Proje kaynak ve kapasite planlaması: ihtiyaçtan atamaya yöntem

Proje kaynak planlaması neyi çözer?

Kaynak planlaması, bir projenin işlerini yapacak insanların, ekipmanın ve malzemenin hangi tarihte, ne yoğunlukta gerekeceğini önceden belirleme işidir. Takvimdeki bir görev ancak o görevi yapacak kişi o gün boşta ise gerçekçidir. Plan yalnızca görev sırasını gösteriyor, kimin ne zaman müsait olduğunu göstermiyorsa, uygulamada ilk haftalarda gecikme başlar.

Kaynak planlaması ile kapasite planlaması sık karıştırılır. Kaynak planlaması bir projenin ihtiyacından yola çıkar: bu iş için hangi yetkinlikte, ne kadar emek gerekir. Kapasite planlaması ise ekibin ya da kurumun elindeki toplam emeği ve bunun diğer işlere nasıl dağıldığını inceler. İyi bir plan bu bakışları birleştirir: proje ne istiyor ve kurum buna ne kadarını verebilir.

Adım adım kaynak planı nasıl çıkarılır?

Yöntem, iş kırılım yapısından (WBS) başlar. Her iş paketi için gereken rol ve emek tahmini çıkarılır; bu tahminler genellikle kişi-gün ya da kişi-saat cinsinden tutulur. Tahmin, işi yapacak kişilerle birlikte yapılırsa daha az şaşar.

• İş paketlerini ve sorumlu rolleri listeleyin: yazılımcı, saha mühendisi, analist, tedarik uzmanı gibi yetkinlik düzeyinde düşünün, henüz isim vermeyin.
• Her iş paketi için emek tahminini yazın ve varsayımı not edin: örneğin deneyimli bir kişinin hızına göre mi, yeni başlayan birine göre mi hesaplandığını.
• Havuzu çıkarın: hangi roller için kimler, hangi oranda, hangi tarihler arasında kullanılabilir. İzin dönemleri, eğitimler ve diğer projelerdeki taahhütler bu aşamada düşülür.
• Rolleri kişilere atayın ve atamayı takvime yayın. Bir kişi birden fazla projede çalışıyorsa her projedeki payı ayrı ayrı görünmelidir.
• Yük grafiğini inceleyin: hangi haftalarda kimin yükü kapasitesini aşıyor, hangi dönemlerde ekip boşta kalıyor.
• Çakışmaları çözün, planı yayımlayın ve düzenli aralıklarla güncelleyin.

Kaynak yükleme ve aşırı yüklenme nasıl okunur?

Kaynak yükleme, planlanan işin kişilere ya da rollere takvim üzerinde dağıtılmasıdır. Proje yönetimi araçları bunu histogram olarak gösterir: yatay eksende zaman, dikey eksende yük, bir çizgi de kişinin kapasitesini temsil eder. Sütun çizginin üstüne çıktığında o dönemde kişi kapasitesinden fazla işle yüklenmiştir.

Burada dikkat edilecek nokta, ortalamanın yanıltıcı olmasıdır. Bir kişi projenin tamamında ortalama olarak makul yüklenmiş görünürken, birkaç aktivitenin üst üste bindiği bir haftada ciddi biçimde aşırı yüklenebilir. Bu yüzden toplam yük yerine dönem bazlı yük okunur.

Örneğin bir yazılım projesinde uzman geliştirici hem arayüz entegrasyonunda hem de bir hata çözümünde görevlendirilmiş olsun. Bu işler aynı haftaya denk geldiğinde histogramda o hafta belirgin biçimde taşar. Plan bu durumu görmezse, çözüm ancak gecikme yaşandıktan sonra, kriz toplantısında aranır.

Aşırı yüklenme görünce ne yapılır?

Çakışma tespit edildiğinde seçenekler bellidir ve her birinin bir bedeli vardır. Kaynak dengeleme (resource leveling) işleri kaynağın müsait olduğu döneme kaydırır; takvim uzar ama yük normale döner. Kaynak yumuşatma (resource smoothing) ise yalnızca bolluğu kullanılan işlerde, bitiş tarihini bozmadan, esnek payın içinde kaydırma yapar. Önemli olan, hangi aracın hangi koşulda seçileceğidir.

