Primavera P6'da rapor nasıl alınır: sihirbaz, önizleme ve çıktı

P6'da rapor almanın yolları

P6'da rapor istemek, aslında birbirinden farklı işlerden birini ifade eder. Birincisi Tools, Reports, Reports yoluyla ulaşılan hazır standart raporlardır. İkincisi Report Wizard ve Report Editor ile kurulan özel raporlardır. Üçüncüsü ise rapor sayılmayan ama pratikte aynı amaçla kullanılan işlemdir: aktivite tablosu, Gantt ve profil gibi ekran düzeninin (layout) doğrudan yazdırılması.

Bu ayrım önemlidir, çünkü her birinin sayfa ayarı ve çıktı seçenekleri farklı yerdedir. Rapor penceresindeki bir raporun üst ve alt bilgisi File, Page Setup yolundan ayarlanır; ekran düzeninin yazdırılmasında ise ayrıca bir Options sekmesi vardır ve bu sekme raporlar için kullanılamaz.

Bir ölçüt şudur: aynı çıktıyı düzenli olarak, farklı projelerde yeniden almak istiyorsanız rapor kurun. Toplantı için bir kez Gantt çıktısı alacaksanız ekran düzenini yazdırmak yeterlidir.

Hazır raporları çalıştırmak

Hazır raporlara Tools, Reports, Reports yoluyla ulaşılır. Reports penceresinde bir rapor seçin ve araç çubuğundaki Run düğmesine tıklayın ya da raporun üzerine sağ tıklayıp Run, Report komutunu verin. Açılan pencerede çıktıyı ekrana önizleme olarak almak için Print Preview, doğrudan yazıcıya göndermek için Directly to Printer seçeneğini kullanırsınız.

Bir raporu çalıştırmak için özel bir yetki gerekmez; rapor oluşturmak ve düzenlemek ise ayrı düzenleme yetkisi ister. Yetkiniz yoksa raporu çalıştırabilir ama değiştiremezsiniz. Genel raporlar ile yalnız belirli bir projeye ait raporlar için yetkiler de ayrıdır.

Bir raporu derleyip WP & Docs kaydı oluşturma seçeneği de vardır. Bu, raporu belge kayıtları arasında erişilebilir kılar; ekip aynı çıktıyı yeniden üretmek yerine kayıtlı halini açabilir.

Report Wizard ile özel rapor kurmak

Hazır raporlar ihtiyacı karşılamıyorsa Report Wizard devreye girer. Sihirbaz sizi adım adım yönlendirir:

• Önce bir kategori ve o kategoriye ait veri alanlarını seçersiniz; örneğin aktivite, kaynak ya da maliyet verisi.
• Ardından veriyi gruplarsınız. Bu, raporun hangi başlıklar altında toplanacağını belirler.
• Sonra sıralama ölçütlerini verirsiniz.
• Süzgeçle yalnız ilgili kayıtların rapora girmesini sağlarsınız.
• Gerekirse zamana dağıtılmış birim ve maliyet verisini eklersiniz.
• Son adımlarda sütun genişliklerini, rapor başlığını ve gerçekleşen değerlerin hangi dönemden alınacağını ayarlayıp önizlersiniz.

Sihirbazla kurulan raporlar, Reports penceresinde sihirbaz simgesiyle görünür. Daha ayrıntılı bir düzen gerekirse raporu Report Editor ile değiştirebilirsiniz; editörde gruplama, sıralama, süzme, birleştirme, grafik ekleme ve HTML bağlantısı gibi işler yapılır. Burada önemli bir tuzak vardır, aşağıda ayrıca anlatılıyor.

Çıktı almak: önizleme, yazıcı ve dosya

Çıktıdan önce her zaman önizleme yapın. Sayfa kırılmaları, kesilen sütunlar ve taşan başlıklar kâğıda çıkmadan görülür. Önizleme penceresinden sayfa ayarına geçebilirsiniz.

