Ulrich İK modeli: İK'yı üç ayak üzerinde örgütlemek
Ulrich'in üç ayaklı modeli, İK işlerini iş ortakları, uzmanlık merkezleri ve ortak hizmet merkezi arasında bölüştürür. Her ayağın rolünü, birlikte çalışmasını ve modelin zorluklarını öğrenirsiniz.
Bir bakışta
- Model, İK'yı üç ayrı işlev etrafında örgütler. İK iş ortakları, uzmanlık merkezleri ve ortak hizmet merkezi.
- İK iş ortağı iş birimine yakın durur. Yöneticilere danışmanlık yapar, iş stratejisini insan konularına çevirir.
- Uzmanlık merkezi derinlik, ortak hizmet merkezi hacim sağlar. Biri program ve politika tasarlar, diğeri tekrarlayan işlemleri standart biçimde yürütür.
- Model işleyişi için ayaklar arası iş akışı şarttır. Taleplerin kime gideceği ve bilginin nasıl akacağı tanımlanmazsa yapı kopuk çalışır.
- Ulrich'in rol modeli ile karıştırılmamalıdır. Rol modeli İK'nın üstlendiği rolleri, üç ayaklı yapı ise İK'nın örgütlenme biçimini anlatır.
Ulrich İK modeli nedir?
Ulrich İK modeli, İnsan Kaynakları işlevini üç yapı taşı ile örgütlemeyi öneren bir çerçevedir. Bu yapı taşları iş birimlerine yakın çalışan İK iş ortakları, belirli konularda derinlemesine uzmanlık sunan uzmanlık merkezleri ve tekrarlayan işlemleri toplu yürüten ortak hizmet merkezidir. Model adını, İK yönetimi alanında iş ortaklığı yaklaşımının yaygınlaşmasında etkili olan Dave Ulrich'ten alır.
Amaç, İK'nın hem işe stratejik değer katması hem de idari işleri verimli yürütmesi arasındaki gerilimi çözmektir. Tek bir ekip hem yöneticiye danışmanlık yapıp hem bordro sorularına yetişmeye çalışınca her iki işlev de zayıflar.
Üç ayak ve her birinin görevi
Her ayak farklı bir soruya yanıt verir.
Her ayak farklı müşteriye ve farklı soruya hizmet eder
Ölçüt ölçüt fark
| İK iş ortağı | Uzmanlık merkezi | Ortak hizmet merkezi | |
|---|---|---|---|
| Temel soru | İş birimi neye ihtiyaç duyuyor? | Bu alanda en iyi uygulama nedir? | İşlem doğru ve zamanında yapıldı mı? |
| Odak | Strateji ve danışmanlık | Politika ve program tasarımı | Standart süreç ve işlem |
| Muhatap | İş birimi yöneticisi | İK ve iş birimi liderleri | Çalışan ve yönetici |
| Örnek iş | Ekip yapısı ve yetenek planı | Ücret ve yan hak tasarımı | Sözleşme, izin, bordro soruları |
Ayaklar birlikte nasıl çalışır?
İş birimi bir ihtiyaç duyduğunda ilk muhatap İK iş ortağıdır. İş ortağı talebi anlar ve ihtiyaç ücretlendirme, öğrenme ya da işe alım gibi uzmanlık gerektiriyorsa ilgili uzmanlık merkezine yönlendirir. Merkez, çözümü programa ya da politikaya dönüştürür. Uygulamadaki rutin işlemler ortak hizmet merkezine ve self servis kanallarına devredilir.
Bilgi ters yönde de akar: ortak hizmet merkezinden gelen sorular ve veriler hangi politikanın anlaşılmadığını, hangi sürecin tıkandığını gösterir ve uzmanlık merkezlerini yeniden tasarıma yönlendirir. Bu çift yönlü akış kurulmazsa her ayak kendi adasında kalır.
