MS Project’te aşırı yüklenen kaynakları bulma ve dengeleme

MS Project kaynak aşırı yüklenmesini nasıl tanımlar?

Kaynak aşırı yüklenmesi (overallocation), bir kaynağa atanan işin o kaynağın maksimum birim değerini, yani aynı anda verebileceği çalışma kapasitesini aşmasıdır. Microsoft'un tanımına göre bu aşım ne kadar kısa sürerse sürsün aşırı yüklenme sayılır. Bir kişiye aynı saatlere denk gelen birden çok görev atadığınızda, plan o kişiyi kapasitesinin üstünde yüklenmiş gösterir.

MS Project bunu uyarmak için kullanıcı arayüzünde kırmızıyla işaretler. Kaynak görünümlerinde aşırı yüklenmiş kaynağın adı kırmızı yazılır; Gantt şemasında ise Gösterge (Indicators) sütununda uyarı simgesi çıkar. Kaynak sayfasında ve kaynak kullanım görünümünde ise kaynak dengeleme göstergesi (resource leveling indicator) belirir ve dengeleme gerekebileceğini ima eder.

Kırmızı işaret her zaman gerçek bir sorun demek değildir. Microsoft'un belgelerindeki bir örnek bunu açıklar: aynı gün içinde sığan kısa görevler, haftalık bakışla sorunsuz görünürken saatlik bakışta aşırı yüklenme olarak işaretlenebilir. Bu yüzden önce aşırı yüklenmenin hangi ölçekte (saatlik, günlük, haftalık) önemli olduğuna karar vermek gerekir.

Aşırı yüklenmeyi bulmak: Resource Usage ve Percent Allocation

Planınızda kimin ne kadar yüklü olduğunu görmenin en doğru yeri Resource Usage (kaynak kullanımı) görünümüdür. Görev (Task) ya da Kaynak (Resource) sekmesindeki View açılır listesinden açılır. Sol tablo kaynakları ve atanmış görevlerini, sağdaki zaman ölçeği ise işin zamana yayılımını gösterir.

Yükün oranını görmek için Format sekmesindeki Add Details komutuyla Percent Allocation alanı eklenir. Böylece kaynağın her dönemde mevcut çalışma süresinin ne kadarının atanmış olduğu görünür. Aşırı yüklenen dönemler kırmızıyla gelir. Belgeler ayrıca zaman ölçekli bölüme Overallocation alanını, tablo bölümüne yes/no tipindeki Overallocated alanını eklemeyi anlatır; ikincisi sorunlu atamaları süzmenize yarar.

Resources sekmesindeki Next Overallocation komutu, planı satır satır taramak yerine sizi sıradaki aşırı yüklenmiş göreve götürür. Büyük planlarda bu, kaynak başına tek tek bakmaktan çok daha hızlıdır.

Bulduktan sonra neden yüklendiğini anlamadan düzeltmeye geçmeyin. Şu nedenler en sık karşılaşılanlardır: aynı kişiye eş zamanlı atanmış görevler, bağımlılık kaymaları sonrası çakışan işler, kaynağın maksimum birim değerinin gerçek kapasiteyle uyuşmaması, kaynak takviminde izin ya da tatilin tanımlanmamış olması ve plana sonradan eklenip kaynağı hesaba katılmamış görevler.

Çözüm seçenekleri: önce elle, sonra otomatik

Aşırı yüklenmeyi çözmenin başlıca yolları vardır: elle müdahale ve MS Project'in otomatik dengelemesi. Çoğu durumda elle başlamak daha güvenlidir, çünkü neyin neden değiştiğini siz bilirsiniz.

Elle çözümler şunlardır: • Görevi aynı yetkinlikte başka bir kaynağa atamak. • Göreve ek kaynak eklemek; ancak ek kaynağın görevin toplam çalışma miktarını gerçekten bölüştürüp bölüştürmediğini kontrol etmek. • Görevin başlangıcını bağımlılığı bozmayacak biçimde kaydırmak ya da çakışan görevler arasına bağımlılık eklemek. • Mümkünse kapsamı küçültmek veya görevi bölmek. • Gerçekten hak edilen bir çalışma saati artışı gerekiyorsa kaynağın maksimum birim değerini ya da takvimini düzeltmek.

Hangi çözümü seçeceğiniz görevin planın neresinde durduğuna bağlıdır. Kritik yol üzerindeki bir görevi geciktirmek bitiş tarihini kaydırır; bolluğu (slack) olan bir görevi kaydırmak ise bitişi etkilemeyebilir. Her çözümden sonra planı yeniden kontrol edin: bir kaynağı rahatlatmak başka bir kaynakta yeni bir aşırı yüklenme yaratabilir.

