Tarih kısıtı mı, son tarih mi: MS Project'te esnekliği kaybetmeden tarih yönetmek

Kısıt ile son tarih aynı şey değildir

Bir görevin belirli bir tarihte başlaması ya da bitmesi gerektiğini Project'e farklı biçimlerde anlatabilirsiniz. Kısıt bunlardan biridir. Kısıtlar, otomatik planlanan bir görevin başlangıç veya bitiş tarihini denetler ve bağımlılıklara göre hesaplanan tarihi değiştirebilir. Son tarih ise ayrı bir araçtır. Microsoft'a göre son tarih, görev planlamasını genellikle etkilemez; görev hedef tarihi kaçırdığında Gantt şemasında bir ok ve gösterge sütununda bir uyarı belirir.

Microsoft'un kısıt belgesi, görevin bitişini bir tarihe bağlamakla (Must Finish On kısıtı) yalnız bir hatırlatma koymayı (deadline) açıkça ayırır. Kısıt, planı istemediğiniz yönlerde kilitleyebilir; son tarih ise sadece hatırlatır. Bu yüzden tarihi kontrol etmek ama planı kilitlememek istiyorsanız deadline kullanın.

Kısıt türleri ve esneklik düzeyleri

Microsoft'un kısıt belgesi kısıtları esnekliklerine göre gruplar. • Esnek kısıtlar: As Soon As Possible (görev mümkün olan en erken başlar) ve As Late As Possible (diğer görevleri geciktirmeden mümkün olan en geç başlar). Tarih gerektirmez. • Yarı esnek kısıtlar: Start No Earlier Than, Finish No Earlier Than, Start No Later Than ve Finish No Later Than. Görev belirli bir tarihten önce başlayamaz ya da sonra başlayamaz gibi bir sınır koyarlar; sınır içinde görev serbesttir. • Esnek olmayan kısıtlar: Must Start On ve Must Finish On. Görevi belirli bir tarihe sabitlerler.

Varsayılan, başlangıç tarihinden planlanan projede As Soon As Possible, bitiş tarihinden planlanan projede As Late As Possible'dır. Microsoft'un planlama belgesi şunu açıkça söyler: neredeyse her durumda As Soon As Possible kısıtını kullanın, diğer kısıtları yalnız gerektiğinde koyun. Tarih kısıtları planın karmaşıklığını artırır ve planlama seçeneklerinin esnekliğini azaltır.

Kısıt bağımlılıkla çatışınca ne olur

Bir görev hem bir öncüle bağlı hem de esnek olmayan bir kısıt taşıyorsa Microsoft'a göre kısıt kazanır: esnek olmayan kısıtlar genellikle görev bağımlılıklarını geçersiz kılar ve görevi seçtiğiniz tarihe bağlar. Öncül kaysa bile kısıtlı görev yerinde kalır. Bu, bazı durumlarda istenen bir davranıştır; ama çoğu zaman planı sessizce yanıltır, çünkü öncül gecikmesi ardıla yansımaz.

Öncül görev, kısıtlı ardılın tarihinden sonra bittiğinde negatif bolluk doğar. Microsoft negatif bolluğun projenin bitiş tarihini daha da kısıtlayacağını belirtir. Planlamada eksi bolluk, çözülmesi gereken bir çatışmanın işaretidir.

Microsoft bu davranışın File > Options > Schedule altındaki Tasks will always honor their constraint dates ayarıyla ilişkili olduğunu belirtir. Planınızda bu ayarın durumunu kontrol etmeden kısıtlı bir planı yorumlamak yanlış sonuçlara götürür. Menü adları Project sürümüne göre farklılaşabilir; kullandığınız sürümün güncel arayüzünü kontrol edin.

Kısıt ve son tarih nasıl konur, nasıl kaldırılır

Kısıt için Gantt Chart görev listesinde görev seçilir, Task > Information yolundan Advanced sekmesi açılır ve Constraint type listesinden bir seçenek belirlenir. As Soon As Possible ve As Late As Possible dışındaki kısıtlar için Constraint date kutusuna tarih yazılır. Başlangıç ya da bitiş tarihini doğrudan elle yazmak da görevde bir kısıt oluşturur; Microsoft bu yüzden plan görevlerine tarih yazarken dikkatli olmayı hatırlatır, çünkü görev değişen takvimle birlikte esnemez.