Örnek: çok mağazalı bir perakende zinciri
Mağaza işe alımlarının yavaşladığını fark eden bölge yöneticisi İK iş ortağıyla görüşür. İş ortağı sorunun yalnızca ilan sayısı değil, teklif sürecindeki bekleme olduğunu görür ve yetenek uzmanlık merkeziyle ortak bir işe alım akışı tasarlar. Ortak hizmet merkezi teklif mektubu ve sözleşme hazırlığını standart şablonla yürütür; sonuçları iş ortağına rapor eder.
Örnek kurgusaldır. Gösterdiği şey, üç ayağın aynı sorunda farklı katkı sağladığıdır.
Sınırlar ve eleştiriler
Model her örgüte uymaz. Küçük şirketlerde üç ayağı ayrı kurmak gereksiz yük getirebilir; bir İK ekibi hepsini birlikte yürütebilir. Büyük örgütlerde ise en sık yaşanan sorun, ayaklar arası kopukluktur: iş ortağı uzmanlık merkezinin ürünlerinden habersiz kalır, ortak hizmet merkezi iş birimini hiç görmez.
Bir başka risk, iş ortağı rolünün idari işlere gömülmesidir. Ortak hizmet merkezi ve self servis güçlü değilse, iş ortağı yönetici sorularına yetişmekle uğraşıp danışmanlığa zaman bulamaz. Bu yüzden model, yapıdan çok hizmet tanımı ve talep yönlendirme düzenine bağlıdır.
Mindset programlarında yeri
İnsan Kaynakları İş Ortaklığı (HRBP) Sertifika Programı, HRBP Rolü ve Yetkinlik Haritası ile Organizasyon Tasarımı ve Rol Mimarisi modüllerinde İK işlevinin örgütlenmesini iş ortaklığı rolüyle birlikte ele alır. İK iş ortağı olan ya da olmayı hedefleyen çalışanlar ve İK yapısını yeniden kuran yöneticiler için uygundur.
İlgili Mindset programı
İnsan Kaynakları İş Ortaklığı (HRBP) Sertifika Programı
Sık sorulan sorular
Ulrich modeli ile Ulrich'in dört rolü aynı şey mi?
Hayır. Ulrich'in rol modeli İK'nın üstlendiği rolleri tanımlar; stratejik ortak, idari uzman, çalışan destekçisi ve değişim ajanı gibi. Üç ayaklı model ise İK'nın örgütlenme biçimidir. Birlikte okunabilirler: roller ne yapıldığını, ayaklar kimin yaptığını anlatır.
Her şirket üç ayağı da kurmalı mı?
Hayır. Çalışan sayısı az olan bir şirkette ayrı ortak hizmet merkezi kurmak maliyet ve koordinasyon yükü getirir. Model bir şablon değil, işlevleri ayırmanın ne zaman fayda sağladığını gösteren bir çerçevedir. Ölçek büyüdükçe ve İK talepleri çeşitlendikçe ayırma daha anlamlı olur.
HRBP ile uzmanlık merkezi arasındaki fark nedir?
HRBP bir iş birimine bağlı çalışır ve o birimin ihtiyaçlarını bütünlükle izler. Uzmanlık merkezi ise ücret, öğrenme ya da yetenek gibi bir alanda tüm örgüt için çalışan uzmanlardan oluşur. İş ortağı yatay ve ilişki odaklıdır, uzmanlık merkezi dikey ve konu odaklıdır.
Ortak hizmet merkezi sadece maliyet düşürmek için mi kurulur?
Maliyet bir etkendir ama tek amaç değildir. Tekrarlayan işlemlerin standart süreçle yürütülmesi hata oranını ve yanıt süresini de iyileştirebilir. Asıl kazanç, iş ortaklarının ve uzmanların idari yükten kurtulup değer katan işlere zaman ayırabilmesidir.
Modeli kurarken nereden başlanır?
Önce İK taleplerinin hangilerinin tekrarlayan, hangilerinin danışmanlık gerektiren olduğu ayrıştırılır. Sonra her ayağın hizmet kataloğu, talep yönlendirme düzeni ve kimin neden sorumlu olduğu yazılır. Yapıyı kurmadan önce bu ayrımı yapmak, modelin kâğıt üzerinde kalmasını önler.