MS Project’te İş Kırılım Yapısı Kurmak: Girinti, Özet Görev ve Kod

WBS’in MS Project’teki karşılığı

Genel WBS kavramı, işi teslim edilebilir çıktılara bölen hiyerarşik bir kırılımdır. MS Project’te bu kırılım görev listesinin kendisidir: üst düzey görevler aşamaları, girintili görevler onların altındaki işleri temsil eder. Ayrı bir WBS ekranı yoktur; yapı Gantt şemasının sol tarafındaki görev listesinde kurulur ve kodlar bu listedeki satırlara verilir.

Bu yapı katmanlıdır. Proje özet görevi isteğe bağlı olarak en üstte gösterilebilir. Onun altında aşama özet görevleri, daha altta alt özet görevler ve en altta gerçek iş yapılan görevler durur. Her katman bir üstteki özet görevin toplamına katkı verir.

İyi bir yapı, görev listesine bakan kişinin işin neyi teslim edeceğini anlamasını sağlar. Zayıf bir yapı ise aynı işin birkaç farklı yerde geçtiği ya da özet görev olması gereken satırların çalışan görev gibi davrandığı bir liste üretir.

Yapıyı üstten alta ya da alttan üste kurmak

Microsoft’un belgesi şu yaklaşımları ayırır. Üstten alta yöntemde önce ana aşamalar belirlenir, sonra her aşama görevlere bölünür. Alttan üste yöntemde ise akla gelen bütün görevler listelenir, sonra bunlar aşamalar altında gruplanır.

Üstten alta yöntem, işi iyi bilen ve benzer projeler yapmış ekiplerde temiz bir yapı verir; elinizde şablon ya da geçmiş proje varsa ilk tercih budur. Alttan üste yöntem, işin kapsamı belirsiz olduğunda ya da farklı kişilerden görev toplandığında işe yarar; ham liste önce çıkar, yapı sonra oturur.

Hangisini seçerseniz seçin, kırılımı ekiple birlikte yapın. Tek kişinin çizdiği yapıda kolayca atlanan teslimatlar, saha ya da süreç ekibinin gözünden hemen fark edilir. Yapı oturduktan sonra görev adlarını eylem ve çıktı biçiminde yazın; özet görev adı ise aşamanın çıktısını göstersin.

Girinti ve çıkıntıyla özet görev oluşturmak

Adımlar şöyledir. Gantt Chart görünümünde alt görev yapmak istediğiniz görevi seçin ve Task sekmesinde Indent’i tıklayın. Seçtiğiniz görev alt görev olur, hemen üstündeki girintisiz görev ise özet görev haline gelir. Bir görevi bir üst düzeye çıkarmak için Outdent kullanılır.

Listeyi sadeleştirmek için View sekmesinde Data bölümündeki Outline düğmesini kullanın: All Subtasks tüm alt görevleri gösterir, Level seçenekleri belirli bir düzeye kadar olanları gösterir. Tek bir özet görevi açıp kapatmak için adının solundaki genişlet-daralt düğmesi yeterlidir.

Özet görevlerde dikkat edilecek kurallar Microsoft’un belgesinde şöyle sıralanır: Özet görev taşınırsa ya da silinirse altındaki bütün alt görevler de taşınır veya silinir; saklamak istediğiniz alt görevleri silmeden önce Outdent ile çıkarın. Özet görevin süresini değiştirmek alt görevlerin sürelerini zorunlu olarak değiştirmez. Kaynakları özet göreve atamaktan kaçının, alt görevlere atayın; aksi halde aşırı yüklenmeleri çözemeyebilirsiniz. İş ve maliyet alt görevlerin toplamıdır, süre ve baz plan ise toplam değildir.

Outline numarası ile WBS kodu: fark ve özelleştirme

Project her göreve yapıdaki yerine göre otomatik bir outline numarası verir. Bu numara yalnızca rakamlardan oluşur, doğrudan düzenlenemez ve görevi yukarı aşağı taşıdığınızda ya da girinti verdiğinizde kendiliğinden değişir. Göstermek için Gantt Chart ya da Task Sheet’te Show/Hide grubundan Outline Number kutusu işaretlenir.

