Primavera P6 ile Excel arasında veri aktarma
Aktivite verisini Excel'de toplu düzenleyip P6'ya geri alabilirsiniz. Hızlı ve tam dışa aktarma yollarını, geri alınabilir tablo kurallarını ve çift kayıt yaratan tuzakları öğrenirsiniz.
Bir bakışta
- Hızlı yol, aktivite tablosundaki sağ tık menüsüdür. Export to Excel, tabloda görünen sütunları açık proje için dışa aktarır.
- Birden çok proje ya da tam konu alanları için File, Export kullanılır. Şablon ve filtreyle hangi alanların ve aktivitelerin gideceğini belirlersiniz.
- Dosyanın ilk satırı, geri alma için kritik başlık satırıdır. Başlıkları ve sayfa adlarını değiştirmezseniz dosya içe aktarılabilir kalır.
- Aktivite kimliği (Activity ID) benzersiz anahtardır. Kimliği değiştirmek yeni kayıt yaratır; eskisini silmek gerekir ve bağlı kayıtlar da silinir.
- Süre, birim, maliyet ve yüzde alanlarını tek tek içe alın. P6 hangisinin önce değiştiğini bilemez; birlikte güncellemek beklenmedik sonuç verir.
Excel aktarımı ne zaman işe yarar?
P6 arayüzünde yüzlerce aktivitenin süresini, açıklamasını ya da kodunu tek tek düzeltmek yorucudur. Excel'e aktarıp toplu düzenlemek, sonra P6'ya geri almak bu işi hızlandırır. Aynı yol, başka bir sistemden gelen aktivite listesini P6'ya taşımak ve proje verisini yönetime tablo olarak sunmak için de kullanılır.
Önce amacınızı ayırın. Yalnız raporlama ya da inceleme amacıyla alıyorsanız veri geri gelmeyecektir ve tabloyu istediğiniz gibi biçimlendirebilirsiniz. Güncelleme amacıyla alıyorsanız dosya P6'ya geri alınacaktır ve dosya yapısına dokunmamanız gerekir. Bu amaçların kuralları farklıdır.
P6'dan P6'ya taşıma için XER daha uygun yoldur; Excel kayıpsız yedek değildir. Excel yolu, tablo olarak düzenlenebilecek konu alanları içindir.
Dışa aktarma: hızlı yol ve tam yol
Hızlı yol: aktivite tablosunda sağ tıklayıp Export to Excel'i seçin. P6 açık projenin aktivite tablosunda görünen sütunları dışa aktarır. Baz plan alanlarını da dışa aktarabilirsiniz. Birden çok projeyi tek dosyaya aktaracaksanız bu yol yetmez; File, Export kullanılır.
Tam yol: projeleri açın, File, Export deyin, Spreadsheet seçeneğini seçin. Konu alanlarını (aktiviteler, ilişkiler, harcamalar, kaynak atamaları gibi) işaretleyin, dışa aktaracağınız projeyi seçin. Şablonda hangi alanların gideceğini, filtreyle aktivitelerin yalnız bir kısmını ve sıralamayı belirleyebilirsiniz. Şablon seçmezseniz varsayılan şablon kullanılır. Dosya adını ve yerini yazıp Finish'e tıklayın. Birden çok konu alanı seçtiyseniz her biri aynı dosyada ayrı çalışma sayfasına yazılır.
Ön kontrol: Edit, User Preferences, Time Units sekmesinde alt birim (sub-unit) kutusunun boş olması gerekir; dışa aktarma alt birimli süre ve birim biçimini desteklemez.
Dışa aktarma yolu, ihtiyaca göre seçilir
Hangi yolu kullanmalısınız?
- Açık projenin tabloda gördüğüm sütunlarıSağ tık, Export to ExcelHızlı yol; görünen sütunlar gider.
- Birden çok proje tek dosyayaFile, Export, SpreadsheetBirden çok proje için bu yol gerekir.
- İlişki, harcama veya kaynak ataması gibi ek konu alanlarıFile, Export, SpreadsheetHer konu alanı ayrı çalışma sayfasına yazılır.
- Yalnız filtreli aktiviteler, seçili alanlarŞablonla File, ExportŞablonda alan, filtre ve sıralama belirlenir.
Tabloyu düzenlerken uyulacak kurallar
Dosya geri alınacaksa şu kurallara uyun:
- İlk satır her sütunun alan adını verir. Bu başlıkları değiştirmeyin; içe aktarma bunlara bakar. Alan adı eşleşmeyen sütun içe alınmaz ve hata günlüğüne yazılır.
