Kaynak eklenince plan neden değişir: görev türleri ve efor odaklı planlama

İş, süre ve birim birbirine bağlıdır

MS Project bir görevi planlarken şu değerleri birbirine bağlar: iş (work), süre (duration) ve atama birimi (units). Microsoft'un belgesinde formül şöyle yazılır: İş = Süre x Birim. Bu değerlerden birini sabitlemek, diğerleri değiştiğinde Project'e o değeri değiştirmemesini söylemek demektir.

Örneğin tam zamanlı tek bir kaynak, günde 8 saat çalışarak 10 günde bitirecek bir göreve atanmış olsun. Toplam iş 80 saattir. Planı değiştirdiğinizde, yani bir kaynak eklediğinizde ya da süreyi kısalttığınızda neyin değişeceği, hangi değerin sabit olduğuna bağlıdır. Görev türü işte bu kararı verir.

Görev türleri ve ne zaman hangisi

Microsoft görev türlerini tanımlar ve her birinde bir değer sabit kalır. • Sabit birim (fixed units): Atanan kişi sayısı sabittir. Project'in varsayılan türü budur. Örnek olarak kısa bir raporun bir kişiyle birkaç güne yayılarak yazılması verilir. • Sabit iş (fixed work): Toplam iş sabittir. Kişi eklemek süreyi kısaltır. Microsoft'un örneği, daha çok bahçıvan ekleyerek erken bitirilen uzun bir bahçe tasarımıdır. • Sabit süre (fixed duration): Süre sabittir. Kişi eklemek kişi başına işi azaltır. Örnek olarak her hafta yapılan bir saatlik durum toplantısı verilir; katılımcı artınca toplantı kısalmaz.

Seçim, işin doğasına bağlıdır. İşin miktarı belliyse ve ek kişiyle hızlanabiliyorsa sabit iş, takvime bağlı ve kişi eklemekle kısalmayan bir faaliyetse sabit süre uygun olur. Bir kişinin belirli bir kapasiteyle çalıştığı işlerde varsayılan tür genellikle yeterlidir.

Efor odaklı planlama ayarı

Görev türüne ek olarak Effort driven adlı bir ayar vardır. Microsoft'a göre efor odaklı planlama, kaynak atamalarında Project'in varsayılan davranışıdır: göreve kişi eklendiğinde ya da çıkarıldığında Project, görevin süresini atanan kaynak sayısına göre uzatır veya kısaltır; toplam iş aynı kalır.

Ayarın davranışı türe göre değişir. Sabit iş görevleri her zaman efor odaklıdır ve bu ayar kapatılamaz. Sabit birimde kaynak eklemek süreyi kısaltır; sabit sürede ise her kaynağın birim değeri düşer. Özet görevler ve eklenmiş projeler efor odaklı olarak ayarlanamaz. Ayrıca Microsoft, hesaplamanın yalnız ilk atamadan sonra devreye girdiğini belirtir: iş değeri ilk atamada belirlenir ve aynı göreve sonradan kaynak eklenip çıkarılması bu değeri değiştirmez.

Ayarın görevde gerçekten açık olup olmadığını kontrol edin: ayar kapalıyken sabit birim görevine kaynak eklemek süreyi kısaltmaz, toplam işi artırır. Ayarı kapatmak için göreve çift tıklayıp Task Information penceresinin Advanced sekmesinde Effort driven kutusunu temizlemek yeterlidir. Kişiler katıldıkça toplam işin de artacağını bekliyorsanız (örneğin ekip büyüdükçe koordinasyon yükü artan işlerde) ayarı kapatmak planı gerçeğe yaklaştırır.

Görev türünü değiştirmek

Microsoft'un anlattığı yol basittir: göreve çift tıklayıp Advanced sekmesini açın ve görev türünü değiştirin. Çok sayıda görevi kontrol edecekseniz bir sayfa görünümünde sütun başlığına sağ tıklayıp Insert Column ile Task Type sütununu ekleyebilirsiniz; böylece tüm görevlerin türü bir arada görünür.

Plandaki varsayılan türü de değiştirebilirsiniz. File > Options > Schedule yolunda Default Task Type listesinden farklı bir tür seçilir. Varsayılanı değiştirmek yeni eklenen görevleri etkiler; mevcut görevlerin türü kendiliğinden değişmez.