Otomatik dengeleme (leveling): komutlar ve ayarlar

Otomatik dengeleme, MS Project'in görevleri geciktirerek ya da bölerek kaynak çakışmalarını gidermesidir. Komutlar Resources sekmesindeki Level grubunda bulunur:

• Level Selection: yalnızca seçtiğiniz görevleri dengeler.
• Level Resource: yalnızca seçtiğiniz kaynağa atanmış görevleri dengeler.
• Level All: tüm kaynakları ve tüm görevleri dengeler.
• Leveling Options: ayar penceresini açar.
• Clear Leveling: önceki dengelemenin sonuçlarını siler.

Ayar penceresindeki başlıca seçenekler şunlardır. Leveling calculations, dengelemenin Automatic (değişiklik oldukça kendiliğinden) ya da Manual (siz komut verdiğinizde) çalışmasını belirler. Look for overallocations on a basis, aşırı yüklenmenin hangi zaman ölçeğinde aranacağını seçer. Leveling order, hangi görevlerin önce geciktirileceğini belirler: kimlik sırası, standart sıra ya da öncelik. Level only within available slack, bitiş tarihini geciktirmemek için dengelemeyi yalnızca mevcut bolluğun içinde yapar; bolluk yetmiyorsa hata görebilirsiniz. Leveling can create splits in remaining work, kalan işin bölünmesine izin verir.

Görev önceliği, dengelemenin hangi görevi daha son sırada geciktireceğini etkiler; yüksek öncelikli görevler en son geciktirilir veya bölünür. Dengelemeyi geri almak için hemen ardından Undo Level kullanabilirsiniz.

Arayüz adları sürüme ve dile göre farklı olabilir. Burada İngilizce arayüzdeki adlar verildi; Türkçe arayüzde karşılıkları komut şeridinde aynı yerde bulunur.

Örnek senaryo: ofis taşıma projesinde BT uzmanı

Bir ofis taşıma projesinde BT uzmanı Selin; ağ kurulumu, sunucu taşıma ve kullanıcı eğitimi görevlerine atanmıştır. Resource Usage görünümü açıldığında Selin'in taşıma haftasında kırmızı olduğu, yani maksimum birim değerinin üstüne çıktığı görülür.

Önce nedenine bakılır. Bu görevlerin tarihleri neden çakışıyor? Ağ kurulumu ile sunucu taşıma birbirinden bağımsız planlanmıştır ve ikisi de taşıma gününe sabitlenmiştir. Kullanıcı eğitimi ise bir hafta öncesine alınabilecek kadar esnektir. Seçenekleri değerlendirirsiniz: eğitim görevinin bolluğu var, kritik yolda değil. Dolayısıyla onu kaydırmak bitişi etkilemez.

İkinci adım, bir kez daha kontrol etmektir: kaydırmadan sonra Selin'in yükü normale döndü mü? Döndüyse çözüm tamamdır. Hâlâ yüklüyse sunucu taşımayı bir başka uzmanla paylaşmak gibi bir kaynak değişikliği düşünülür. Her adımda bitiş tarihine bakın.

Bu senaryoda otomatik dengeleme de kullanılabilirdi: Level only within available slack seçeneğiyle yalnızca bolluğu olan görevler kayar. Ama sonucu kontrol etmeden kabul etmek riskli olurdu, çünkü otomatik dengeleme hangi görevi kaydıracağını önceliğe ve sıraya göre seçer, sizin iş bilginize göre değil.

Sık yapılan hatalar ve nereden başlanır?

En sık görülen hatalar şunlardır: • Dengelemeyi çalıştırmadan önce planın bir kopyasını ya da baseline'ını almamak; dengeleme tarihleri değiştirir ve karşılaştırma imkânı kalmaz. • Aşırı yüklenmeyi yalnızca otomatik dengelemeyle çözmeye çalışmak. Dengeleme görevleri geciktirerek ya da bölerek çalışır ve her sorunu çözmez. • Maksimum birim değerlerini ve kaynak takvimlerini gerçek kapasiteye göre güncellememek; yanlış kapasiteyle yapılan her analiz yanlış sonuç verir. • Görevlere çalışma miktarı girmeden yalnızca süre girmek; kaynağın gerçek yükü doğru hesaplanmaz. • Zaman ölçeğini hesaba katmamak; günlük ve haftalık bakış farklı sonuçlar verir.

Başlamak için küçük bir planda bir kaynağa bilerek çakışan görevler atayıp Resource Usage görünümünde kırmızıyı görün, ardından elle çözün, sonra Clear Leveling ile temizleyip Level Selection komutunu deneyin. Elle ve otomatik sonucu karşılaştırmak, aracın mantığını en hızlı kavratan egzersizdir.

Mindset kataloğunda MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi, Kaynak Yönetimi ile Zaman Çizelgesi (Gantt Şeması) ve Kritik Yol Analizi modül başlıklarını içerir. Bu modüller, plan yapıp kaynak çakışmalarını yöneten proje yöneticileri ve planlama uzmanları için aşırı yüklenme sorunuyla karşılaşılan konu alanlarını kapsar.