BPR (iş süreçleri yeniden mühendisliği): tanım, adımlar ve örnek

İş süreçleri yeniden mühendisliği (BPR) nedir?

İş süreçleri yeniden mühendisliği, İngilizcesiyle business process reengineering (BPR), bir süreci mevcut hali üzerine küçük düzeltmeler yaparak iyileştirmek yerine, sıfırdan nasıl tasarlanması gerektiğini sormaya dayanan yaklaşımdır. Yaklaşım, Michael Hammer ve James Champy adlarıyla anılır.

Temel soru şudur: bugün bu işi hiç yapmıyor olsaydık ve elimizdeki teknoloji ile imkanları bilseydik süreci nasıl kurardık. Amaç, görev ve bölüm sınırlarına göre değil, müşteriye ulaşan sonuca göre süreç tasarlamaktır.

BPR'nin temel ilkeleri

• Radikal bakış: mevcut süreci iyileştirmek yerine varsayımlarını sorgulamak.
• Süreç odaklılık: bölüm ya da görev yerine uçtan uca süreç sonucuna bakmak.
• Müşteri çıktısı: sürecin değerini müşteriye ulaşan sonuçla ölçmek.
• Teknolojiden yararlanma: yeni teknolojilerle eski sınırlamaları kaldırmak.
• Aşamalı adımları birleştirmek: ardışık ve bekleten adımları paralel ya da tek adıma indirmek.

BPR genellikle bir proje olarak yürütülür ve üst yönetimin desteğini gerektirir; çünkü rol, sorumluluk ve sistem değişiklikleri birlikte gelir.

BPR adım adım nasıl yürütülür?

Bir BPR projesi genellikle şu aşamalardan geçer.

• Kapsamı seçin: yeniden tasarım hangi uçtan uca süreç için yapılacak, hedefler neler.
• Mevcut süreci haritalayın ve darboğazları, beklemeleri, tekrarları ve hataları gösterin.
• Varsayımları sorgulayın: bu adım neden yapılıyor, kim için, kaldırılırsa ne olur.
• Yeni süreci tasarlayın; birden fazla seçenek üretin ve karşılaştırın.
• Yeni sürecin gerektirdiği rol, sistem ve ölçüm değişikliklerini planlayın.
• Pilot uygulama yapın, sonuçları ölçün ve yaygınlaştırın.
• Değişim yönetimini baştan yürütün; çalışanları dönüşümün parçası yapın.

Örnek: kredi başvuru süreci

Örneğin bir finans kuruluşunun kredi başvuru süreci birden fazla birim arasında dolaşıyor olsun: başvuru alınır, evrak kontrol edilir, risk değerlendirilir, onay verilir ve sözleşme hazırlanır. Her aşamada bekleme ve tekrar giriş yaşanır.

BPR çalışması bu süreci uçtan uca inceler. Ardışık kontrollerin bir kısmı paralel hale getirilir, tekrar eden veri girişleri tek kayıt noktasına indirilir, belirli standart başvurular otomatik değerlendirmeye alınır. Karmaşık vakalar uzman ekibe yönlendirilir.

Sonuçta yalnızca bir adım hızlanmaz; sürecin kendisi yeniden kurulur. Bu da müşteri bekleme süresini ve operasyonel emek yükünü azaltmayı hedefler.

BPR ile sürekli iyileştirme (kaizen) arasındaki fark

Sürekli iyileştirme, mevcut süreci küçük ve düzenli adımlarla geliştirir; kaizen bu yaklaşımın tipik adıdır. BPR ise köklü ve genellikle tek seferlik bir yeniden tasarımdır.

• Kapsam: kaizen dar ve sık, BPR geniş ve seyrek.
• Risk: kaizen düşük riskli, BPR yüksek riskli ve yüksek getirili.
• Katılım: kaizen çalışanların sürekli katkısıyla, BPR üst yönetim sponsorluğunda yürür.

DMAIC gibi yapılandırılmış iyileştirme yöntemleri çoğunlukla mevcut sürecin içinde kalır. İki yaklaşım rakip değildir: BPR ile yeni süreç kurulur, kaizen ile o süreç zamanla incelir.

BPR'de sık yapılan hatalar

• Teknolojiyle başlamak: yeni sistem alınır ama süreç mantığı aynı kalır.
• Çalışanları dışarıda bırakmak: değişikliğe direnç artar ve uygulamadaki bilgi kaybolur.
• Kapsamı fazla geniş tutmak: tüm kurumu aynı anda dönüştürmek yönetilemez hale gelebilir.
• Ölçüt tanımlamamak: iyileşmenin neye göre sayılacağı baştan belirlenmezse proje başarısı tartışmalı kalır.
• Değişim yönetimini ihmal etmek: BPR yalnız teknik değil, kültürel bir dönüşümdür.

Bu hatalar yüzünden BPR projeleri beklenen faydayı sağlayamayabilir.

Mindset programlarında BPR

Süreç Analizi ve İyileştirme programı Süreç Analizi Temelleri, Kök Neden Analizi Teknikleri, Süreç Yeniden Tasarımı (BPR) ve Değişim Yönetimi ve Süreç Yayınlama modüllerini içerir. Süreç Haritalama (Process Mapping) programında Akış Şeması Teknikleri ile Değer Akış Haritalama (VSM) modülleri yer alır.

Bu modüller, mevcut süreci çözümlemekten yeni süreci tasarlamaya ve değişimi yaygınlaştırmaya kadar akışı çalışmak isteyenler için ilgili başlıklardır.