Proje ve Kaynak Takvimi Nasıl Ayarlanır? Çalışma Saati, Tatil ve Vardiya

Takvim, bitiş tarihini nasıl belirler?

MS Project’te bir göreve yalnızca süre girmek tarih üretmez. Süre, takvimdeki çalışma zamanına yayılır: hafta sonu çalışılmıyorsa görev hafta sonunu atlar, tatil tanımlıysa o günü de atlar. Bu yüzden takvim ayarı küçük bir ayrıntı değil, planın tüm tarihlerinin dayanağıdır.

Takvimler katmanlıdır. Projenin genel çalışma düzeni proje takviminde durur. Her kaynak, proje takvimine dayanan kendi kaynak takvimini taşır. Göreve özgü bir takvim de tanımlanabilir. Kaynak atanmış bir görev, kaynak takvimindeki çalışma zamanına göre planlanır; bu da bitiş tarihini değiştirebilir.

Pratikte şu sonuç çıkar: şirketin geneli için geçerli kuralı proje takvimine, kişiye özel istisnayı kaynak takvimine yazın. Genel kuralı her kaynağa tek tek girmek hem zahmetlidir hem de sonradan değiştirmeyi zorlaştırır.

Proje çalışma gün ve saatlerini ayarlamak

Microsoft’un belgelerindeki adlarla yol şöyledir: Project sekmesinde Properties grubundan Change Working Time seçilir. For calendar listesinde proje takvimi seçilir. Work Weeks sekmesinde Details düğmesi açılır, değiştirmek istediğiniz günler seçilir ve çalışılan ya da çalışılmayan olarak işaretlenir. Belirli saatler için From ve To sütunlarına başlangıç ve bitiş saati yazılır. Açık pencerelerden sırayla OK ile çıkılır.

Proje ortasında çalışma düzeni değişecekse, Work Weeks sekmesinde o dönemi adlandırıp Start ve Finish tarihlerini girin, sonra o satır için Details’i açın. Böylece yalnızca ilgili dönem etkilenir, geçmiş ve gelecek haftalar eski düzenini korur.

Başka bir temel takvime geçmek için Project sekmesinde Project Information seçilir ve Calendar listesinden takvim belirlenir. Şirketinizin standart takvimi dışında bir düzen gerekiyorsa önce yeni bir temel takvim oluşturulur: Change Working Time penceresinde Create New Calendar seçilir, ad verilir, Create new base calendar işaretlenir; ardından Work Weeks sekmesinde günler ve saatler tanımlanır.

Menü adları Project sürümüne göre farklılaşabilir; yukarıdakiler Microsoft’un İngilizce belgelerinde geçen adlardır.

Resmî tatil günü ekleme

Tatiller kendiliğinden gelmez; çalışılmayacak günleri takvime siz girersiniz. Adımlar Project sekmesinde Change Working Time ile başlar. For calendar listesinden tatilin uygulanacağı takvim seçilir, sonra takvimde tatil tarihi işaretlenir. Exceptions sekmesinde Name alanına tatilin adı yazılıp Enter’a basıldığında Start ve Finish tarihleri seçime göre dolar ve gün çalışılmaz olarak işaretlenir.

Her yıl tekrarlayan bir günse, satırı seçip Details’e girin. Recurrence pattern altında tekrar sıklığını belirleyin; belirli bir dönem boyunca tekrarlayıp duracaksa Range of recurrence ile sınır koyun. Bu, uzun projelerde aynı bayramı her yıl yeniden girmekten kurtarır.

Tatil tanımlandıktan sonra o takvime bağlı görevler tatil günlerinin etrafında planlanır; bu çoğu zaman görev süresinin takvimde uzamasına yol açar. Hafta sonunu çalışma günü yapmak istiyorsanız bu tatil işlemi değil, çalışma düzeni değişikliğidir ve Work Weeks sekmesinden yapılır.

Kaynak takvimi, izin ve vardiya

Tek bir kişinin çalışma düzeni farklıysa kaynak takvimini kullanın. Change Working Time penceresinde For calendar listesinden kaynak seçilir; Base calendar listesinden kaynağa uygun temel takvim belirlenir. Takvimin saatleri kaynağa tam uymuyorsa Work Weeks sekmesinde Details açılır, günler seçilir ve özel saatler için Set day(s) to these specific working times seçeneğiyle From ve To sütunları doldurulur.

