Microsoft Planner ile Microsoft Project: Görev Panosundan Kritik Yola Hangi Araç?

Önce son durum: araçlar nasıl yeniden düzenlendi?

Planner ile Project karşılaştırması birkaç yıl öncesine kadar daha basitti: Planner ekip içi görev panosu, Project ise proje yöneticisinin planlama aracıydı. Arada bulut tabanlı Project for the web ve kurumsal proje yönetimi için Project Online vardı. Bu tablo değişti.

Microsoft'un hizmet açıklamasına göre Project for the web emekliye ayrıldı ve yeteneklerinin çoğu Planner'da kullanılmaya devam ediyor. Planner'ın sık sorulan sorular sayfası, eski Project for the web planlarının artık Planner'da premium planlar olarak açıldığını ve bunun için lisans değişikliği gerekmediğini belirtir.

Aynı sayfaya göre Project Online da emekliye ayrılan ürünler arasında; Microsoft, mevcut müşterilere tam desteğin sürdüğü son tarihi resmî emeklilik tarihi olarak duyurdu ve bu tarih geride kaldı. Microsoft, bu kararın Project masaüstü, Project Server Subscription Edition ve Planner'ı etkilemediğini; Project masaüstü ile Project Server'ın mevcut ve yeni müşteriler için kullanılabilir ve destekli kalmaya devam ettiğini belirtir.

Bu yüzden bugün "Planner mı Project mi" sorusu üç seçeneğe ayrılır: Microsoft 365 ile gelen temel Planner, ek lisansla açılan premium Planner ve Project masaüstü uygulaması.

Temel Planner'dan premium planlara: neler eklenir?

Microsoft'un hizmet açıklamasındaki özellik tablosu, Planner'ın katmanlarını net biçimde ayırır. Premium plan özellikleri Planner Plan 1, Planner and Project Plan 3 ve Planner and Project Plan 5 abonelikleriyle açılır.

Microsoft 365 lisanslarıyla gelen temel Planner'da görevler pano ve tablo görünümünde yönetilir, alt görev, kontrol listesi, öncelik ve etiket kullanılır. Bu lisanslarda bağımlılıklar ve kilometre taşları yalnız görüntülenebilir; zaman çizelgesi (Gantt) görünümü ve hedefler ise yoktur.

Planner Plan 1 ile zaman çizelgesi görünümü, bağımlılık oluşturma, kilometre taşları, hedefler, şablonlar, sprintler ve iş listeleri ile kişi görünümü açılır. Planner and Project Plan 3 bunlara kritik yol, gelişmiş bağımlılıklar, yol haritaları, atama görünümü ve kaynak talebi oluşturma yeteneklerini ekler. Planner and Project Plan 5 ise kaynak taleplerini karşılamak için rezervasyon oluşturmayı ve kaynakların becerilerini yönetmeyi ekler.

Tablodaki bir ayrıntı sık gözden kaçar: Microsoft, Microsoft 365'teki Planner özelliklerinin bu premium aboneliklere dahil olmadığını, kullanıcıların bunlar için ayrıca bir Microsoft 365 aboneliğine ihtiyaç duyduğunu belirtir.

Project masaüstü nerede ayrışır?

Project masaüstü, proje planlamacısının tek başına ayrıntılı bir iş programı kurduğu uygulamadır. Ekip üyelerinin görevleri güncellediği ortak bir pano değil, planlamacının elindeki bir planlama motorudur. İş kırılım yapısı, görevler arası bağlar, kaynak ataması, kaynak aşırı yüklenmesinin giderilmesi, maliyet planlama, baz plan alma ve ilerlemenin baz planla karşılaştırılması bu uygulamanın tipik işleridir.

