Excel ile MS Project arasında veri taşımak: sihirbaz ve alan eşleme

Hangi yönde veri taşıyorsunuz

Veri taşıma çift yönlü olarak yapılabilir ve mantık aynıdır: araçlar arasındaki veri, alanlar aracılığıyla eşleşir. Birinde ekip görevleri Excel'de toplamış, süre, başlangıç ve sorumlu bilgisini yazmıştır; plan ise Project'te kurulacaktır. Diğerinde plan Project'tedir, ancak yönetime sunum, pivot tablo ya da özel rapor için veriler Excel'e çıkarılacaktır.

Konu araç seçimi değildir. Excel görev listesi tutmak için, Project ise bağımlılıkları, kaynakları ve kritik yolu hesaplamak için kullanılır; birlikte kullanıldıklarında veri bir araçtan diğerine kopyalanmak yerine aktarılır. Aktarım doğru kurulduğunda sürekli yeniden yazma gereği ortadan kalkar.

Excel tablosunu aktarıma hazırlayın

Sihirbaz verileri sütun sütun eşler. Bu yüzden tablonun yapısı ne kadar düzenliyse eşleme o kadar az sorun çıkarır. Microsoft, Excel'in Microsoft Project Task List gibi proje şablonlarını kullanmayı önerir; bu şablonlar Project alanlarına uygun sütunlarla tasarlandığı için eşlemeyi kolaylaştırır.

Şablon kullanmıyorsanız tablonuzu şu ilkelere göre düzenleyin: • Tek bir başlık satırı olsun ve başlıklar anlaşılır olsun (Görev adı, Süre, Başlangıç, Bitiş, Sorumlu gibi). • Her sütunda tek tür bilgi bulunsun; görev adı ve süreyi aynı hücrede birleştirmeyin. • Tarihler gerçek tarih olarak girilsin, metin olarak değil. • Süreler tutarlı bir birimle yazılsın. • Birleştirilmiş hücre ve boş ara satır bırakmayın. • Görev hiyerarşisi (özet görevler) için ayrı bir sütunda düzey bilgisi tutun.

Aktarılan verinin her zaman beklendiği gibi gelmeyeceğini unutmayın. Microsoft, bazı verilerin beklendiği gibi gelmeyebileceğini ve Excel'deki Flash Fill ile sütunların düzeltilebileceğini söyler; örneğin metin olarak gelen sayılar ya da tarihler bu yolla temizlenir.

İçe aktarma sihirbazının adımları

Microsoft'un İngilizce arayüzde anlattığı sıra şöyledir: Project'te File menüsünden New seçilir, New sayfasında New from Excel workbook tıklanır. Açılan Open penceresinde dosya türü Excel Workbook olarak seçilir (eski dosyalar için ayrı bir Excel biçimi), çalışma kitabı bulunup açılır ve Import Wizard başlar.

Sihirbaz şu kararları ister: • Harita: Sıfırdan bir harita kurabilir ya da verinize uyan hazır bir harita seçebilirsiniz. • Hedef: Veriyi yeni bir projeye mi yoksa açık olan projeye mi aktaracağınızı belirlersiniz. Microsoft sayfası yalnız bu seçenekleri anlatır. • Bilgi türü: Aktardığınız verinin türü (görev, kaynak ya da atama) seçilir; sihirbaz Excel'den Project'e eşlemeyi buna göre yapar. • Alan eşleme: Sihirbaz verileri uygun alanlara otomatik eşler, siz doğrulayıp gerekirse değiştirirsiniz. • Haritayı kaydetme: Son adımda Save Map ile eşlemeyi gelecekte kullanmak üzere saklayabilirsiniz.

Menü adları ve adım numaraları Project sürümüne göre farklılaşabilir; kullandığınız sürümün güncel arayüzünü kontrol edin.

Örnek: iş paketi listesini plana dönüştürmek

Bir ekip, yeni bir ofis taşınmasının iş paketlerini Excel'de yazmış: Görev adı, Süre, Başlangıç, Sorumlu ve Öncül sütunları var. Ekip lideri listeyi Project'e aktarıp bağımlılıklardan kritik yolu görmek istiyor.

