Gantt Şeması ile PERT Şeması: Takvimi Göstermek ile Süreyi Hesaplamak Arasındaki Fark

Ortak zemin: aynı iş listesinin iki farklı görünümü

Gantt şeması ve PERT şeması aynı girdiden yola çıkar: iş kırılım yapısından türetilmiş bir faaliyet listesi, her faaliyetin süresi ve faaliyetler arasındaki bağımlılıklar. Farkları, bu bilgiyi nasıl gösterdikleri ve hangi soruya yanıt verdikleridir.

Gantt şeması yatay eksende takvimi, dikey eksende faaliyetleri gösterir. Her iş, başlangıç ve bitiş tarihi arasında uzanan bir çubuktur. Okuyan kişi 'hangi iş ne zaman yapılıyor, şu an neredeyiz' sorusunun yanıtını bir bakışta görür.

PERT şeması ise bir ağ diyagramıdır. Faaliyetler düğümler ya da oklar olarak çizilir ve oklar 'bu iş bitmeden şu iş başlayamaz' ilişkisini gösterir. Takvim ölçeği yoktur; amaç bağımlılık mantığını ve projenin beklenen süresini hesaplamaktır.

Bu nedenle ikisi arasında yapılan seçim çoğu zaman 'hangisi' değil 'hangi aşamada hangisi' seçimidir.

Ölçüt ölçüt farklar

• Ölçüt: Gösterim. Gantt şeması: takvim üzerinde yatay çubuklar. / PERT şeması: düğüm ve oklardan oluşan ağ.
• Ölçüt: Yanıtladığı soru. Gantt şeması: hangi iş ne zaman, ilerleme ne durumda? / PERT şeması: işler hangi sırayla bağlı, proje ne kadar sürmesi beklenir?
• Ölçüt: Süre tahmini. Gantt şeması: genellikle her iş için tek bir süre. / PERT şeması: iyimser, en olası ve kötümser olmak üzere üç tahmin ve bunlardan hesaplanan beklenen süre.
• Ölçüt: Bağımlılıklar. Gantt şeması: bağlantı çizgileriyle gösterilebilir, ama çok işli planlarda okunması zorlaşır. / PERT şeması: şemanın ana konusudur, her ilişki açıkça görünür.
• Ölçüt: Kritik yol. Gantt şeması: planlama aracı hesaplamışsa vurgulanarak izlenir. / PERT şeması: ağ üzerinden hesaplanır.
• Ölçüt: Kullanıcı. Gantt şeması: yönetim, paydaşlar, ekip üyeleri. / PERT şeması: proje planlayıcısı ve proje yöneticisi.
• Ölçüt: En güçlü olduğu an. Gantt şeması: plan onaylandıktan sonra izleme ve raporlama. / PERT şeması: planın kurulduğu ve sürelerin belirsiz olduğu erken aşama.

PERT'in üç tahmini ve beklenen süre

PERT'i Gantt'tan ayıran en önemli özellik, belirsiz sürelerle nasıl başa çıktığıdır. Her faaliyet için tek bir süre yerine üç tahmin alınır: her şey yolunda giderse ne kadar süreceği (iyimser), en gerçekçi beklenti (en olası) ve işler ters giderse ne kadar uzayabileceği (kötümser).

Bu üç tahmin, en olası süreye daha fazla ağırlık veren bir formülle birleştirilir: beklenen süre, iyimser tahmin, en olası tahminin 4 katı ve kötümser tahmin toplanıp 6'ya bölünerek bulunur.

Örnek: Bir yazılım projesinde test ortamının kurulması için ekip iyimser olarak 3 gün, en olası olarak 5 gün, kötümser olarak 13 gün öngörür. En olası tahminin 4 katı 20 eder; 3, 20 ve 13'ün toplamı 36'dır; 36'nın 6'ya bölümüyle beklenen süre 6 gün bulunur.

Dikkat edilirse beklenen süre en olası tahminden uzundur, çünkü kötümser tahmin en olası değerden, iyimser tahminin uzaklığından çok daha uzaktadır. Tek süreyle çalışan bir Gantt planı bu riski görünmez kılar; PERT ise onu plana taşır. Kritik yoldaki işlerin beklenen süreleri toplanarak projenin beklenen bitiş süresi hesaplanır.

Hangi durumda hangisi?