Premium Planner, ekibin birlikte çalıştığı bulut tabanlı bir planlama ortamı sunar; görev sohbetleri, Teams ile çalışma ve ortak düzenleme öne çıkar. Project masaüstü ise planın ayrıntısını ve hesabını öne alır. Bu ayrım şu soruyla netleşir: planı ekip mi birlikte güncelleyecek, yoksa bir planlamacı ayrıntılı bir iş programını yönetip ekipten durum bilgisi mi toplayacak?

Microsoft'un hizmet açıklamasındaki sınırlar tablosu da bu farkı gösterir: premium planlarda bir projedeki görev sayısı, kaynak sayısı ve bağ sayısı için üst sınırlar tanımlıdır. Büyük ve uzun soluklu projelerde, örneğin bir inşaat ya da fabrika yatırımının iş programında, bu sınırlar ve gereken maliyet ayrıntısı Project masaüstünü öne çıkarır.

Hangi ekip için hangisi?

• Pazarlama, insan kaynakları ya da operasyon ekibi işlerini panoda paylaştırıp takip etmek istiyorsa temel Planner yeterlidir. Tarih ve sorumlu vardır, ama görevler arası bağlar ve kritik yol hesabı gerekmez.
• Ekip, birbirine bağlı görevlerden oluşan bir projeyi zaman çizelgesinde görmek, kilometre taşları ve hedefler koymak ya da sprintlerle çalışmak istiyorsa Planner Plan 1 doğru başlangıçtır.
• Proje yöneticisi kritik yolu izlemek, kaynak talep etmek ve birden fazla projeyi yol haritasında görmek istiyorsa Planner and Project Plan 3 ya da kaynak rezervasyonu gerekiyorsa Plan 5 değerlendirilir.
• Ayrıntılı maliyet planı, baz plan karşılaştırması ve büyük bir iş programının tek elden yönetimi gerekiyorsa Project masaüstü daha uygundur. Hangi aboneliğin masaüstü uygulamasını içerdiği, Microsoft'un güncel karşılaştırma sayfasından kontrol edilmelidir.

Aynı kurumda farklı ekiplerin farklı katmanları kullanması olağandır. Önemli olan, her ekibin ihtiyacından fazlası için lisans almaması ve ihtiyacından azıyla da planlamayı Excel'e kaçırmamasıdır.

Sık yapılan hatalar

• Eski adlarla karar vermek. Project for the web artık ayrı bir ürün olarak yoktur; iç belgelerde ya da satın alma taleplerinde eski adın geçmesi, lisans ve destek konusunda yanlış beklenti yaratır.
• Project Online'dan çıkışı ertelemek. Hizmetin duyurulan emeklilik tarihi geçti; henüz taşınmamış projeler varsa verilerin durumu Microsoft'un güncel duyuruları ve destek kanalları üzerinden kontrol edilmeli, yedekleme ve hedef araç seçimi planlı yapılmalıdır.
• Temel Planner'da kritik yol aramak. Bağımlılıklar temel Planner'da yalnız görüntülenebilir; bağlı bir proje planı gerekiyorsa premium plan ya da masaüstü uygulaması gerekir.
• Premium lisansla Microsoft 365'i karıştırmak. Premium abonelikler Microsoft 365'teki Planner özelliklerini içermez; kullanıcıların bir Microsoft 365 aboneliği de olmalıdır.
• Aracı seçip yöntemi atlamak. İş kırılım yapısı, bağımlılık mantığı ve baz plan disiplini olmadan hangi araç seçilirse seçilsin plan, renkli bir görev listesinden öteye geçmez.

Mindset programlarında Project ile planlama

Proje yöneticileri, planlama uzmanları ve PMO ekipleri için araç seçiminden sonra asıl iş, planı doğru kurmaktır. MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi; iş kırılım yapısı, kaynak yönetimi, Gantt şeması ve kritik yol analizi, maliyet planlama ve ilerleme takibini uygulamalı bir proje senaryosu üzerinden çalışır. İnşaat projelerinde iş programı hazırlayanlar için MS Project ile İnşaat Planlaması aynı yöntemi şantiye bağlamına taşır.