Aktivite bazında güncelleme, Oracle belgelerinde şöyle tarif edilir: Project menüsünden Activities seçilir, güncellenecek aktivite işaretlenir, Activity Details bölümünde Status sekmesi açılır ve aktivitenin ilerleme ölçüm yöntemine göre bilgi girilir.

• Gerçekleşen tarihler: Started kutusu işaretlenir ve gerçekleşen başlangıç girilir. Aktivite tamamlandıysa Finished kutusu işaretlenir ve gerçekleşen bitiş girilir.
• Süreye dayalı ilerleme (Duration % complete): Remaining alanına işin bitmesi için kalan çalışma süresi yazılır.
• Fiziksel ilerleme (Physical % complete): fiziksel yüzde ve kalan süre girilir. Aktiviteye kaynak atanmışsa her kaynağın gerçekleşen birimleri de güncellenmelidir.

Hangi ilerleme ölçüm yönteminin seçileceği aktivitenin doğasına bağlıdır. Süresi iş miktarıyla orantılı akan bir aktivitede süreye dayalı ölçüm yeterli olabilir; ilerlemenin fiziksel olarak ölçülebildiği işlerde (örneğin kazılan miktar, döşenen metraj) fiziksel yüzde daha dürüst bir göstergedir. Karar proje başlangıcında verilmeli ve tutarlı uygulanmalıdır; yöntemleri sürekli değiştirmek karşılaştırmayı bozar.

Maliyet ve birim hesapları için belgelerde bir uyarı vardır: Süreye dayalı yüzde güncellendiğinde gerçekleşen birim ve maliyetlerin otomatik güncellenmesi, proje ayrıntılarındaki ilgili hesap seçeneğinin işaretlenmesine bağlıdır. Bu seçeneğin durumunu bilmeden maliyet raporlarına güvenmeyin.

Toplu güncelleme: Update Progress ve Apply Actuals

Programda çok sayıda aktivite varsa tek tek girmek zaman alır. P6 bunun için toplu bir güncelleme sunar. Oracle belgelerine göre Update Progress iletişim kutusu, seçilen aktivitelerin sürelerini ve gerçekleşen değerlerini günceller. Kutuda mevcut veri tarihi gösterilir ve doğru değilse yeni bir veri tarihi seçilir. Uygula dediğinizde program ilerlemeyi hesaplar ve mevcut veri tarihini seçtiğiniz yeni tarihe çeker.

Önemli ve sık atlanan nokta: belgelere göre bu özellik, aktiviteler planlandığı gibi ilerliyorsa kullanılır; P6 ilerlemeyi yalnızca olması gereken aktiviteler için tahmin eder. Yani toplu güncelleme, işin plana uygun gittiği varsayımıyla çalışır. Sıra dışı yapılan, gecikmiş ya da planın dışına çıkmış aktiviteler için bilgiyi elle girmeniz gerekir. Toplu aracı çalıştırdıktan sonra mutlaka sıra dışı ilerleyen işleri kontrol edin.

Bu işlemi çalıştırabilmek için proje güvenliğinde "Apply Actuals" yetkisine sahip olmanız gerekir. Belgeler ayrıca, otomatik gerçekleşen hesaplama seçenekleri ayarlandıktan sonra Tools menüsündeki Apply Actuals komutuyla ilerlemenin kendiliğinden güncellenebildiğini anlatır.

Pratik kural: Toplu güncelleme, doğru bilginin elinizde olmadığı ya da küçük sapmaların beklendiği büyük programlarda zaman kazandırır, ama bilgiye dayalı gerçek güncellemenin yerini tutmaz. Kritik yol üzerindeki aktiviteleri her zaman elle ve dikkatle güncelleyin.

Güncelleme sonrası: baz planla karşılaştırma

Güncelleme tamamlanınca programı yeniden zamanlayıp sonuçlara bakarsınız. Karşılaştırma için Oracle belgeleri şu araçları sıralar: Gantt Şemasında güncel ve baz plan çubuklarını birlikte gösteren bir düzen kurmak, aktivite tablosuna baz plandan alınan sütunlar eklemek ve kazılmış değer raporunu çalıştırmak.

Çubukları yan yana gösteren düzen, planlanandan geç başlayan ya da biten aktiviteleri hızla gösterir. Baz plandan alınan planlanan değer, gerçekleşen maliyet ve kazanılmış değer sütunları ise hangi aktivitelerin zaman ya da maliyet açısından geride olduğunu sayısal olarak ortaya koyar. Kazanılmış değer raporu, proje veya birincil baz plana göre zaman ve maliyet sapmasını analiz eder.

Yorumlarken sıralama önemlidir. Önce sapmanın kritik yolu etkileyip etkilemediğine bakın; kritik olmayan bir aktivitenin gecikmesi, bolluk yeterliyse bitişi değiştirmez. Sonra sapmanın nedenini ayırın: tahmin hatası mı, kaynak eksikliği mi, kapsam değişikliği mi? Son olarak sonucu proje ekibiyle paylaşıp gerekli eylemleri tanımlayın.

Güncel program ile baz plan arasındaki farkı raporlamak, programı yalnızca tarih güncelleyen bir kayıt olmaktan çıkarır ve karar destek aracına dönüştürür. Bu çıktı genellikle proje durum raporunun özünü oluşturur.

Sık yapılan hatalar ve nereden başlanır?

Güncellemede en sık görülen hatalar şunlardır: • Baz plan almadan ilk güncellemeyi yapmak; sapmayı ölçecek bir hedef kalmaz. • Veri tarihini, o tarihe kadarki bilgiler toplanmadan ilerletmek. • Devam eden aktivitelerde kalan süreyi güncellememek; program eski sürelerle çalışmaya devam eder. • Toplu güncellemeyi sıra dışı ilerleyen işleri kontrol etmeden bırakmak. • İlerleme ölçüm yöntemini dönemler arasında değiştirmek. • Baz planı, sapmayı gizlemek için sessizce yeniden yazmak. • Güncellemeyi yapanla programı yöneten kişinin ayrı olması ve bilgi akışının kopması.

Başlamak için küçük bir deneme projesi kurun, bir baz plan alın, birkaç aktiviteye gerçekleşen tarih ve kalan süre girin, veri tarihini ilerletin ve çubuk karşılaştırmasını gözlemleyin. Elle ve toplu yöntemleri aynı projede deneyip farkı görmek, aracın mantığını kavratır.

Mindset kataloğunda Primavera P6 ile İş Programı Hazırlama, Baz Plan Yönetimi ve İlerleme Güncelleme modülünü içerir; Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitimi ise Raporlama, İzleme ve Performans Analizi modülünü kapsar. Bunlar, yürütme sürecinde programı güncelleyen planlama mühendisleri ve proje kontrol uzmanları için ilgili çalışma alanlarıdır.