Haftalık toplantıyı tek kuralla planlamak: MS Project yinelenen görev

Yinelenen görev ne zaman gerekir?

Bir proje planında durum toplantısı, aylık rapor teslimi ya da saha denetimi gibi işler plan boyunca aynı düzenle tekrar eder. Bunları Gantt şemasına tek tek yazmak hem zaman alır hem de plan tarihleri değiştiğinde satırları elle düzeltmeyi gerektirir. Yinelenen görev, tekrarın kuralını bir kez tanımlar; oluşumları Project kendisi üretir.

Bu özellik yalnızca düzenli tekrarlar içindir. Microsoft'un belgesine göre tekrar aralığı düzensizse, örneğin bir denetim bazen kısa bazen uzun aralıklarla yapılıyorsa, her oluşum için ayrı bir görev oluşturmak gerekir. Yani önce işin gerçekten düzenli olup olmadığına karar verin; düzenliyse yinelenen görev, değilse ayrı görevler doğru yoldur.

Görevi adım adım oluşturmak

Menü adları İngilizce sürüme göre verilmiştir. Microsoft'un anlattığı yol şöyledir: • View sekmesinden Gantt Chart görünümünü açın • Yinelenen görevin görünmesini istediğiniz yerin altındaki satırı seçin • Task sekmesinde Task düğmesinin alt kısmına tıklayıp Recurring Task'i seçin • Task Name kutusuna görev adını yazın • Duration kutusuna her oluşumun süresini girin • Recurrence pattern bölümünde Daily, Weekly, Monthly ya da Yearly seçin; sağdaki seçeneklerle sıklığı ince ayarlayın • Start kutusuna başlangıç tarihini girin, ardından aralığı End after ya da End by ile belirleyin • Gerekirse Calendar listesinden farklı bir takvim seçin • OK ile onaylayın

Pencere yalnızca tekrarın kuralını toplar. Hangi günlerde toplantı yapılacağı gibi ayrıntılar, düzen seçildikten sonra sağ tarafta açılan alanlardan girilir.

Düzeni ve aralığı doğru seçmek

Yinelenme düzeni temel seçeneklerle başlar: günlük, haftalık, aylık ve yıllık. Seçimden sonra sağdaki alanlar ince ayar sunar. Örneğin her salı ve perşembe yapılan kısa bir koordinasyon toplantısı için haftalık düzen seçilir ve ilgili günler işaretlenir; birkaç haftada bir yapılan bir gözden geçirme için de aynı pencere kullanılır.

Aralığı belirlerken seçenekler vardır. Toplantı sayısı baştan belliyse End after ile tekrar sayısı girilir. Tekrar projenin bir kilometre taşında bitecekse End by ile bitiş tarihi girilir. Proje takvimine bağlı bir toplantı serisinde çoğunlukla bitiş tarihi tercih edilir; çünkü seri, projenin gerçek sonuna kadar uzanır ve fazladan oluşum üretmez.

Özet görev, kaynak ve takvim

Yinelenen görev oluşturulduğunda Project, tekrarları gösteren bir özet görev ve altında oluşumlar üretir. Kaynak atamasını oluşumlara tek tek yapmayın; yalnızca özet yinelenen göreve atayın. Project aynı kaynağı her örneğe kendisi uygular. Toplantıya katılan kişi sayısı değişirse düzeltmeyi tek satırda yaparsınız.

Bazı işler proje takviminden farklı çalışma saatlerinde yapılır; gece vardiyası buna örnektir. Böyle bir görev için Calendar listesinden uygun takvimi seçin. Kaynak takvimlerini hesaba katmadan, kaynak müsait olmasa bile görevi yerleştirmek isterseniz pencerede Scheduling ignores resource calendars seçeneği bulunur. Bu seçeneği bilinçli kullanın; kaynağın gerçekte çalışmadığı bir güne toplantı koymak planı yanıltabilir.

Sık yapılan hatalar

Yinelenen görevlerde hatalar çoğunlukla düzen seçimi ve atama yerinden kaynaklanır: • Düzensiz bir tekrarı yinelenen görevle kurmaya çalışmak. Çözüm: her oluşumu ayrı görev yapmak • Kaynağı oluşumlara tek tek atamak. Çözüm: özet yinelenen göreve tek atama yapmak • Başlangıç tarihini projenin başlangıcından önce girmek. Çözüm: ilk toplantının gerçekleşeceği tarihi yazmak • Aralığı hiç düşünmeden End after ile bırakmak; proje uzayınca seri erken biter. Çözüm: proje sonuna bağlı seride End by kullanmak • Vardiyalı ya da farklı çalışma saatli işi proje takvimiyle planlamak. Çözüm: Calendar listesinden uygun takvimi seçmek

Takvim ayarının kendisini ayrıntılı öğrenmek için proje takvimi sayfasına, tekrarların bağımlılıklarla ilişkisi için görev bağımlılıkları sayfasına bakabilirsiniz.

Örnek: proje boyunca haftalık durum toplantısı

Bir yazılım projesinde ekip, her salı kısa bir durum toplantısı yapıyor ve toplantı proje bitene kadar sürüyor. Plan şöyle kurulur: Task Name kutusuna toplantının adı yazılır, Duration kutusuna toplantının süresi girilir, Weekly düzeni ve salı günü seçilir, Start kutusuna ilk toplantının tarihi yazılır ve aralık End by ile projenin bitiş tarihine bağlanır.

Sonra toplantıya katılan kişiler özet göreve atanır. Böylece her toplantı için ilgili kişilerin takviminde zaman ayrılmış olur ve toplantıya katılımın kaynak yüküne etkisi planda görünür. Proje takvimi sonradan değişir, örneğin resmî bir tatil salıya denk gelirse, toplantının hangi takvime göre planlandığı önem kazanır; bu yüzden toplantıyı proje takvimine bağlı tutmak, yalnızca gerçekten farklı çalışma düzeni olan işlerde ayrı takvim seçmek doğru yaklaşımdır.

Aynı kurgu aylık yönlendirme komitesi ya da haftalık saha denetimi için de geçerlidir: düzen ve aralık değişir, adımlar aynı kalır. Düzenli bir işin plana girmesi, proje yöneticisine toplantı ritminin kaynak ve takvim üzerindeki etkisini gösterir.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız

MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi, Gantt şeması ve kritik yol analizini, ilerleme takibini ve güncellemeyi ayrı modüllerde ele alır. Yinelenen görevler bu modüllerde kurulan planın bir parçasıdır; toplantı ritmini ve kaynak atamasını plana yerleştirmek isteyen proje yöneticileri ve planlama uzmanları için uygundur.