- İkinci satırdaki başlık metnini (caption) değiştirebilirsiniz; içe aktarmada yok sayılır.
- Çalışma sayfası adlarını değiştirmeyin. Adı değişen sayfa içe aktarılamaz.
- Her konu alanını kendi sayfasında güncelleyin.
- Sütun sırası önemli değildir; sütun görünür olmasa da içe alınır.
- Benzersiz anahtar alanları silmeyin, değiştirmeyin ve boş bırakmayın. Aktivitelerde anahtar Activity ID'dir; ilişkilerde öncül, ardıl ve ilişki türü birlikte anahtardır.
- Yüzde alanındaki değerler yüzde olarak okunur; sayı ile yüzdeyi karıştırmayın.
- Dilin aynı kalması gerekir: dışa aktarılan dosya hangi dildeyse güncellemeler de o dilde olmalıdır.
- USERDATA sayfasını düzenlemeyin; kullanıcı tercihlerinin referansıdır.
Satır silmek için dosyanın son sütunu olan Delete This Row alanına d yazın. İçe aktarmada o satırdaki kayıt projeden silinir.
Excel güncellemesi, gidiş-dönüşlü bir döngüdür
Dışa aktar, düzenle, geri al, doğrula
- Dışa aktarKonu alanı ve şablon seçilir.
- Kopyasını alOrijinal dosyayı yedek tutun.
- DüzenleBaşlık, sayfa adı ve anahtarlara dokunmadan.
- İçe aktarHedef proje ve konu alanları seçilir.
- DoğrulaGünlüğe ve P6'daki sonuca bakılır.
Excel'den P6'ya içe aktarma
File, Import deyin ve Spreadsheet seçeneğini seçin. Gözat düğmesiyle dosyayı gösterin; konu alanları dosyadan okunur. İçe alacağınız konu alanlarını işaretleyin ve Import To alanındaki gözat düğmesiyle hedef projeyi seçin. Özeti kontrol edip Finish'e tıklayın.
İçe aktarma için gerekli yetki kullanıcıya bağlıdır; yetkisi olmayan kullanıcı bu adımı yapamaz. Yetki hatası alırsanız P6 yöneticisine başvurun.
İçe aktarma yeni bir sözlük öğesi yaratmaz. Aktiviteye atadığınız aktivite kodu ya da kaynak P6'daki sözlükte yoksa içe aktarma onu eklemez ve bu durum günlük dosyasına yazılır. Aynı kural kaynak, rol, kod ve değerleri, takvimleri, maliyet hesaplarını ve WBS'yi kapsar. WBS'de belirtilen düğüm yoksa ama üst düğüm varsa aktivite üst düğüme eklenir. Üst düğüm de yoksa aktivite içe alınmaz ve hata günlüğüne yazılır.
Başlıktaki Activity ID eksik bir aktivite satırı içe alınamaz. Hata mesajı kullanıcının Temp klasöründeki PRM_XLSIMPORT.TXT günlük dosyasına yazılır; bir şeyler eksik geldiyse ilk bakılacak yer burasıdır.
Süre, birim, maliyet ve yüzde: tek tek güncelleyin
Bu alanlar birbirine bağlı hesaplandığı için P6 aynı anda gelen değişikliklerde hangisinin önce güncellendiğini bilemez. Örneğin tamamlanma yüzdesi ile kalan süreyi birlikte değiştirirseniz sonuç beklediğiniz gibi olmayabilir.
Oracle'ın önerdiği yöntem şöyledir: dışa aktarma dosyasının bir kopyasını alın, kopyada güncellemek istediğiniz tek alanı değiştirin, o aktivite satırında benzersiz olmayan ve yıldızla işaretli olmayan diğer alanları Backspace ya da Delete ile boşaltın. İçe aktarmada yalnız yeni değer güncellenir ve diğer alanları P6 hesaplar. Aynı adımları güncellemek istediğiniz her alan için ayrı ayrı yineleyin.
Bu, toplu ilerleme güncellemesi için güvenli bir yoldur ama zahmetlidir. Çok sayıda aktivitenin ilerlemesini güncelliyorsanız P6'nın kendi toplu güncelleme araçlarını karşılaştırın; Excel yolu özellikle P6'ya doğrudan erişimi olmayan saha ekibinden gelen bir tabloyla çalışılan durumlar için uygundur.