Kısıt tamamen silinemez, yalnız sıfırlanır. Constraint type listesinden proje başlangıç tarihinden planlanıyorsa As Soon As Possible, bitiş tarihinden planlanıyorsa As Late As Possible seçilir. Sıfırlamak, kısıtı etkisiz hâle getirir.

Son tarih için göreve sağ tıklayıp Information > Advanced yolu izlenir ve Deadline kutusuna tarih yazılır. Gantt şemasında bir ok görünür; bitiş tarihi bu tarihe denk geliyor ya da sonrasına düşüyorsa gösterge sütununda bir işaret belirir ve renk değiştirir. Son tarih genellikle planı değiştirmez, ama toplam bolluğu etkileyebilir: bolluk sıfıra inerse görev kritik olur.

Kısıtları denetlemek ve çatışmaları çözmek

Kısıtlı bir planı sağlıklı tutmak için düzenli bir tarama yapın. Sayfa görünümüne Constraint Type ve Constraint date sütunlarını ekleyip hangi görevlerin esnek olmayan ya da yarı esnek kısıt taşıdığını listeleyin. Her biri için şu soruyu sorun: bu tarih dışarıdan gelen gerçek bir zorunluluk mu, yoksa planlamacının kolaylık için yazdığı bir tarih mi?

Gerçek zorunluluklar kısıt olarak kalır ve nedenleri görev notuna yazılır. Kolaylık için yazılanlar As Soon As Possible'a çevrilir ve yerine bağımlılık kurulur. Yalnız takip edilmek istenen hedefler deadline'a taşınır. Sonra negatif bolluklu görevler taranır: eksi bolluk, bir kısıt ile bağımlı bir zincir arasındaki çatışmayı gösterir. Çözüm; öncülün süresini kısaltmak, kaynak eklemek, kısıtı gevşetmek ya da tarihi paydaşla yeniden müzakere etmektir.

Örneğin bir ofis taşınma planında 'mobilya teslim' görevi tedarikçi sözleşmesindeki tarihe Must Start On ile bağlanmıştır. Ofis hazırlığı gecikince plan bunu göstermiyor, çünkü mobilya görevi yerinde duruyor. Kısıt gerçek olsa bile, hazırlık görevine ayrıca deadline koymak ve negatif bolluğu izlemek sorunu görünür kılar. Kısıt gerçek değilse mobilya görevi hazırlığa bağımlılıkla bağlanır ve gecikme otomatik olarak yansır.

Sık yapılan hatalar

• Bağımlılık yerine tarih yazmak: Plan, öncül kaydığında güncellenmez; elle yazılan tarih bir kısıt oluşturur.
• Her göreve katı kısıt koymak: Plan esneklik kaybeder ve küçük bir gecikme zincirleme çatışma üretir.
• Kısıtın nedenini yazmamak: Planı devralan kişi tarihin neden bağlandığını anlayamaz.
• Deadline yerine kısıt kullanmak: Yalnız takip etmek istediğiniz hedefi kilide çevirirsiniz.
• Negatif bolluğu görmezden gelmek: Bu, planın içinde çatışma olduğunun işaretidir.
• Kısıt ayarını bilmemek: Tasks will always honor their constraint dates ayarını kontrol etmeden çatışmayı yorumlamak yanıltır.
• Kısıtı silebileceğini sanmak: Kısıt silinmez, As Soon As Possible veya As Late As Possible olarak sıfırlanır.

Bu beceriyi Mindset programında nerede çalışırsınız

Mindset'in MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi'nde Görev Planlama ve İş Kırılım Yapısı (WBS) modülü görev girişini, Zaman Çizelgesi (Gantt Şeması) ve Kritik Yol Analizi modülü ise tarihlerin ve kritik yolun yönetimini ele alır. Planın tarihlerini sözleşmeye ya da müşteri taahhüdüne bağlamak zorunda kalan proje yöneticileri ve planlama uzmanları için konu bu çerçevede çalışılır.