• Bitiş tarihi sabitse: yük başka bir kişiye devredilir, işin bir kısmı dışarıdan alınır ya da kapsam daraltılır.
• Bütçe sabitse: takvim uzatılır, iş sıralaması değiştirilir.
• Kritik yoldaki bir iş çakışıyorsa: öncelik o işe verilir, esnek payı olan işler ertelenir.
• Yetkinlik darboğazıysa: çapraz eğitimle yedek bir kişi yetiştirilir ya da geçici destek alınır.

Her seçimin proje takvimine, maliyete ve kaliteye etkisi birlikte değerlendirilmelidir; yalnızca çakışmayı gidermek için yapılan kaydırmalar başka bir yerde yeni çakışma üretebilir.

Planlamada sık yapılan hatalar

Kaynak planı sıklıkla aynı nedenlerle bozulur. Bunları baştan bilmek, plan toplantısında doğru soruları sorduracaktır.

• Kişiyi tam zamanlı saymak: toplantılar, destek talepleri, izin ve idari işler hesaba katılmazsa kapasite olduğundan yüksek görünür. Planlamada kullanılabilir oran, çalışma saatinden ayrı tutulmalıdır.
• Diğer projeleri görmemek: aynı kişi başka bir projede de görevliyse tek projeye bakan plan eksiktir. Kurumsal düzeyde ortak bir kaynak havuzu bu nedenle önemlidir.
• Yetkinliği yok saymak: boşta olan her kişi her işi yapamaz. Atama yaparken yalnızca müsaitlik değil, yetkinlik de eşleştirilir.
• Planı bir kez yapıp bırakmak: kapsam değişimi, ayrılan bir çalışan ya da kayan bir teslim, plandaki tüm yükü değiştirir. Plan canlı bir belgedir.
• Kaynağı yalnızca insan sanmak: ekipman, test ortamı, lisans, saha araçları ya da bir odanın rezervasyonu da kısıt olabilir.

Hangi araçlarla yapılır, nasıl öğrenilir?

Küçük projelerde elektronik tablo ile roller ve haftalar arasında basit bir matris yeterlidir. Proje büyüdükçe, görev bağımlılıklarını ve kaynak yükünü bir arada tutan araçlara geçilir: MS Project ve Primavera P6 gibi zamanlama yazılımları atama, yük histogramı ve dengeleme işlevleri sunar. Aynı kişilerin birden çok projede çalıştığı kurumlarda kaynak çakışmaları ancak portföy düzeyinde görünür; bu yüzden ortak bir kaynak havuzu ve takvimi tutulur.

Öğrenme yolu belirli bir sırayı izler. Önce iş kırılım yapısı ve süre tahmini öğrenilir; çünkü kaynak planı bunların üstüne kurulur. Sonra bir zamanlama aracında atama yapmak ve yük grafiğini yorumlamak çalışılır. Ardından dengeleme teknikleri, birden fazla proje arasında kaynak paylaşımı ve yönetişim konuları gelir. Gerçek bir proje verisiyle alıştırma yapmak, kavramları ezberlemekten çok daha hızlı oturtur.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

MS Project ile Proje Yönetimi Eğitiminin müfredatında iş kırılım yapısı ve görev planlama, kaynak yönetimi, Gantt şeması ve kritik yol analizi ile maliyet planlama modülleri bulunur; kaynak atamasını bir zamanlama aracında uygulamak isteyen proje ekipleri için uygundur. Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitiminde ise iş kırılım yapısı, kaynak planlama ve atama, zaman çizelgesi ve maliyet yönetimi modülleri yer alır; büyük ölçekli ve çok disiplinli projelerde çalışan planlama uzmanları için daha yakındır.

PMO Yöneticiliği Sertifika Programı ise kaynak ve kapasite yönetimini, portföy önceliklendirme ve portföy görünürlüğü ile birlikte ele alan modüller içerir. Birden çok projenin ortak kaynak havuzunu yöneten PMO ekipleri ve proje yöneticileri için bu program doğal bir tamamlayıcıdır.