PERT şemasına öncelik verin: • Proje yeni bir iş türüyse ve sürelere dair geçmiş veri azsa; araştırma, ürün geliştirme, ilk kez yapılan bir taşıma projesi gibi. • Bağımlılıklar karmaşıksa ve bir işin gecikmesinin nereye yayılacağını görmek gerekiyorsa. • Yönetime tek bir tarih yerine gerçekçi bir süre beklentisi ve risk payı sunmak gerekiyorsa.

Gantt şemasına öncelik verin: • Süreler büyük ölçüde biliniyorsa; tekrar eden kurulum, etkinlik ya da bakım projeleri gibi. • Plan, teknik olmayan paydaşlarla paylaşılacak ve onaylanacaksa. • Proje yürütme aşamasındaysa ve haftalık ilerleme, kaynak çakışmaları ve kilometre taşları izleniyorsa.

İkisini birlikte kullanın: Orta ve büyük ölçekli projelerde olağan akış, ağı ve süreleri PERT mantığıyla kurmak, kritik yolu bulmak ve ardından sonucu Gantt görünümünde yayımlamaktır. MS Project ve benzeri planlama araçları aynı plan verisini hem ağ diyagramı hem Gantt görünümüyle sunar; böylece planlayıcı ağda çalışırken paydaşlar takvimi görür.

Örnek senaryo: ofis taşıma projesi

Bir şirket genel merkezini yeni bir binaya taşıyacaktır. Faaliyetler arasında binanın tadilatı, ağ altyapısının kurulması, mobilya siparişi ve montajı, çalışanların bilgilendirilmesi ve taşınma günü yer alır.

Planlayıcı önce ağı kurar: ağ altyapısı tadilat bitmeden başlayamaz, mobilya montajı hem tadilata hem mobilya teslimine bağlıdır, taşınma günü tüm bunlara bağlıdır. Tadilat ve mobilya teslimi için süreler belirsiz olduğundan yükleniciden iyimser, en olası ve kötümser tahminler istenir. Ağ hesaplandığında kritik yolun tadilat, ağ altyapısı ve taşınma zinciri olduğu görülür; mobilya tarafında ise bir miktar bolluk vardır.

Sonuç Gantt şeması olarak yönetim kuruluna sunulur: her iş takvimde bir çubuk, kritik yol farklı renkte. Yürütme sırasında haftalık güncellemeler Gantt üzerinde yapılır. Tadilatta bir kayma olduğunda planlayıcı yeniden ağa döner ve gecikmenin taşınma gününe etkisini hesaplar.

Sık yapılan hatalar

• Bağımlılıkları tanımlamadan Gantt çizmek. Çubuklar tarihlere elle yerleştirildiğinde bir iş kaydığında hangi işlerin etkileneceği görünmez; plan her değişiklikte elle yeniden düzenlenir.
• PERT tahminlerini tek kişiye bırakmak. Üç tahmin, işi yapacak ekiple birlikte alındığında anlam taşır; aksi halde kötümser tahmin yalnızca bir varsayım olur.
• Beklenen süreyi kesin tarih gibi sunmak. PERT bir olasılık beklentisi üretir; yönetime aktarırken bunun bir taahhüt değil, gerçekçi bir beklenti olduğu belirtilmelidir.
• Kritik yolu bir kez hesaplayıp bırakmak. İşler ilerledikçe ve süreler değiştikçe kritik yol da değişebilir; yürütme boyunca güncellenmelidir.
• Yüzlerce satırlık Gantt'ı yönetime sunmak. Paydaş sunumu için özet düzeyde bir görünüm, ayrıntılı plan ise ekip için kullanılmalıdır.

Mindset programlarında nerede çalışılır?

Gantt ile PERT arasındaki geçiş, proje planlama uzmanları ve proje yöneticileri için planın kurulduğu andan raporlandığı ana kadar süren gündelik bir iştir. Pert/Critical Path Analizi eğitimi ağ diyagramı oluşturmayı, PERT süre tahminlerini ve kritik yol hesaplarını işler. MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi aynı planı Gantt şeması ve kritik yol analiziyle araçta kurmayı ve ilerlemeyi takip etmeyi ele alır. Proje Planlama ve Kontrol Uzmanlığı Sertifika Programı ise süre tahmin yöntemlerini program sıkıştırma ve kazanılmış değer yönetimiyle birleştirir.