Süreç madenciliği (process mining) nedir ve nasıl çalışır?

Süreç madenciliği nedir?

Süreç madenciliği (process mining), bilgi sistemlerinin kaydettiği olay günlüklerinden iş süreçlerinin gerçekte nasıl işlediğini otomatik olarak çıkaran, görselleştiren ve tasarlanan süreçle karşılaştıran bir analiz yöntemidir. Sürecin nasıl işlemesi gerektiğini anlatan bir şema yerine, sistemlerin fiilen kaydettiği izlere bakar.

Geleneksel süreç analizi toplantılar, görüşmeler ve el çizimi akış şemalarına dayanır; bunlar kişilerin hatırladığını ve anlattığını yansıtır. Süreç madenciliği ise ERP, CRM, destek talep sistemi gibi kayıtların zaman damgalı verisinden yola çıkar ve kişi görüşü yerine veriyi esas alır.

Nasıl çalışır? Olay günlüğü

Temel girdi olay günlüğüdür (event log). Her satır bir olayı anlatır ve en az üç bilgi taşır: • Vaka kimliği: sürecin hangi örneği olduğu, örneğin bir sipariş ya da fatura numarası • Faaliyet: ne yapıldığı, örneğin "onaylandı" • Zaman damgası: ne zaman yapıldığı

Yazılım, aynı vakaya ait olayları zamana göre dizer ve binlerce vakadan tek bir süreç haritası üretir. Haritada hangi yolun ne sıklıkla izlendiği, adımlar arasındaki bekleme süreleri ve beklenmedik sapmalar görünür. Bu yüzden verinin hazırlanması ve kalitesi çalışmanın en emek isteyen kısmıdır.

Üç ana kullanım biçimi

• Keşif: Elde yalnızca olay günlüğü varken sürecin gerçek modeli çıkarılır.
• Uyum kontrolü: Gerçek akış, tanımlı süreç ya da kurallarla karşılaştırılır; atlanan onaylar ve sırası bozulan adımlar tespit edilir.
• İyileştirme ve geliştirme: Darboğazlar, tekrar eden işler ve gereksiz bekleme noktaları belirlenir; müdahalenin etkisi sonradan ölçülür.

İleri aşamada karar mantığının çıkarılması ve süreç sonucunun tahmin edilmesi de bu alanın parçasıdır.

Küçük bir örnek

Örneğin bir şirketin satın alma sürecinde talep, onay, sipariş ve fatura eşleştirme adımları vardır. Tasarlanan akışta sipariş onaydan sonra verilmelidir. Olay günlüğü incelendiğinde bazı vakalarda siparişin onaydan önce verildiği ve bazı faturaların aynı adımda tekrar tekrar beklediği görülür. Süreç madenciliği bu sapmaların sayısını, hangi birimde yoğunlaştığını ve hangi adımda zaman kaybı yaşandığını gösterir. Kimin hata yaptığını aramak yerine sürecin nerede tıkandığına odaklanılır.

Benzer kavramlardan farkı

Süreç haritalama genellikle insanlarla yapılan atölyelere dayanır ve süreci olması gerektiği gibi çizer. Süreç madenciliği ise veriden gerçeği çıkarır. Süreç otomasyonu (RPA) mevcut adımları yazılımla yapar; süreç madenciliği önce hangi adımın otomasyona değeceğini gösterir. İş zekası ise sonuç göstergelerini raporlar, süreç madenciliği sonucun hangi yoldan geldiğini açıklar.

Nerede kullanılır?

Satın alma, sipariş-tahsilat, finans ve muhasebe, müşteri hizmetleri, sağlık hizmetleri, bankacılık ve üretim gibi kayıt altına alınan süreçlerin bulunduğu her alanda kullanılabilir. Önkoşul, sürecin bilgi sistemlerinde zaman damgalı iz bırakmasıdır; kâğıt üzerinde ya da sözlü yürüyen adımlar haritada görünmez.

Mindset programlarında nerede işlenir?

Süreç Madenciliği (Process Mining) programının modülleri arasında temel kavramlar, olay günlüğü hazırlama ve veri kalitesi, Celonis ile süreç keşfi ve görselleştirme, uyum kontrolü ve sapma analizi ile ileri teknikler yer alır.