Sık yapılan hatalar
- Activity ID'yi dosyada değiştirmek. Kimlik anahtar olduğu için P6 yeni kayıt görür. Kimliği gerçekten değiştirmek istiyorsanız eski aktiviteyi silmeniz gerekir ve silmek, aktiviteye bağlı issue kayıtlarını, kaynak atamalarını, ilişkileri ve kodları da siler.
- Kaynak ataması anahtar alanlarını değiştirmek. Aktivite kimliği, kaynak, rol ya da maliyet hesabı değişirse P6 orijinal atamayı korur ve yeni değerle yinelenen bir atama ekler.
- Maliyet hesabını hiyerarşi yoluyla bekleyip dosyada yalnız son düzeyi görmek. Kaynak atamalarında yalnız en alt düzey maliyet hesabı dışa aktarılır; aynı projeye geri alırsanız bazı durumlarda yinelenen atama oluşur.
- Geçmiş dönem gerçekleşen (finansal dönem) sütunlarının geri geleceğini sanmak. İçe aktarmada bu sütunlar yok sayılır.
- Başka bir veritabanına kullanıcı tanımlı alanları taşımak. Bu alanları aynı veritabanına geri alın ya da hedefte aynı tanımların olduğundan emin olun.
- Tarihleri metin sanıp biçimini bozmak. Tarihler dışa aktarmada metin olarak yazılır; Excel'deki biçim ayarına dikkat edin ve içe aktarmada P6 kullanıcı tercihlerindeki tarih biçimi kullanılır.
Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız
Veri paylaşımı ve raporlama, Primavera P6 ile İş Programı Hazırlama programının raporlama, düzenler ve veri paylaşımı modülünün konusudur. Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitimi de raporlama, izleme ve performans analizini ele alır.
Planlama ekipleri için asıl kazanım, Excel'i bir kopyalama aracı değil, kurallı bir veri alışverişi kanalı olarak kullanmaktır.
İlgili Mindset programı
Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitimi
Sık sorulan sorular
P6'dan Excel'e hızlıca nasıl veri alırım?
Aktivite tablosunda sağ tıklayıp Export to Excel'i seçin. P6 açık projenin tabloda görünen sütunlarını dışa aktarır. Hangi sütunların gideceğini önceden aktivite tablosunun sütun ayarlarından belirleyin. Birden çok proje ya da ek konu alanları gerekiyorsa File, Export yolunu kullanın.
Excel'de düzenlediğim aktiviteleri P6'ya nasıl geri alırım?
File, Import, Spreadsheet seçeneğini izleyin, dosyayı gösterin, konu alanlarını ve hedef projeyi seçip Finish'e tıklayın. Dosyanın başlık satırını, çalışma sayfası adlarını ve benzersiz anahtar alanlarını değiştirmemiş olmanız gerekir. Hata olursa Temp klasöründeki günlük dosyası nedenini gösterir.
Yeni aktiviteleri Excel'den P6'ya eklemek mümkün mü?
Evet. Dışa aktarılmış bir aktivite dosyasındaki yapıya uygun yeni satırlar ekleyip her satıra benzersiz bir Activity ID yazarsanız içe aktarma bu aktiviteleri projeye ekler. Aktivite kimliği olmayan satır içe alınamaz ve hata günlüğüne düşer. WBS düğümünün ve atadığınız kodların projede önceden tanımlı olduğundan emin olun.
Excel yolu ile XER arasındaki fark nedir?
XER, P6 projesini yedeklemek ve başka bir P6 kullanıcısına taşımak için kullanılan P6'ya özgü dosyadır. Excel yolu, aktivite gibi konu alanlarını tablo olarak düzenleme ve toplu güncelleme içindir ve kayıpsız yedek değildir; örneğin geçmiş dönem gerçekleşen sütunları geri alınmaz.
Satır silmek P6'daki aktiviteyi de siler mi?
Evet. Dosyanın son sütunu olan Delete This Row alanına d yazılan satırın kaydı, içe aktarmada projeden silinir. Aktivite silinirse issue kayıtları, kaynak atamaları, ilişkileri ve aktivite kodları gibi bağlı kayıtlar da silinir. Bu yüzden silme satırlarını içe aktarmadan önce dikkatle gözden geçirin.
İlgili rehberler
İlgili eğitimler
Kategori: Proje Yönetimi ve Çeviklik