Program sıkıştırma: crashing ve fast tracking ile süre kısaltma
Proje bitiş tarihi öne çekilmek istendiğinde temel yollar şunlardır: kritik yola kaynak eklemek ya da aktiviteleri paralel yürütmek. Hangisinin ne zaman, hangi riskle seçileceğini ve kısaltmanın nasıl hesaplanacağını görürsünüz.
Bir bakışta
- Süre yalnız kritik yoldaki aktiviteler kısaltılınca kısalır. Kritik olmayan bir aktiviteyi hızlandırmak maliyet getirir, bitiş tarihini oynatmaz.
- Crashing kaynak ekleyerek süreyi kısaltır ve çoğunlukla maliyeti artırır. En ucuz kısaltma, birim süre başına maliyet artışı en düşük olan kritik aktiviteden yapılır.
- Fast tracking sıralı işleri paralel yapar ve yeniden iş riskini büyütür. Genellikle gerçekten bağımsız ya da esnek bağımlılığı olan işlerde uygundur.
- Her kısaltma kritik yolu değiştirebilir; hesap kısaltma sonrası yeniden yapılmalıdır. Paralel bir yol kritik hale geldiğinde, ek kısaltma o yolda da gerekir.
Süre kısaltmaya başlamadan önce: kritik yolu bilmek
Süre kısaltma kararı bir hızlandırma çabası değil, bir programlama problemidir. Proje bitiş tarihini kritik yoldaki aktiviteler belirler; boşluğu olan aktiviteler gecikse bile bitiş değişmez. Bu yüzden kritik olmayan bir aktiviteye kaynak eklemek bitişi öne çekmez, yalnızca maliyeti artırır.
İlk adım, güncel ağ diyagramı ve kritik yolun doğru olmasıdır. Aktivite süreleri tahmin edilirken kullanılan yöntemler için proje süresi tahmini sayfasına, kritik yolun hesaplanması için kritik yol yöntemi blog yazısına bakabilirsiniz. Bu sayfa farklı bir soruya cevap arar: tahmin edilmiş bir süre kabul edilemez olduğunda, onu nasıl kısaltırız ve bedeli ne olur?
Kısaltma kararından önce sorulması gereken soru da şudur: hedef tarih gerçekten sabit mi? Kapsamı daraltmak, aşamalı teslim yapmak ya da hedefi paydaşlarla yeniden konuşmak, süre sıkıştırmadan daha az riskli olabilir. Sıkıştırma, bu seçenekler yetersiz kaldığında devreye giren bir araçtır.
Crashing: kaynak ekleyerek kısaltmak
Crashing, kritik yoldaki bir aktiviteye ek kaynak, fazla mesai ya da daha hızlı çalışan bir yöntem koyarak süresini kısaltmaktır. Her aktivite aynı oranda kısalmaz ve her kısaltmanın bedeli aynı değildir. Bu yüzden önce birim süre başına ek maliyet hesaplanır; buna maliyet eğimi denir:
Maliyet eğimi = (Hızlandırılmış maliyet - Normal maliyet) / (Normal süre - Hızlandırılmış süre)
Kurgusal bir örnekte A, B ve C kritik yoldaki ardışık aktivitelerdir. A'yı kısaltmak için fazla mesai gerekiyor ve eğimi düşük. B'nin kısalması için yeni uzman getirilmesi gerekiyor ve eğimi yüksek. C ise zaten asgari sürede çalışıyor, daha fazla kısaltılamıyor. Hedefe ulaşmak için önce eğimi en düşük olan A'dan başlanır, gerekirse B'ye geçilir; C kısaltma aday listesinden çıkar.
Her kısaltma adımından sonra kritik yol yeniden kontrol edilir. Paralel bir yol kritik hale geldiyse artık yolların birlikte kısaltılması gerekir; aksi halde harcanan ek maliyet bitiş tarihini öne çekmez. Ayrıca ek kaynak her zaman süreyi kısaltmaz: işe yeni katılan kişinin uyum süresi, koordinasyon yükü ve ortak çalışılan alanın kısıtları verimi düşürebilir.
