Proje Planlama: Kapsamdan Temel Plana Adım Adım Yöntem

Proje planı hangi soruları cevaplamalı?

Proje planlama, bir hedefe ulaşmak için yapılacak işleri, bu işlerin sırasını, süresini, kimin yapacağını ve ne kadar kaynak gerektireceğini önceden ortaya koyma işidir. İyi bir plan bir Gantt şemasından ibaret değildir; ekibin ve sponsorun aynı resme bakmasını sağlayan bir anlaşma belgesidir.

Bir planın en az şu soruları cevaplaması gerekir: • Ne teslim edeceğiz ve neyi teslim etmeyeceğiz? • Bu teslimatlar hangi işlere bölünüyor? • Hangi iş hangisinden önce bitmeli? • Her iş ne kadar sürer ve kim yapar? • Toplam maliyet ne olur, para ne zaman harcanır? • Plandan sapmayı nasıl fark edeceğiz?

Bu sorulardan biri boş kalıyorsa plan, takvim görünümlü bir dilek listesi olarak kalır.

Proje planı adım adım nasıl hazırlanır?

Aşağıdaki sıra, küçük bir iç projeden büyük bir yatırım projesine kadar aynı mantıkla uygulanabilir. Projenin büyüklüğü adımları değil, her adımdaki ayrıntı düzeyini değiştirir.

• Hedef ve kapsam: Projenin neden yapıldığını tek cümleyle yazın, teslimatları listeleyin ve kapsam dışı kalanları açıkça belirtin.
• İş kırılımı: Teslimatları, bir kişinin ya da küçük bir ekibin sahiplenebileceği iş paketlerine kadar bölün; her paket tek bir sahibi ve net bir teslimatı olan iş parçası olmalıdır.
• Faaliyet listesi: Her iş paketini somut faaliyetlere ayırın ve her faaliyete bir sorumlu atayın.
• Bağımlılıklar: Hangi faaliyetin hangisini beklediğini işaretleyin. Bitiş-başlangıç ilişkisi en yaygın olanıdır.
• Süre tahmini: Her faaliyet için süreyi, işi yapacak kişiyle birlikte tahmin edin.
• Takvim ve kritik yol: Bağımlılıklar ve sürelerle takvimi oluşturun; toplam süreyi belirleyen faaliyet zincirini bulun.
• Kaynak ve bütçe: Kişi, ekipman ve satın almaları takvime yerleştirin, aynı kişiye aynı anda verilen işleri dengeleyin.
• Riskler ve tampon: Büyük belirsizlikleri listeleyin, gerekiyorsa takvime ve bütçeye bilinçli tampon koyun.
• Temel plan: Sponsorla planı onaylayın ve bu sürümü değişmeyen karşılaştırma noktası olarak saklayın.

Küçük bir iş örneği: müşteri destek sistemine geçiş

Orta ölçekli bir şirketin müşteri destek ekibi e-posta kutusundan yeni bir destek yazılımına geçecek. Proje yöneticisi önce kapsamı yazar: yazılımın kurulumu, mevcut kayıtların taşınması, ekip eğitimi ve canlıya geçiş kapsamda; telefon santralinin değişmesi kapsam dışında.

İş kırılımında dört ana paket çıkar: yapılandırma, veri taşıma, eğitim ve canlıya geçiş. Veri taşıma paketi de alan eşleştirme, deneme aktarımı, kontrol ve nihai aktarım faaliyetlerine bölünür. Bağımlılıklar işaretlenince bir şey netleşir: eğitim, yapılandırma bitmeden başlayamaz; nihai aktarım ise eğitimle paralel yürüyebilir.

Süreler yazılınca toplam takvimi belirleyen zincirin yapılandırma, deneme aktarımı ve canlıya geçiş olduğu görülür. Eğitimdeki gecikme bolluk süresini aşmadıkça canlıya geçiş tarihi kaymaz, ama yapılandırmadaki her gecikme doğrudan bitiş tarihine yansır. Proje yöneticisi bu yüzden yapılandırmayı yapan uzmanı başka işlerden korur ve haftalık takipte önce bu zincire bakar.

