Gönüllü yönetimi: gönüllülerle çalışmanın yöntemi

Gönüllü yönetimi nedir?

Gönüllü yönetimi, bir kurumun ücret almadan emek veren insanları planlı biçimde bulması, görevlendirmesi, yetiştirmesi, motive etmesi ve değerlendirmesidir. Amaç, gönüllünün iyi niyetini kurumun hedefine hizmet eden düzenli bir katkıya çevirmektir.

İngilizcede volunteer management denir. Sorumluluğu taşıyan kişi çoğu kurumda gönüllü koordinatörüdür. Dernek, vakıf ve diğer sivil toplum kuruluşlarında olduğu kadar belediyelerde, hastanelerde, okullarda ve büyük etkinliklerde de aynı mantık çalışır.

Gönüllü yönetimi nasıl işler?

Süreç bir döngüdür ve her halka bir sonrakini besler:

• Gönüllülük çerçevesi: Kurum neden gönüllü çalıştırdığını, hangi işleri gönüllüye bırakıp hangilerini ücretli kadroda tuttuğunu netleştirir.
• İhtiyaç analizi ve görev tasarımı: Her görev için beklenen çıktı, gereken beceri ve zaman yükü yazılır.
• Kazanım ve seçme: Doğru kanalda duyuru yapılır, adaylarla görüşülür, görev ile kişi eşleştirilir.
• Oryantasyon ve gelişim: Gönüllü kurumu, kuralları ve işini ilk günden öğrenir.
• Motivasyon ve iletişim: Düzenli geri bildirim, takdir ve söz hakkı verilir.
• Ölçme ve değerlendirme: Katkı, memnuniyet ve ayrılma nedenleri izlenir, süreç buna göre düzeltilir.

Bu döngü, gönüllünün kurumdan ayrılmasını bir sürpriz olmaktan çıkarıp yönetilebilir bir göstergeye çevirir.

Küçük bir örnek

Örneğin bir çocuk kütüphanesi derneği hafta sonları okuma saatleri düzenlemek istiyor. Koordinatör önce görevi yazıyor: masal okuyan gönüllü, kitap düzenleyen gönüllü, kayıt masasında karşılayan gönüllü. Her görev için kısa bir tanım ve beklenen davranış kuralları hazırlanıyor.

Adaylarla kısa görüşme yapılıyor, çocuklarla çalışacak olanlar için güvenlik ve çocuk koruma kuralları anlatılıyor. İlk hafta deneyimli bir gönüllü yeni gelenin yanında duruyor. Dönem sonunda koordinatör hem gönüllülerin hem çocukların geri bildirimini topluyor ve görev dağılımını buna göre değiştiriyor.

İnsan kaynakları yönetiminden farkı nedir?

Gönüllüyü bağlayan maaş değildir; anlam, aidiyet, öğrenme ve toplumsal fayda motivasyonu belirler. Bu yüzden ödül ve yaptırım araçları sınırlıdır. Gönüllü memnun kalmazsa ayrılmak için kimseden izin almaz.

İnsan kaynakları yönetiminden ödünç alınan araçlar yine kullanılır: görev tanımı, işe başlatma, performans konuşması. Fark, bunların esnek zamana, farklı yaş ve geçmişe sahip insanlara ve karşılıksız çalışmanın etik sınırlarına göre uyarlanmasıdır. Gönüllüye ücretli çalışan gibi davranmak da, ona önemsiz işler vermek de bağlılığı zedeler.

Aynı sözcüğün farklı kullanımı: klinik araştırmada gönüllü

Klinik araştırmalarda gönüllü, bir çalışmaya katılan kişiyi anlatır. Burada konu, kişinin aydınlatılmış onamı, güvenliği ve haklarının korunmasıdır. Bir kurumda karşılıksız çalışan gönüllüden farklı bir konudur.

Bir araştırma monitörü için gönüllü yönetimi, katılımcıların takibi, onam sürecinin doğru işlemesi ve güvenlilik bildirimlerinin zamanında yapılması anlamına gelir. Burada ele alınan asıl anlam ise kurumun gönüllü insan kaynağını yönetmesidir.

Sık yapılan hatalar

• Görev tanımı olmadan gönüllü almak; kişi ne yapacağını bilmediği için ilk haftalarda kopar.
• Eğitimi atlamak; hatalı uygulamanın bedelini hem gönüllü hem kurum öder.
• Emeği görünmez bırakmak; teşekkür ve geri bildirim yoksa bağlılık düşer.
• Tek bir kişiye bağımlı olmak; koordinatör ayrıldığında bütün bilgi kaybolur.
• Ölçmemek; kimin neden ayrıldığı bilinmezse aynı hata tekrarlanır.

Çözüm, süreci yazılı hale getirmek ve her gönüllü için küçük bir gelişim yolu çizmektir.

Bu konu Mindset programlarında nerede geçer?

STK'larda Gönüllü Yönetimi programı, gönüllülük çerçevesinden görev tasarımına, motivasyondan ölçmeye kadar bu döngüyü modüller halinde işler. Dernek ve vakıf yöneticileri, gönüllü koordinatörleri ve kurumsal sosyal sorumluluk ekipleri için uygundur.

Sivil Toplum Kuruluşları için Yönetim programındaki gönüllü yönetimi ve insan kaynakları modülü, aynı konuyu kurumun genel yönetimi içinde ele alır.