Kaynak Histogramı: Proje Yükü Zaman İçinde Nasıl Görünür
Kaynak histogramı, bir kaynağın ya da ekibin her dönemde ne kadar çalışması gerektiğini çubuk grafikle gösterir. Kapasite çizgisini aşan çubuklar aşırı yüklenmeyi, boş dönemler atıl kapasiteyi gösterir.
Bir bakışta
- Çubuk grafiktir: yatay eksen zaman, dikey eksen iş yüküdür. Her çubuk, ilgili dönemde kaynağa atanan iş miktarını gösterir.
- Kapasite çizgisini aşan çubuk aşırı yüklenmeyi gösterir. Kişi ya da ekip o dönemde yapabileceğinden fazla işe atanmıştır.
- Boş dönemler atıl kapasitedir. Kaynak planlanan işte kullanılmıyorsa başka işe aktarılabilir.
- Histogram sorunu gösterir, çözümü göstermez. Dengeleme veya düzleştirme gibi tekniklerle işler kaydırılır.
Kaynak histogramı nedir?
Kaynak histogramı, bir kaynağın (kişi, rol, ekip ya da ekipman) proje boyunca zaman içindeki iş yükünü gösteren çubuk grafiktir. Her çubuk bir dönemi temsil eder; çubuğun yüksekliği o dönemde kaynağa gereken çalışma miktarıdır, örneğin saat ya da kapasite yüzdesi.
Amaç, plandaki işlerin kaynaklar üzerinde nasıl dağıldığını tek bakışta görmektir. Çizelge işlerin ne zaman yapılacağını söyler; histogram bu işlerin kimin üzerinde ne kadar yük oluşturduğunu söyler.
Histogram nasıl okunur?
Histograma birkaç noktadan bakılır. • Kapasite çizgisi: Genellikle yatay bir çizgi olarak çizilir ve kaynağın dönem başına yapabileceği işi gösterir. • Tepeler: Çubuk kapasite çizgisini aşıyorsa o dönemde aşırı atama vardır. Bu, gecikme ve kalite sorununa yol açabilir. • Boşluklar: Çok alçak ya da boş dönemler, kaynağın atıl kaldığını gösterir. • Dalgalanma: Çubuklar sürekli inip çıkıyorsa kaynak planı dengesizdir; ekibin işe girip çıkması verimlilik kaybına neden olur.
Küçük bir örnek
Bir yazılım ekibinin tek test uzmanı, proje planında farklı modüllerin testlerinden sorumlu. Histogramda üçüncü ayın sonunda çubuk kapasite çizgisini belirgin biçimde aşıyor, çünkü birkaç modülün testi aynı haftaya denk gelmiştir. Sonraki dönemde ise çubuk çok alçak.
Proje yöneticisi, kritik olmayan bir modülün testini sonraki döneme kaydırır ve bir başka ekip üyesini destek olarak atar. Histogram yeniden çizildiğinde tepe kapasiteye iner.
Tepe kapasiteyi aşıyorsa işler dengeye çekilir
Histogramda tepe ve çözüm
Histogram ile dengeleme ve düzleştirme
Histogram bir sorunu gösterdiğinde iki temel teknikten biri seçilir. Kaynak dengeleme, kapasiteyi aşmamak için işleri kaydırır; bu çoğu zaman bitiş tarihini uzatabilir, özellikle kritik yoldaki işler kaydırılırsa. Kaynak düzleştirme ise bitiş tarihini değiştirmeden, yalnızca işlerin bolluk payı içinde kaydırılmasıyla yükü yayar.
Hangisinin seçileceği projenin önceliğine bağlıdır. Bitiş tarihi esnek değilse düzleştirme tercih edilir; kapasite aşımı kabul edilemezse dengeleme yapılır ve bitiş tarihi güncellenir.
Sık yapılan hatalar
- Kapasiteyi tam gün kabul etmek. Toplantı, izin ve diğer işler hesaba katılmazsa histogram gerçeği yansıtmaz.
- Yalnızca kişiye bakmak. Rol ya da ekip bazında da yük çizilmelidir; tek kişide sorun yoksa ekipte sorun olabilir.
- Histogramı bir kez çizip bırakmak. Plan değiştikçe yük de değişir; düzenli yeniden çizilmelidir.
- Tepeyi sadece kişiden saklamak. Aşırı yük bir plan sorunudur, kişiye "daha çok çalış" demek çözüm değildir.
Araçtan bağımsız bir kavram
Kaynak histogramı, hangi yazılım kullanılırsa kullanılsın aynı mantıkla okunur. Proje yönetim yazılımları kaynak kullanım grafiğini otomatik üretir; bir tabloda elle de çizilebilir. Bu nedenle önemli olan aracın düğmesi değil, grafiğin söylediği: hangi dönemde kime fazla, kime az iş düştüğüdür.
Kaynak histogramı Mindset programlarında nerede geçer?
Kaynak planlama ve dengeleme, Mindset'in Proje Yönetimi Uzmanlığı Sertifika Programı'nda "Süreç Domaini: Kalite, Kaynak ve Tedarik Yönetimi" modülünün konusudur. CAPM hazırlık eğitimi de "Maliyet ve Kaynak Yönetimi" modülünde kaynak yönetimi temellerini işler.
İlgili Mindset programı
Proje Yönetimi Uzmanlığı Sertifika Programı
Sık sorulan sorular
Kaynak histogramı neyi ölçer: saat mi, kişi mi?
İkisi de olabilir. Kaynağın birimi proje ve araca göre saat, gün ya da kapasite yüzdesi olarak seçilir. Önemli olan, tüm dönemlerde ve tüm kaynaklarda aynı birimin kullanılmasıdır.
Histogramda tepe görmek her zaman sorun mudur?
Kısa süreli ve önceden planlanmış bir yoğunluk kabul edilebilir. Sorun, tepenin sürekli tekrarlanması ya da kritik işin aşırı yüklü kişide birikmesidir. Tepenin süresi ve etkisi birlikte değerlendirilir.
Histogram ile Gantt çizelgesi arasındaki fark nedir?
Gantt çizelgesi işlerin zamandaki yerini gösterir. Histogram ise o işlerin kaynak üzerindeki toplam yükünü gösterir. İkisi birbirini tamamlar: çizelge değiştiğinde histogramın da gözden geçirilmesi gerekir.
Kaynak yüklemesi nasıl düzeltilir?
İşler bolluk payı içinde kaydırılır, başka kaynak eklenir, işler bölünür ya da ek mesai gibi geçici çözümler kullanılır. Kritik yoldaki işler kaydırılırsa bitiş tarihi etkilenir; bu nedenle önce bolluk payı olan işlere bakılır.