EEF mi OPA mı? Projeyi Kısıtlayan Koşullar ile Kurumun Birikimi

Ortak zemin: projeye dışarıdan gelen iki girdi

Bir proje boş bir alanda başlamaz. Planlamanın neredeyse her adımında ekip iki tür bilgiyi hesaba katar: projenin içinde yürüdüğü ortamın koşulları ve kurumun daha önce biriktirdiği süreç ve bilgiler. PMI'ın terim sözlüğü bunları iki ayrı kavramla adlandırır.

Kurumsal çevre faktörleri (enterprise environmental factors, EEF), ekibin doğrudan kontrolünde olmayan ve portföyü, programı ya da projeyi etkileyen, kısıtlayan veya yönlendiren koşullardır. Organizasyonel süreç varlıkları (organizational process assets, OPA) ise projeyi yürüten kuruma özgü olan ve onun kullandığı planlar, süreçler, politikalar, prosedürler ve bilgi tabanlarıdır.

Tanımların ikisi de proje dışından gelen bir şeyi anlatır; bu yüzden karıştırılır. Ayrım, tanımların kilit sözcüklerindedir: EEF için "kontrol dışında" ve "koşul", OPA için "kuruma özgü" ve "kullanılan".

Ölçüt ölçüt fark

• Ölçüt: Doğası. EEF: bir koşul ya da durum. / OPA: bir varlık; belge, süreç ya da bilgi birikimi.
• Ölçüt: Kontrol. EEF: ekip proje içinde değiştiremez, yalnız hesaba katar. / OPA: ekip kullanır, projeye uyarlar ve kapanışta güncellemeye katkı verir.
• Ölçüt: Kaynağı. EEF: kurum içi (kültür, yapı, altyapı, çalışan yetkinlikleri) ya da kurum dışı (mevzuat, piyasa, ekonomik ve siyasi ortam, sektör standartları). / OPA: her zaman kurumun kendisi.
• Ölçüt: Projeye etkisi. EEF: seçenekleri kısıtlar ya da genişletir; riskin kaynağı olabilir. / OPA: işi hızlandırır ve tutarlı kılar; tekerleği yeniden icat etmeyi önler.
• Ölçüt: Proje sonunda. EEF: değişmez; proje en fazla gözlem bırakır. / OPA: alınan dersler, kayıtlar ve şablonlarla zenginleşir.
• Ölçüt: Yöneticinin sorusu. EEF: Bu koşul planımı nasıl sınırlıyor? / OPA: Kurumda bu iş için hazır ne var?

Bu farklar sınav sorularında sık karşılaşılan bir tuzağın da açıklamasıdır: kurum içi olan her şey OPA değildir. Kurumun örgüt kültürü içeridedir ama bir koşuldur; dolayısıyla EEF'tir.

Örneklerle iki liste

Kurumsal çevre faktörleri, kurum içi ve kurum dışı olarak iki gruba ayrılabilir:

• Kurum içi: örgüt kültürü ve yönetişim yapısı, organizasyon yapısı, ofislerin coğrafi dağılımı, bilgi işlem altyapısı ve kullanılan yazılımlar, çalışanların yetkinlikleri ve kaynak müsaitliği.
• Kurum dışı: yasal ve düzenleyici gereklilikler, piyasa koşulları ve rekabet, ekonomik ve siyasi ortam, sektör standartları, fiziksel çevre ve hava koşulları, sosyal ve kültürel etkiler.

Organizasyonel süreç varlıkları da iki gruba ayrılabilir:

• Süreçler, politikalar ve prosedürler: proje yönetimi metodolojisi, şablonlar (risk kaydı, proje beratı, durum raporu), değişiklik kontrol prosedürü, satın alma ve onay kuralları, kalite politikası, kapanış kontrol listeleri.
• Kurumsal bilgi tabanları: geçmiş projelerin alınan dersler kayıtları, gerçekleşen süre ve maliyet verileri, risk ve sorun kayıtları, yapılandırma yönetimi arşivleri, ölçüm veritabanları.

İlk listedeki maddeleri ekip ancak tanıyabilir ve hesaba katabilir. İkinci listedekileri ise açıp kullanabilir, projeye göre uyarlayabilir ve proje bittiğinde iyileştirebilir.

