Kaynak kırılım yapısı: proje kaynaklarını kategori ve türe ayırmak
Kaynak kırılım yapısı, projede kullanılacak insanı, ekipmanı ve malzemeyi kategori ve türlere göre sıralayan bir ağaçtır. İhtiyacı eksiksiz görmek ve kaynak çakışmalarını erken yakalamak için kullanılır.
Bir bakışta
- RBS kaynakları, WBS işleri sıralar. Biri neyle çalışılacağını, diğeri neyin teslim edileceğini gösterir.
- Kategoriler tür ve tekil kaynağa iner. Emek, ekipman ve malzeme gibi bir üst düzey, altında uzmanlıklar ve kalemler bulunur.
- Aynı kısaltma iki ayrı yapıyı anlatır. Risk kırılım yapısı da RBS diye kısaltılır; kaynak RBS'iyle karıştırılmamalıdır.
- Planlamayı besler. Kaynak histogramı, maliyet tahmini ve tedarik planı bu yapıyı kullanır.
Tanım ve yapısı
Kaynak kırılım yapısı (RBS), proje kaynaklarının kategori ve türe göre hiyerarşik gösterimidir. En üst düzey kaynak kategorilerini, alt düzeyler her kategorideki türleri, en alt düzey ise projeye atanacak tekil kaynakları gösterir.
Yapıyı ağaç olarak düşünmek yeterlidir: üstte 'Proje kaynakları', altında 'Emek', 'Ekipman' ve 'Malzeme' gibi kategoriler, onların altında 'Elektrik ustası' ya da 'Hidrolik kaldırıcı' gibi türler bulunur. Böylece hangi kaynağa, ne kadar ihtiyaç olduğu ve kimden sağlanabileceği düzenli bir yapıda toplanır.
Kaynak ağacı, kategoriden tekil kaynağa iner
Kurgusal bir bina tadilatı projesi
- KategoriEmek, ekipman, malzeme.
- TürElektrik ustası, iskele, boya.
- Tekil kaynakAtanmış kişi, kiralanan iskele takımı, sipariş edilen boya.
Aynı kısaltma, farklı yapılar: kaynak RBS'i, risk RBS'i, WBS
RBS kısaltması iki farklı şeyi anlatabilir. Kaynak kırılım yapısı, projeye girdi olan kaynakları sınıflar. Risk kırılım yapısı ise riskleri kaynağına ya da kategorisine göre gruplar, örneğin teknik, yönetimsel, dışsal. Bu iki yapı birbirini ikame etmez; biri bütçe ve planlama, diğeri risk tanımlama için kullanılır.
WBS ile fark daha da temeldir. WBS projenin teslim edeceği çıktıları sıralar. RBS ise o çıktıları üretmek için gereken kaynakları sıralar. Bir iş paketi WBS'te yer alır; o pakette çalışan 'elektrik ustası' ise RBS'te yer alır. İkisini birleştiren araçlar kaynak atama tablosu ve sorumluluk matrisidir.
Kaynak kırılım yapısı nasıl kurulur?
Kurulum basit bir sırayı izler. İlk olarak WBS'teki iş paketlerinden gereken kaynak türleri çıkarılır. Ardından kaynaklar kategorilere gruplanır; kategori seçimi projenin işine göre belirlenir (örneğin yazılım projesinde 'Lisans ve altyapı' ayrı bir kategori olabilir). Sonra her türe uygun ayrıntı düzeyi seçilir: gereksiz inceltme yapının okunmasını zorlaştırır.
Son olarak her tür için sahibi ve sağlama yolu yazılır: şirket içinden mi, dışarıdan mı sağlanacak? Bu bilgi tedarik planına ve kaynak takvimlerine akar.
Kaynak ağacı iş paketlerinden doğar ve planlamaya akar
- İhtiyaç çıkarmaİş paketlerinden gereken kaynak türleri listelenir.
- Kategorilere ayırmaTürler projeye uygun kategorilerde toplanır.
- Ayrıntı düzeyiAğacın yönetmeye yetecek kadar derinleşmesi sağlanır.
- Sahip ve temin yoluHer tür için içeriden ya da dışarıdan sağlama yolu yazılır.
- Planlara bağlamaKaynak takvimi, maliyet ve tedarik planlarına aktarılır.
Örnek: ofis tadilatı
Bir ofisin yenilenmesi için 'Emek' kategorisi altında elektrik ustası, boyacı ve ahşap ustası türleri bulunur. 'Ekipman' kategorisi altında iskele ve zımpara makinesi; 'Malzeme' kategorisi altında boya, kablo ve prizler yer alır.
Bu ağaç hemen bir şey gösterir: elektrik ustası hem kablo hem aydınlatma iş paketinde gerekiyorsa, aynı dönemde iki işe birden atanamaz. Çakışma planlama aşamasında görülür, tadilat başlamadan çözülebilir: ikinci bir usta kiralanır ya da işler sıraya konur. Aynı bilgi tedarik planında hangi malzemenin ne zaman sipariş edileceğini de belirler.
Kullanım alanları ve sık hatalar
RBS kaynak planlamayı, maliyet tahminini, tedarik planını ve kaynak yükünü gösteren histogramı besler. Kaynak kırılımı olmadan histogram çizmek, hangi kaynağın hangi kategoride olduğu belirsiz kalacağından zordur.
Sık hatalar şunlardır: kategoriyi kaynak ile karıştırmak; ağaç tekil kaynaklara inmeden bırakılır ve atama yapılamaz. Yalnız insan kaynağını listelemek; ekipman, lisans ve ortam eksikleri sonradan gecikme yaratır. Yapıyı bir kez yazıp güncellememek; kapsam değiştiğinde kaynak ağacı da güncellenmelidir. Son olarak, risk RBS'iyle aynı belgede karıştırmak; iki yapı ayrı tutulur.
İlgili Mindset programı
Proje Yönetimi Uzmanlığı Sertifika Programı
Sık sorulan sorular
Kaynak kırılım yapısı her projede zorunlu mu?
Hayır. Küçük ve basit projelerde kaynaklar basit bir listeyle yönetilebilir. Birden çok kaynak türünün, dış tedarikin ya da paylaşılan kaynakların bulunduğu projelerde ise RBS planlamayı ve çakışma analizini belirgin biçimde kolaylaştırır.
RBS ile organizasyon kırılım yapısı (OBS) aynı mı?
Hayır. Organizasyon kırılım yapısı kurumsal birimleri ve raporlama hatlarını gösterir. Kaynak kırılım yapısı ise projeye girdi olan kaynakları sınıflar. İkisi birlikte kullanılabilir: OBS kaynağın hangi birimde olduğunu, RBS ise hangi türde olduğunu söyler.
Kaynak yapısına maliyet eklenir mi?
Genellikle evet. Her kaynak türü için birim maliyet, ücret ya da kira bedeli tanımlanırsa yapı maliyet tahminine doğrudan girdi olur. Ancak RBS'in asıl işlevi sınıflamadır; maliyetler ayrıca tutulan kaynak tablosunda yönetilir.
Çevik projelerde RBS kullanılır mı?
Çevik ekiplerde genellikle kalıcı bir ekip ve sabit kaynaklar bulunur, bu yüzden resmî bir RBS ihtiyacı azdır. Ancak lisans, test ortamı ya da dış uzmanlık gibi paylaşılan kaynaklar için basit bir kaynak sınıflaması yine de faydalıdır.