İzin ve tatil dönemi için Work Weeks değil, kaynağın takviminde Exceptions sekmesi kullanılır. İzin günlerini seçip adlandırırsınız; kaynak atanmış görevler o günlerin dışına yayılır.

Microsoft’un belgelerinde vardiya diye ayrı bir kavram geçmez; ancak aynı mantık vardiyayı da çözer. Gece ya da hafta sonu çalışan bir ekip için Create New Calendar ile ayrı bir temel takvim oluşturup saatlerini girer, sonra o ekibin kaynaklarında Base calendar olarak seçersiniz. Böylece gündüz ve gece ekipleri aynı projede kendi saatlerine göre planlanır.

Bir kaynak, yeni temel takviminizi görmüyor ve eski düzene göre hesaplanıyorsa Resource Sheet görünümünde ilgili kaynağın Base Calendar alanını kontrol edin. Microsoft, kaynak takvimlerinin proje oluştururken Project Information’daki takvime göre kurulduğunu belirtir; bu yüzden takvimi sonradan değiştirmek her zaman kaynaklara yansımaz.

Örnek: cumartesi kısa mesai yapan şantiye ekibi

Kurgusal bir senaryo: bir saha ekibi hafta içi tam gün, cumartesi kısa mesai yapıyor; bir vinç operatörü ise gece vardiyasında. Plan şu sırayla kurulur.

Önce ekibin genel düzeni için yeni bir temel takvim oluşturulur; Work Weeks sekmesinde cumartesi çalışma günü yapılıp saatler kısaltılır. Project Information penceresinde bu takvim proje takvimi olarak seçilir. Sonra ulusal tatiller Exceptions sekmesinde, gerekiyorsa tekrar desenleriyle girilir. Son olarak vinç operatörünün kaynak takvimi, gece saatlerini içeren ayrı bir temel takvime bağlanır.

Bu kurulumdan sonra görevler eklendiğinde, beton dökümü gibi vinç gerektiren işler operatörün gece saatlerine, diğer işler gündüz düzenine göre yerleşir. Tatil haftasına denk gelen görevlerin bitişi kendiliğinden ileri kayar ve yönetici bunu planda önceden görür. Takvim kurulmadan görevler girilseydi, bu kaymaları ancak saha gecikmeye başladığında fark ederdiniz.

Sık yapılan hatalar

• Tatili yanlış takvime eklemek: Tatil yalnızca seçtiğiniz takvimi etkiler. Proje takvimine girmeyi unutursanız kaynak takvimleri bundan haberdar olmayabilir.
• İzni Work Weeks’e yazmak: Tek seferlik izin ve tatil Exceptions sekmesinin işidir; Work Weeks kalıcı hafta düzeni içindir.
• Kaynakların varsayılan takvimde kalması: Yeni temel takvim kurulduğu halde kaynaklar eski takvime bağlı kalırsa değişiklik tarihlere yansımaz.
• Plan ortasındaki düzen değişikliğini tüm projeye uygulamak: Dönemi adlandırıp Start ve Finish girmek yerine genel düzeni değiştirmek, geçmiş haftaların tarihlerini de oynatır.
• Takvimi sona bırakmak: Görevler ve bağımlılıklar girildikten sonra yapılan takvim değişikliği bitiş tarihlerini topluca kaydırır; kaymayı fark etmeyen yönetici yanlış taahhüt verebilir.

Her takvim değişikliğinden sonra proje bitiş tarihine ve kritik görevlerin tarihlerine bakın. Beklenmedik kayma varsa önce hangi takvimin değiştiğini kontrol edin.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi’nin Kaynak Yönetimi ve Zaman Çizelgesi modülleri, takvimin kaynak atamasıyla birlikte tarihlere nasıl yansıdığını uygulamalı olarak ele alan bölümlerdir. Şantiye ve saha planlaması yapan ekipler için MS Project ile İnşaat Planlaması programı, proje kurulumunu ayrı bir modül olarak işler.