Önce tablo temizlenir: süreler aynı birimde yazılır, tarihler tarih biçimine çevrilir, özet görevler için düzey sütunu eklenir. Sonra File, New, New from Excel workbook yolu izlenerek dosya seçilir ve sihirbaz görev bilgisi aktarılacağı için görev türü seçilerek yürütülür. Alan eşleme ekranında Görev adı sütununun Project'teki ad alanına, Süre sütununun süre alanına, Sorumlu sütununun kaynak adı alanına gittiği doğrulanır; öncül bilgisi ayrı bir alan olarak eşlenir. Haritaya bir ad verilip kaydedilir.

Aktarımdan sonra plan kontrol edilir: görev sayısı Excel'dekiyle uyuşuyor mu, süreler doğru mu, öncül bilgisi bağlantıya dönüşmüş mü? Bu denetim atlanırsa yanlış eşlenen bir alan, kritik yolu yanıltıcı bir hâle getirebilir. Kayıtlı harita sayesinde ekip, güncellenmiş Excel listesini sonraki dönemlerde aynı eşlemeyle yeniden aktarabilir.

Project planını Excel'e dışa aktarmak

Ters yönde, masaüstü Project'te File > Export > Save Project as File yolu izlenir ve Other File Types altında Microsoft Excel Workbook seçilir. Dosya adı ve konumu verilince Export Wizard açılır. Data adımında Selected Data seçilir. Map adımında New map ile kendi eşlemenizi kurabilir ya da Use existing map ile var olanı seçebilirsiniz. Map Options adımında hangi veri türlerinin dışa aktarılacağı belirlenir; ardından Task Mapping, Resource Mapping ya da Assignment Mapping ekranlarında alanlar düzenlenir.

Eşleme ekranında From sütununa bir Project alanı yazılır ya da seçilir; satır ekleme ve silme düğmeleri ile Move düğmeleri alan sırasını değiştirir, Preview alanı dışa aktarılacak düzeni gösterir. İsterseniz bir filtre seçip yalnız belirli görevleri çıkarabilirsiniz. Son adımda Save Map ile eşlemeyi kaydedersiniz.

Microsoft, Excel'de dosyayı açtıktan sonra veriyi sparkline, önerilen grafikler, PivotTable ve PivotChart ile çözümleyebileceğinizi belirtir. Web için Project'te ise projeyi açıp sağ üstteki ek seçenekler menüsünden Export to Excel seçilir; dosya, proje özetini ve tüm görev bilgisini içeren bir görev sekmesiyle iner.

Sık yapılan hatalar

• Alan eşlemeyi doğrulamamak: Sihirbaz otomatik eşler, ama adı benzeyen yanlış bir alana düşen sütun fark edilmeyebilir.
• Tarih ve süreyi metin olarak bırakmak: Project bu hücreleri anlamlı bir tarih ya da süre olarak okuyamaz.
• Hiyerarşiyi atlamak: Düz bir liste aktarılırsa özet görev yapısı sonradan elle kurulmak zorunda kalır.
• Aktarımdan sonra plan kontrolü yapmamak: Görev sayısı, süreler ve öncüller kısaca denetlenmelidir.
• Haritayı kaydetmemek: Her aktarımda eşleme baştan kurulur, hatalar tekrarlanır.
• Çift yönlü senkron beklemek: İçe ve dışa aktarma bir kopyalama işlemidir; Excel dosyası değişince Project planı kendiliğinden güncellenmez.
• Dışa aktarılan Excel'i sonra düzenleyip kaynağı unutmak: Plan Project'te yönetiliyorsa Excel çıktısı yalnız rapor olarak kalmalıdır.

Bu beceriyi Mindset programında nerede çalışırsınız

Mindset'in MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi'nde Görev Planlama ve İş Kırılım Yapısı (WBS) modülü görev listesinin plana dönüştürülmesini, Raporlama ve Görselleştirme Araçları modülü ise plan verisinin raporlanmasını ele alır. Görev listelerini Excel'de tutan proje koordinatörleri ve planlama uzmanları için konu bu çerçevede çalışılır.