Crashing maliyetle, fast tracking riskle kısaltır
Program sıkıştırma teknikleri
| Crashing | Fast tracking | |
|---|---|---|
| Ne yapar | Kritik aktivitelere ek kaynak ya da mesai koyar | Sıralı aktiviteleri paralel yürütür |
| Ana bedel | Maliyet artışı | Yeniden iş ve risk artışı |
| Ne zaman uygun | Ek kaynak süreyi gerçekten kısaltıyorsa | Aktiviteler büyük ölçüde bağımsızsa |
| Sınırı | Kaynak eklemenin verimi düşer | Bağımlılık arttıkça hata riski büyür |
| İzleme | Maliyet sapması | Yeniden iş ve kalite sorunları |
Fast tracking: paralel yürütmenin riski
Fast tracking, normalde birbirinin ardından yapılan aktiviteleri tamamen ya da kısmen paralel yürütmektir. Örneğin tasarımın tamamı bitmeden uygulamaya başlamak ya da testin bir kısmını geliştirmeyle eş zamanlı yapmak gibi. Ek kaynak gerektirmeyebilir, ama bedeli risktir: önceki aktivitenin çıktısı değiştiğinde paralel yürüyen iş de yeniden yapılmak zorunda kalabilir.
Bağımlılık türü burada belirleyici olur. Teknik olarak zorunlu bir sıra varsa (temel atılmadan duvar örülmez) paralel yürütme mümkün değildir. Tercihe bağlı, esnek bağımlılıklarda ise aktivitelerin kesişmesi düşünülebilir. Önce bu bağımlılıkları işaretlemek, hangi işlerin paralel yürüyebileceğini gösterir.
Fast tracking uygularken riski azaltmak için şunlar yapılabilir: • Paralel yürütülecek aktiviteler arasında arayüzü ve varsayımları baştan yazılı netleştirmek • Değişikliğe en az duyarlı kısımla başlamak • Önceki aktivitenin çıktısını erken aşamalarda onaylatmak • Yeniden iş için zaman ve bütçe payı ayırmak • Risk kaydını güncellemek ve yeni riskler için sahip atamak
Fast tracking çoğunlukla kaliteyi ve belirsizliği de etkiler. Bu nedenle kritik güvenlik ya da uyumluluk gerektiren işlerde paralel yürütme için ek denetim noktaları eklemek gerekir.
Hangi tekniği seçmeli?
Bu teknikler birbirinin alternatifi değil, çoğu zaman birlikte kullanılan araçlardır. Karar verirken şu sorular ayırt edici olur: Aktiviteler arasında paralel yürümeye izin veren bir bağımlılık var mı? Ek kaynak süreyi gerçekten kısaltıyor mu? Maliyet ve risk tarafında projenin ne kadar payı kaldı?
Pratik bir yaklaşım şöyledir. Önce kritik yolda paralel yürütülebilecek, düşük riskli aktiviteleri belirleyin; bunlar ek maliyet getirmeden kazanç sağlayabilir. Ardından kalan kısaltma ihtiyacı için aktivitelerin maliyet eğimini hesaplayın ve en ucuzdan başlayarak crashing uygulayın. Her adımdan sonra kritik yolu ve toplam maliyeti yeniden hesaplayın. Programı MS Project ya da Primavera P6 gibi araçlarda tutuyorsanız kısaltmayı bir senaryo olarak denemek, ana planı bozmadan karşılaştırma yapmayı sağlar.
Bu teknikler yetmezse karar proje yöneticisinin ötesine geçer: kapsamı daraltmak, teslimi aşamalı yapmak ya da hedef tarihi yeniden konuşmak yönlendirme komitesi düzeyinde ele alınmalıdır. Kısaltmanın gerçek bedeli genelde ilk planlamada görünmeyen yan etkilerde ortaya çıkar.
Seçim, işin bağımlılığına ve ek kaynağın etkisine göre yapılır
Kısaltma kararı
- Aktiviteler bağımsız ya da esnek bağımlıFast trackingYeniden iş riskini hesaba kat.
- Ek kaynak süreyi gerçekten kısaltıyor ve bütçe uygunCrashingMaliyet eğimi en düşük olandan başla.
- Bunlar yetmiyor ya da çok riskliKapsam veya hedefi yeniden görüşKarar sponsor ve komite düzeyine taşınır.
