Primavera P6'da XER dosyası nasıl aktarılır: adımlar ve tuzaklar

XER nedir ve ne zaman XML yerine kullanılır?

XER, Oracle'ın P6 verisi için kullandığı özel bir dosya biçimidir. Bir projeyi yedeklemek, başka bir P6 Professional ya da P6 EPPM kullanıcısına iletmek ve birden çok projeyi tek dosyada taşımak için kullanılır. Birden çok proje tek XER dosyasına aktarılırsa projeler arası ilişkiler korunur. XER'in ayırt edici bir avantajı da zamanlanmış dışa aktarmadır: P6 Professional veritabanına bağlıyken belirli bir saatte projeleri dışa aktaran bir hizmet kurulabilir.

XML ise sektör standardı bir biçimdir ve XER'in yapamadığı bazı işleri yapar. Oracle'ın aktarma kılavuzu şu ayrımı yapar: XML hem dışa hem içe aktarmada baz planları destekler, XER desteklemez. XML içe aktarma işlemi kısmi veri yazmaz; bir hata olursa geri alır. XER ise paylaşımlı erişimle çalışır ve kısmi yazma ile sonuçlanabilir. Kısacası XER pratik ve yaygın yoldur, XML ise baz plan ve işlem güvenliği gerektiğinde tercih edilir.

XER olarak dışa aktarma adım adım

Dışa aktarma basit bir akıştır ama sürüm seçimi ve proje seçimi sonucu belirler. Adımlar şöyledir:

• Dışa aktaracağınız projeleri açın.
• File, Export yolunu izleyin ve Primavera PM - (XER) biçimini seçin.
• Açılır listeden uygun sürümü seçin ve Next düğmesine tıklayın. Dosyayı alacak kişinin kullandığı P6 sürümünü önceden sormak ve ona uygun seçeneği işaretlemek güvenlidir.
• Project seçeneğini seçip Next düğmesine tıklayın.
• Dışa aktaracağınız her proje için Export kutusunu işaretleyin.
• Dosya adını ve kaydedileceği konumu yazın, Finish ve Close düğmelerine tıklayın.

Birkaç ayrıntıya dikkat edin. Finansal dönem verisi içeren projelerde yalnız o proje için değer taşıyan dönemler dışa aktarılır, finansal dönem sözlüğünün tamamı değil. Daha önce içe aktardığınız ve veritabanınızda bulunmayan dış projelerle ilişkisi olan bir projeyi zamanlıyorsanız, Schedule Options penceresinde Ignore Relationships To and From Other Projects seçeneğini işaretleyin; aksi halde dış aktivite tarihleri korunmaz.

İçe aktarma ve Import Action seçimi

İçe aktarma File, Import yoluyla başlar. Primavera PM (XER) biçimini ve Project seçeneğini seçersiniz, dosyayı gösterirsiniz. Dosya sıkıştırılmışsa, içinde yalnız tek bir XER dosyası bulunması koşuluyla zip olarak da alınabilir. Sonra Import Action alanına çift tıklayıp eylemi seçer ve Import To alanında projenin gideceği yeri belirtirsiniz.

Eylemler birbirinden çok farklıdır:

• Update Existing Project: XER dosyasındaki yeni ve değişen verileri mevcut projeye ekler.
• Create New Project: Yeni bir proje oluşturur, mevcut projenin verisi değişmez.
• Replace Existing Project: Mevcut projeyi siler ve XER'deki projeyle değiştirir.
• Add Into Existing Project: Projede yeni bir WBS düğümü oluşturur ve XER verisini onun altına alır.

Sonra gerekirse Update Project Options penceresinde, Modify Import Configuration ile hangi verinin işleneceğini seçersiniz. Delete kutusu, hedef projede bulunup içe aktarma dosyasında olmayan verileri siler; bu kutu yalnız dış proje ilişkileri, eşikler, aktiviteler, aktivite ilişkileri ve aktivite kaynak atamaları için geçerlidir. Maliyet para birimi dosyada belirtilmemişse bir para birimi seçmeniz istenir. Son adımda Finish ve Close ile bitirirsiniz. P6 Professional'da XER içe aktarmak için Admin Superuser global güvenlik profili ya da Project Superuser proje güvenlik profili gerekir.

Veri kaybettiren tuzaklar ve sürüm uyumu

Bazı kayıplar içe aktarmanın doğal sonucudur ve önceden bilinmelidir.

Geçmiş dönem gerçekleşen verisi yalnız Create New Project eylemiyle gelir; başka bir eylem seçerseniz bu değerler alınmaz. Ayrıca XER'deki finansal dönemlerin projeye atanmış finansal dönem takvimiyle birebir eşleşmesi gerekir, eşleşmezse geçmiş dönem verisi hiç alınmaz.

WBS özet görevleri (WBS Summary) bulunan projelerde Delete seçeneğini kullanmayın; işaretlerseniz tüm WBS özet görevleri silinir.

Kaynak ve rol atamalarında da dikkat gerekir. Mevcut projeyi güncellerken aktivite kaynak atamalarını içe alıyorsanız, gelen dosyadaki gelecek dönem atama değerleri hedefteki değerlerin üzerine yazılır. Elle planladığınız gelecek dönem dağılımı, gelen dosyada yoksa kaybolabilir.

Kaynak takvimlerinde, Update Existing seçildiğinde aynı adlı ortak ve kişisel takvimler birbirini günceller, ama türleri korunur. İçe aktarma sonrası kullanılmayan kişisel takvimler kalabilir; silinebilir.

Sürüm uyumu için dışa aktarırken doğru sürümü seçin. Kod ve alan eşleşmesi gibi ayrıntıları ise canlı veritabanına dokunmadan önce bir deneme veritabanında sınamak en güvenli yoldur. Baz planlar için XML kullanın.

Sık yapılan hatalar

En sık hata, yanlış Import Action seçmektir. Replace Existing Project ile mevcut projeyi silmek, geri dönüşü zor bir yanlıştır. Önce Create New Project ile gelen dosyayı ayrı bir proje olarak açıp karşılaştırmak, sonra gerçek eylemi uygulamak daha güvenlidir.

İkinci hata, baz planı XER'den beklemektir. Baz plan gerekiyorsa XML kullanılmalıdır; XER ile gelen projede baz plan bulunmaz.

Üçüncü hata, Delete kutusunu düşünmeden işaretlemektir. Hedefte olup dosyada bulunmayan aktiviteler, ilişkiler ve kaynak atamaları silinir.

Dördüncü hata, yedek almayı bir kez yapıp bırakmaktır. XER yedeği, projenin o günkü halidir. Düzenli yedek için P6 Professional veritabanındayken zamanlanmış dışa aktarma hizmeti kurulabilir.

Beşinci hata, Primavera Contractor ile veri alışverişinde ayrı bir biçim olduğunu unutmaktır. P6 ile Contractor farklı XER biçimleri kullanır; Contractor için Primavera Contractor - (XER) seçeneği seçilmelidir.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız

Dosya aktarımı, planlama ekiplerinin müşteriyle, taşeronla ya da merkez ofisle program paylaşırken sürekli yaptığı bir işlemdir. Primavera P6 ile İş Programı Hazırlama programı raporlama, düzenler ve veri paylaşımı modülüne sahiptir; aktarım kararlarını bu çerçevede çalışırsınız.

Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitimi ise giriş ve temellerden raporlamaya uzanan modüller içerir; aktarım adımlarını proje bağlamında görmek isteyenler için uygundur.