WBS kodu ise outline numarasına benzer ama düzenleyebildiğiniz, kendi biçiminizi uygulayabildiğiniz bir koddur. Kendi şemanızı kurmak için View sekmesinden Task Sheet gibi bir sayfa görünümü açın; Project sekmesinde Properties grubundaki WBS’ten Define Code’u seçin. Project Code Prefix kutusuna projeye özgü bir ön ek yazabilirsiniz; rakam, büyük küçük harf ve simge kullanılabilir. Sequence sütununda her düzey için karakter türü seçilir, Length sütununda karakter sayısı belirlenir, Separator sütununda düzeyleri ayıran işaret seçilir; varsayılan ayırıcı nokta işaretidir.

Yeni görevlere kodun kendiliğinden verilmesini istemiyorsanız Generate WBS code for new task kutusunu temizleyin. Aynı kodun birden fazla görevde kullanılmasına izin vermek için Verify uniqueness of new WBS codes’u temizleyin; çoğu durumda bu kutu işaretli kalmalıdır.

Kodları yeniden numaralamak

Project, görevi taşıdığınızda ya da sildiğinizde WBS kodlarını kendiliğinden yenilemez; bu yüzden kodlar zamanla yanlış hale gelebilir. Yenilemek için görev listesi görünümünde numaralanacak görevleri seçin; hiçbir görev seçmezseniz tüm görevler numaralanır, ancak ilk seçtiğiniz görev yenilenmez. Project sekmesinde Properties grubundan WBS ve ardından Renumber’ı seçin. WBS Renumber penceresinde Selected tasks ya da Entire project seçeneğini belirleyin.

Pratik kural: büyük bir yeniden düzenlemeden, yani görev taşıma ve silmeden sonra Renumber’ı çalıştırın; kodlar raporlarda ya da sözleşmelerde kullanılıyorsa bunu atlamayın. Kodları tablodan elle düzeltmek mümkündür ama büyük planda hataya açıktır.

Kurgusal bir örnek: ofis taşıma projesinde Hazırlık, Altyapı, Taşıma ve Devir aşamaları özet görevdir. Altyapı’nın altında ağ kurulumu, güç hattı ve sunucu odası alt özet görevleri bulunur. Her satırın kodu, aşama harfi ile sıra numarasını noktayla birleştiren bir şemayla tanımlanır. Taşıma aşamasında bir görev başka aşamaya alınırsa, Renumber ile kodlar yeniden hizalanır.

Sık yapılan hatalar

• Kaynağı özet göreve atamak: Aşırı yüklenme analizi bozulur. Kaynakları en alttaki çalışan görevlere atayın.
• Taşıma sonrası kodlara dokunmamak: Project kodları kendiliğinden yenilemez, rapordaki kodlar yapıyla uyuşmaz hale gelir. Taşımadan sonra Renumber ile kodları yenileyin.
• Özet görevi silerken alt görevleri unutmak: Özet görev silinince altındaki bütün görevler de gider. Saklanacak alt görevleri önce Outdent ile çıkarın.
• Yapıyı bağımlılıkla karıştırmak: Hiyerarşi görevler arası ilişki kurmaz. Yapıyı oturttuktan sonra görevleri ayrıca bağlayın.
• Özet görevin süresini elle zorlamak: Alt görevlerin toplam süresiyle çelişen bir özet süre, planın okunmasını güçleştirir. Süreyi alt görevlerden gelmesine bırakın.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi’nin Görev Planlama ve İş Kırılım Yapısı (WBS) modülü, bu sayfadaki yapıyı uygulamalı bir proje senaryosu üzerinde kurmanız için ayrılmıştır. Proje yöneticisi, planlama uzmanı ve ilk kez plan hazırlayacak ekip liderleri için uygundur.