Süreyi ve bağımlılığı doğru tahmin etmenin yolları

Süre tahmini planın en kırılgan halkasıdır. Tek bir sayı yerine yöntemle çalışmak hatayı küçültür: • Benzer iş karşılaştırması: Daha önce yapılmış benzer bir işin gerçekleşen süresinden yola çıkılır. • Birim bazlı hesap: Bir birimin süresi biliniyorsa (örneğin bir ekranın testi) toplam iş miktarıyla çarpılır. • Üç noktalı tahmin: İyimser, en olası ve kötümser süre ayrı ayrı sorulur ve üçü birlikte değerlendirilerek tek bir sayıya göre daha gerçekçi bir süre elde edilir.

Bağımlılıklarda en sık kaçan konu dış bağımlılıklardır: tedarikçi teslimatı, hukuk onayı, başka bir ekibin sistem değişikliği. Bunları plana ayrı birer kilometre taşı olarak koymak, takipte görünür kılar. Ayrıca faaliyetleri tahmin ederken kişinin tam gününü o işe ayıramayacağını hesaba katın; toplantı ve rutin işler gerçek kapasiteyi düşürür.

Proje planlamada hangi araçlar kullanılır?

Araç seçimi projenin büyüklüğüne ve çalışma biçimine göre yapılır. Küçük ve kısa projelerde bir elektronik tablo, faaliyet listesi ve basit bir zaman çizelgesi için yeterlidir. Bağımlılık, kaynak ataması ve kritik yol hesabı gerektiğinde MS Project gibi masaüstü planlama araçları devreye girer. Çok sayıda faaliyet ve kaynak içeren inşaat, enerji ve altyapı projelerinde Primavera P6 yaygındır.

Yazılım ve ürün geliştirme ekipleri ise çoğu zaman Jira gibi iş takip araçlarıyla, sabit bir takvim yerine yinelemeli planlama yapar. Araç ne olursa olsun yöntem aynıdır: önce kapsam ve iş kırılımı, sonra takvim.

Proje planlamada sık yapılan hatalar

Planların büyük kısmı yöntemsizlikten değil, birkaç tekrarlayan hatadan bozulur: • Kapsam dışını yazmamak: Sonradan gelen her talep kapsamın parçasıymış gibi plana eklenir. • Tahmini tek başına yapmak: İşi yapacak kişiye sorulmayan süreler gerçekçi olmaz. • Herkesi tam kapasiteyle planlamak: Aynı kişiye paralel işler verilip bunun takvime etkisi görülmez. • Tamponu gizlemek: Her faaliyete gizli pay eklemek toplam süreyi şişirir ve görünürlüğü yok eder. • Temel planı saklamamak: Plan her güncellemede üzerine yazılırsa sapmayı ölçmek imkânsızlaşır. • Planı bir kez yapıp bırakmak: Plan, gerçekleşen ilerlemeyle düzenli karşılaştırılmadıkça işe yaramaz.

Bu hataların ortak çözümü, planı ekiple birlikte hazırlamak ve sapmaları erken konuşmaktır.

Başlangıçtan ileri seviyeye öğrenme yolu

İlk aşamada kendi işinizden küçük bir projeyi seçin ve kapsam cümlesi, iş kırılımı, faaliyet listesi ve basit bir takvim çıkarın. Bu aşamada araç önemli değildir; mantığı oturtmak önemlidir.

İkinci aşamada bağımlılık türlerini, kritik yolu ve bolluk kavramını öğrenip aynı projeyi bir planlama aracında kurun. Kaynak atayıp aşırı yüklenmeleri görmeye çalışın. Üçüncü aşamada bütçeyi takvime bağlamayı, temel plan karşılaştırmasını ve kazanılmış değer analizi gibi performans ölçümlerini çalışın. İleri seviyede ise risk yönetimi, çevik ve öngörüye dayalı yaklaşımların birlikte kullanımı ve birden fazla projenin kaynak çatışmasını yönetmek öne çıkar.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi; görev planlama ve iş kırılım yapısı, kaynak yönetimi, Gantt şeması ve kritik yol analizi, maliyet planlama ve ilerleme takibi modülleriyle planlamanın araç tarafını uygulamalı olarak ele alır. Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitimi aynı konuları büyük ölçekli projeler için Primavera P6 üzerinde işler.

Yöntemin bütününü görmek isteyenler için Proje Yönetimi Uzmanlığı Sertifika Programı; entegre plan, kapsam, zaman çizelgesi ve maliyet modüllerinin yanında MS Project ile proje planlama ve takip uygulamasını da içerir.