P6 raporu metin ya da HTML dosyası olarak kaydedebilir. Kaydedilen dosya bir elektronik tablo programına aktarılabilir, e-postayla gönderilebilir, bir web sitesinde yayımlanabilir veya arşivlenebilir. Sihirbazın çıktı ekranında Format Numbers seçeneği vardır; süre ve birim etiketleri ile para birimi simgelerini gösterir. Çıktıyı tabloya aktaracaksanız bu seçeneği kapatmak sayıların ayrıştırılmasını kolaylaştırır.

PDF almak için yazdırma adımında bilgisayarınızda tanımlı PDF yazıcısını seçmek yaygın yoldur. Kurumsal ortamlarda hangi yazıcının kullanılacağı bilgi işlem politikasına bağlı olduğundan, PDF çıktısı gerekiyorsa önce küçük bir test raporuyla sonucu kontrol edin.

Sayfa düzeni: kenar boşlukları, üst ve alt bilgi

Raporların sayfa düzeni File, Page Setup yolundan ayarlanır. Page sekmesinde yön, ölçek ve kâğıt boyutu, Margins sekmesinde kenar boşlukları, Header ve Footer sekmelerinde üst ve alt bilgi tanımlanır. Üst ve alt bilginin ilk sayfada, son sayfada, tüm sayfalarda ya da hiçbirinde basılması seçilebilir; bölümlere ayrılan başlıklarda metin, logo, revizyon kutusu ya da resim yerleştirilebilir. Üst bilgi kenar boşluğu üst boşluktan, alt bilgi kenar boşluğu alt boşluktan büyük olamaz.

Ekran düzenini yazdırırken ise Page Setup penceresinde ek bir Options sekmesi görürsünüz. Burada çıktıya neyin gireceğini belirlersiniz: zaman ölçeğinin başlangıç ve bitiş tarihi, aktivite tablosu, tüm sütunlar, kılavuz çizgileri, Gantt Chart, profil ve alt görünümdeki tablo. Break Page Every Group seçeneği her yeni grupta sayfa değiştirir.

Bir kural: yalnız ekranda görünen şey yazdırılabilir. Profil ya da iz sürme (Trace Logic) çıktıya girsin istiyorsanız o görünümün düzende açık olması gerekir.

Sık yapılan hatalar

En sık hata, wizard ile kurulmuş bir raporu Report Editor'de değiştirip sonra sihirbazda yeniden açmaktır. Sihirbaz editördeki değişiklikleri siler. Raporu editörde özelleştirecekseniz önce kopyasını alın, orijinal sihirbaz raporunu saklayın.

İkinci hata, ekran düzenini yazdırırken Gantt ya da profilin çıktıya girmemesine şaşırmaktır. Düzende görünmeyen öğe Options sekmesinde işaretlense bile basılmaz.

Üçüncü hata, önizleme yapmadan geniş bir aktivite tablosunu yazıcıya göndermektir. Sütunlar sayfaya sığmaz ve kâğıt boşa gider.

Dördüncü hata, aynı çıktıyı her ay elle yeniden kurmaktır. Sık kullanılan çıktı için rapor kaydetmek ya da sihirbaz raporunu bir kez kurup yeniden çalıştırmak hem zaman hem tutarlılık kazandırır. Rapor adına ve içeriğine proje dönemini yazmayı unutmayın; arşivlenen dosyaların hangi veri tarihine ait olduğu belli olmalıdır.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız

Raporlama, planlama ve kontrol ekiplerinin her dönem kapanışında kullandığı bir beceridir. Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitimi, raporlama, izleme ve performans analizi başlığını ayrı bir modül olarak işler.

Primavera P6 ile İş Programı Hazırlama programında ise raporlama, düzenler ve veri paylaşımı modülü yer alır; ekip dışına çıkan çıktının nasıl hazırlanacağını bu bağlamda çalışırsınız.