MS Project Ağ Diyagramı Görünümü: Görev İlişkilerini Akış Şeması Olarak Okumak

Ağ diyagramı görünümü neyi gösterir?

Gantt şeması görevleri zaman ekseninde çubuk olarak gösterir. Network Diagram görünümü ise zamanı değil, mantığı öne çıkarır: görevler kutulardır ve aralarındaki çizgiler hangi görevin hangisine bağlı olduğunu gösterir. Microsoft belgeleri bu görünümü, görevleri ve bağımlılıklarını akış şeması biçiminde gösteren bir yapı olarak tanımlar ve planı kurarken ve ince ayar yaparken yararlı olduğunu belirtir.

Bu görünüm, planda bir görevin neden ertelendiğini, hangi görevlerin aynı anda başlayabildiğini ve ilişkilerde kopukluk olup olmadığını anlamak için uygundur. Bir görevin hiç öncelisi ya da ardılı yoksa diyagramda yalnız duran bir kutu olarak hemen göze çarpar. Gantt’ta aynı sorunu fark etmek için tablodaki bağımlılık sütununu tek tek okumak gerekir.

Bağımlılık türleri ve lag, lead kavramları ayrı bir konudur. Burada odak, ilişkilerin bu görünümde nasıl okunduğu ve görünümün nasıl düzenlendiğidir.

Görünümü açmak ve düzenini ayarlamak

Görünümü açmak için View sekmesinde Network Diagram seçilir. Microsoft’un anlatımına göre kutu düzeni Format sekmesindeki Layout penceresinden yönetilir. Bu pencerede Box Layout bölümü kutuların hizasını, aralığını, yüksekliğini ve genişliğini ayarlar. Height ve Width kutularında Fixed seçmek, kutuları eşit aralıklı yerleştirir.

Kutuları elle taşımak istiyorsanız aynı pencerede Allow manual box positioning seçeneğini işaretleyip kutuları sürüklersiniz. Otomatik düzen çoğu plan için yeterlidir; elle konumlandırma, belirli bir akışı vurgulamak ya da sunuma hazırlık için işe yarar.

Link style ayarı çizgilerin biçimini belirler: Rectilinear dik açılı, Straight ise doğrudan çizgi çizer. Show arrows seçeneği çizgilere ok ekleyerek yönü gösterir, Show link labels ise çizgilerin üzerinde ilişkiyi yazdırır. Dik açılı çizgiler kalabalık planlarda daha düzenli okunur.

Kutuları büyütüp ayrıntı eklediğinizde diyagram ekrana sığmaz. Bu durumda önce düzeni sade tutup yalnız gerekli alanları göstermek daha uygundur.

Box Styles ile kutu içeriğini sadeleştirmek

Her kutu varsayılan olarak birkaç alan taşır. Bunlar kalabalık planlarda okunmaz. Box Styles penceresi Format sekmesinden açılır. Pencerede Style settings for listesinden hangi görev türü için ayar yapacağınız seçilir; Border bölümünden şekil, renk, kalınlık ve ızgara çizgisi belirlenir. Data template altından kutuda hangi alanların görüneceğini tanımlayan şablon seçilir; yeni şablon oluşturmak ya da var olanı düzenlemek için More Templates kullanılır.

Pratikte iki ayar yeterli olur. İlk olarak, toplantıda kullanılacak diyagramda kutuyu yalnız görev adı, başlangıç ve bitiş ile sınırlayın; kimin hangi işte olduğu ayrı bir görünüme aittir. İkinci olarak, farklı görev türlerine farklı kenarlık verin: kilometre taşları, özet görevler ve normal görevler diyagramda ayrı okunur.

Yazdırmaya hazırlanıyorsanız File altında Print ve Page Setup üzerinden Legend sekmesine gidin; açıklama bölümü diyagramın okuyucusuna kenarlık ve renklerin anlamını gösterir.

İlişkileri okumak: üç soru

Diyagramı ilk açtığınızda dikkatli bir sırayla bakın.

Birincisi, yalnız duran kutular. Öncelisi ya da ardılı olmayan görev, planın bağlantısız kalan parçasıdır. Bu bir hata olabilir: eksik bırakılmış bir ilişki, yanlış bağlanmış bir alt görev. Ya da gerçekten bağımsız bir iş olabilir; fakat bunu bilerek karar verin.

İkincisi, çok sayıda çizgi toplanan kutular. Birçok görevin önceli olduğu bir kutu, planda bir birleşme noktasıdır; bu görev gecikirse etkilenen kol sayısı fazladır. Çok ardılı olan kutu ise bir dağılma noktasıdır.

Üçüncüsü, en uzun zincir. Bir kolun başlangıcından sonuna giden en uzun görev dizisi, projenin süresini belirleyen yoldur. Kritik yol kavramı ve süre hesabı ayrı bir konudur; bu görünüm onu görsel olarak izlemeyi kolaylaştırır.

Büyük planlarda her şeyi aynı anda okumak yerine, Relationship Diagram ile tek bir görevin çevresini inceleyin.

Gantt ile birlikte kullanmak

Ağ diyagramı, Gantt şemasının yerine değil yanına geçen bir kontrol görünümüdür. Sık kullanılan bir akış şöyledir: planı Gantt şemasında girin, sonra Network Diagram’a geçip yalnız duran görevleri ve beklenmedik birleşme noktalarını kontrol edin, ilişkileri gerekiyorsa görev tablosundan düzeltin ve Gantt’a dönün. İki görünüm aynı veriyi gösterir; hangi sorunun hangi görünümde daha çabuk göründüğü fark eder.

Bu kontrol, plan yayımlanmadan önce yapılan hızlı bir temizlik gibi düşünülebilir. İlişkilerde yapılan tek bir düzeltme, tarihleri ve kritik yolu değiştirebilir; bu yüzden değişiklikten sonra tarihleri yeniden gözden geçirin.

Sık yapılan hatalar

En sık hata, diyagramı varsayılan ayarlarla kullanmaya çalışıp okunamayan, ekrana sığmayan bir yapıyla karşılaşmaktır. Önce kutu içeriğini sadeleştirin, sonra çizgi biçimini seçin. İkinci hata, kalabalık bir planı bütün olarak sunuma koymaktır; bir kolu ya da bir aşamayı filtreleyip yalnız onu göstermek daha anlaşılırdır.

Üçüncü hata, diyagramda taşıdığınız kutuların tarihleri değiştirdiğini sanmaktır. Düzen ayarları yalnız görünümü etkiler; planın verisi değişmez. Dördüncü hata, ilişkilerin yönünü yanlış okumaktır; çizgi öncelden ardıla doğru akar.

Beşinci hata, bu görünümü Gantt’ın yerine koymaktır. Zaman çizgisi ve kaynak yüklemesi için Gantt şeması gerekir; ağ diyagramı yalnız mantığı açıklar.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız

Ağ diyagramı, planın mantığını denetleyen proje yöneticileri ve planlama uzmanları için günlük bir araçtır. MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi, görev planlama, Gantt şeması ve kritik yol analizi modülleriyle bu görünümün okuduğu yapıyı oluşturur. Planı kurduktan sonra bağlantıları gözden geçirmek isteyenler için bu program doğrudan uygundur.