Sık hatalar ve izleme
Süre sıkıştırma çalışmalarında tekrarlanan hatalar şunlardır.
Kritik olmayan aktiviteyi hızlandırmak: Bitiş tarihi değişmez, maliyet artar. Her kısaltmadan önce aktivitenin gerçekten kritik yolda olduğundan emin olun.
Kritik yolu yeniden hesaplamamak: Bir kısaltmadan sonra başka bir yol kritik hale gelmiş olabilir.
Sınırsız kısaltma varsayımı: Her aktivitenin bir asgari süresi vardır. Daha fazla kaynak koymak bu süreyi aşağı çekmez, çoğu zaman verimi düşürür.
İş yükünü dengelememek: Aynı kişilerin hem paralel yürütülen hem hızlandırılan işlerde görev alması aşırı yüklenme yaratır. Kaynak planlamasını güncellemek gerekir.
Risk kaydını güncellememek: Fast tracking ve crashing yeni riskler getirir. Bu riskler kayda girmeli, sahip atanmalı ve izlenmelidir.
Kaliteyi gözden kaçırmak: Hızlandırılan iş çoğu zaman test ve gözden geçirme zamanından kısar. Kısaltmanın kalite etkisi baştan konuşulmalıdır.
Kısaltma uygulandıktan sonra ilerleme, maliyet sapması ve yeniden iş miktarı yakından izlenmelidir. Beklenen kazanç gerçekleşmiyorsa karar yeniden değerlendirilir; sıkıştırma tek seferlik bir karar değil, izlenen bir müdahaledir.
Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?
Proje Planlama ve Kontrol Uzmanlığı Sertifika Programı, 'Program Sıkıştırma ve Zaman-Maliyet Ödünleşimi' modülünü kritik yol yöntemi ve program analizi, süre tahmin yöntemleri, kaynak planlama ve optimizasyon ile planlama araçlarında (MS Project ve Primavera P6) birlikte işler.
Planlama ve kontrol uzmanları, proje yöneticileri ve termin baskısı altında alternatifleri hesaplayarak karar vermek isteyen ekipler için uygundur.
İlgili Mindset programı
Proje Planlama ve Kontrol Uzmanlığı Sertifika Programı
Sık sorulan sorular
Crashing ile fast tracking arasındaki temel fark nedir?
Crashing kritik yoldaki aktivitelere ek kaynak koyarak süreyi kısaltır ve genellikle maliyeti artırır. Fast tracking ise sıralı aktiviteleri paralel yürütür; ek kaynak gerekmeyebilir ama yeniden iş ve risk artar. Birinin bedeli çoğunlukla maliyet, diğerinin riskidir.
Hangi aktivitelerde önce crashing yapılmalı?
Kritik yoldaki aktivitelerden, birim süre başına ek maliyeti en düşük olanlarla başlanır. Bu değer maliyet eğimi olarak hesaplanır. Her adımdan sonra kritik yol yeniden kontrol edilir, çünkü paralel bir yol kritik hale gelmiş olabilir.
Fast tracking her projede uygulanabilir mi?
Hayır. Teknik olarak zorunlu sıralar varsa paralel yürütme mümkün değildir. Esnek bağımlılıklarda ise yeniden iş riski kabul edilebilir düzeydeyse düşünülür. Güvenlik ya da uyumluluk gerektiren işlerde ek denetim noktaları şarttır.
Süre kısaltma ile kaynak yükleme arasındaki ilişki nedir?
Kısaltma kararı, kaynakların kullanılabilirliğine bağlıdır. Hızlandırılan işlerde aynı kişilere aşırı yük bindirmek verimi düşürür. Bu yüzden kısaltma senaryosu, kaynak planlamasıyla birlikte güncellenmelidir.
Süre kısaltma yerine başka hangi seçenekler var?
Kapsamı daraltmak, teslimi aşamalara bölmek ya da hedef tarihi paydaşlarla yeniden müzakere etmek mümkündür. Bu seçenekler çoğu zaman sıkıştırmaya göre daha az riskli ve daha az maliyetlidir; kararı sponsor ve yönlendirme komitesiyle birlikte vermek gerekir.