Tür değiştirmeden önce neyin değişeceğini düşünün. Sabit birimden sabit işe geçildiğinde sonraki süre ya da kaynak değişiklikleri farklı hesaplanır; yanlış tür, aşırı yükleme ya da beklenmeyen kısalma olarak karşınıza çıkar. Menü adları Project sürümüne göre farklılaşabilir; kullandığınız sürümün güncel arayüzünü kontrol edin.

Aynı görev, farklı türler: kaynak eklenince ne olur

Microsoft'un senaryosunda tam zamanlı bir kaynak, 10 günlük 80 saatlik bir göreve atanmıştır. Kaynak eklemeyle ilgili sonuçlar efor odaklı ayarın açık olduğu durumu anlatır. Sonuçlar türe göre şöyledir: • Sabit birim: Tam zamanlı ek bir kaynak eklendiğinde süre 5 güne düşer. Süreyi 8 güne çekerseniz Project işi yeniden hesaplar ve 64 saate indirir. • Sabit iş: İş 80 saatte kalır. Süreyi kısaltmak istediğinizde mevcut kaynak aşırı yüklenir ve ek kişi gerekir. • Sabit süre: Süre 10 günde kalır. Tam zamanlı ek bir kaynak eklendiğinde 80 saatlik iş kaynaklar arasında paylaşılır; her birine 40 saat düşer ve her birinin birimi yarıya iner.

Bu karşılaştırma, aynı müdahalenin farklı sonuç verdiğini gösterir. Kaynak eklediğinizde süre kısaldı mı, iş mi azaldı, yoksa kaynak mı aşırı yüklendi diye sorun; cevabı görev türü verir.

Hangi görevde hangi türü seçmeli

Seçerken şu soruyu sorun: kaynak eklersem ne değişmesini bekliyorum? Cevap süre kısalsın ise sabit iş ya da efor odaklı ayarı açık sabit birim, süre aynı kalsın ise sabit süre uygundur. • Tek kişinin kapasitesiyle yürüyen işler, örneğin rapor yazmak ya da bir analizi hazırlamak: sabit birim. • Toplam emeği belli olan ve bölünerek hızlandırılabilen işler, örneğin içerik girişi veya test senaryosu yazımı: sabit iş. • Takvime bağlı etkinlikler, örneğin bir eğitim günü, müşteri toplantısı ya da onay bekleme süresi: sabit süre.

Sabit birim ile sabit iş arasındaki fark, değerleri elle değiştirdiğinizde ortaya çıkar. Sabit birimde süreyi değiştirirseniz Project işi yeniden hesaplar. Sabit işte süreyi kısalttığınızda iş aynı kaldığı için birim artar ve kaynak aşırı yüklenebilir. Bu fark, aşırı yüklenmeyi nerede arayacağınızı da gösterir: sabit işte süre kısaltıldığında birim artar.

Sık yapılan hatalar

• Görev türünü hiç kontrol etmemek: Plan varsayılan türle kurulur, kaynak ekleyince sonuç beklenmedik çıkar.
• Sabit süre görevine kaynak ekleyip süre kısalmasını beklemek: Süre aynı kalır, kişi başına iş azalır.
• Sabit iş görevinde süreyi kısaltıp kaynağı artırmamak: Kaynak aşırı yüklenir.
• Efor odaklı ayarı yanlış anlamak: Ayar açıkken toplam iş sabit kalır; kişi eklemenin işi büyüteceği durumlarda ayarı kapatın.
• Varsayılan türü değiştirip mevcut görevlerin de değiştiğini sanmak: Yalnız yeni görevleri etkiler.
• Aşırı yüklemeyi türle gizlemek: Sabit türü değiştirmek yükü kaldırmaz, kaynak dengelemesi ayrı bir iştir.

Bu beceriyi Mindset programında nerede çalışırsınız

Mindset'in MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi'nde Görev Planlama ve İş Kırılım Yapısı (WBS) modülü görev girişini, Kaynak Yönetimi modülü ise kaynak atamasını ve yük dengesini ele alır. Planı kendi kuran proje yöneticileri ve planlama uzmanları için görev türü, bu konuların kesiştiği noktada çalışılır.