Sınıflandırması zor maddeler

Bazı maddeler iki kavramın sınırında durur ve sınav sorularında da bu yüzden çıkar. Karar verirken sorulacak soru, maddenin bir koşul mu yoksa kurumun kullandığı bir varlık mı olduğudur.

• Kalite politikası belgesi: Kurumun yazılı politikasıdır, PMI tanımındaki politikalar arasında yer alır; OPA'dır. Çalışanların bu politikaya ne kadar uyduğu ise kültürle ilgilidir ve EEF'tir.
• Kurumun proje yönetimi yazılımı: Kullanılan araç ve altyapı bir koşuldur; ekip başka bir araç seçemiyorsa EEF'tir. Aynı yazılımdaki geçmiş proje kayıtları ise bilgi tabanıdır; OPA'dır.
• Bir sektör standardı: Kurumun dışından gelen ve uyulması gereken bir gerekliliktir; EEF'tir. Kurumun bu standarda göre hazırladığı iç prosedür ise OPA'dır.
• Çalışanların yetkinliği: Ekip, projede kimin ne bildiğini değiştiremez, ancak hesaba katar; EEF'tir. Kurumun yetkinlik matrisi ya da eğitim kayıtları ise bilgi tabanıdır; OPA'dır.

Görüldüğü gibi aynı konunun bir yüzü EEF, diğer yüzü OPA olabilir. Belge ve kayıt OPA'ya, o belgenin içinde yaşadığı ortam EEF'e işaret eder.

Kurgusal örnek: bir bankada yeni mobil özellik

Bir banka, mobil uygulamasına yeni bir ödeme özelliği eklemek için proje başlatıyor. Proje yöneticisi ilk hafta iki listeyi ayrı ayrı çıkarır.

Kurumsal çevre faktörleri: bankacılık mevzuatının ödeme hizmetlerine ilişkin gereklilikleri, kişisel verilerin korunmasına dair yükümlülükler, bankanın değişiklik onaylarında yavaş ve çok katmanlı karar alma kültürü, uygulamanın dayandığı mevcut altyapı, mobil geliştirme ekibinin başka projelerle paylaşılıyor olması ve rakip bankaların benzer özellikleri yakın zamanda sunmuş olması.

Organizasyonel süreç varlıkları: bankanın yazılım değişiklik yönetimi prosedürü, bilgi güvenliği gözden geçirme kontrol listesi, önceki mobil sürüm projesinin alınan dersler kaydı ve risk kaydı, standart proje beratı ve durum raporu şablonları, son mobil projelerin gerçekleşen efor verileri.

İki liste plana farklı biçimde yansır. Mevzuat ve karar kültürü takvime onay ve uyum adımları olarak eklenir; rakip baskısı kapsamı daraltılmış bir ilk sürüme yöneltir. Önceki projenin alınan dersleri ise bilgi güvenliği gözden geçirmesinin geç başlatıldığı için takvimi kaydırdığını gösterir; ekip bu kez gözden geçirmeyi tasarım aşamasına çeker. Efor verileri de tahminin dayanağı olur.

Proje boyunca OPA'nın yaşam döngüsü

Organizasyonel süreç varlıkları durağan bir arşiv değildir; her proje onları hem kullanır hem besler. Bu döngü işlemezse kurum her projede aynı dersleri yeniden öğrenir.

Proje başında ekip kurumun hazır süreçlerini, şablonlarını ve geçmiş kayıtlarını bulur. Planlamada bunları projenin büyüklüğüne ve çevre koşullarına göre uyarlar: PMI'ın uyarlama tanımı, yaklaşımın, yönetişimin ve süreçlerin ortama ve işe daha uygun hale getirilmesidir. Yürütme sırasında neyin işe yaradığı ve neyin yaramadığı kaydedilir. Kapanışta alınan dersler, güncellenmiş şablonlar ve gerçekleşen veriler kuruma geri verilir; bir sonraki proje bu zenginleşmiş varlıklarla başlar.

Kurumsal çevre faktörleri için böyle bir döngü yoktur. Proje mevzuatı ya da kültürü değiştirmez; en fazla, bu koşulların projeyi nasıl etkilediğine dair bir gözlem bırakır ve bu gözlem de bir alınan ders olarak OPA'ya eklenir.

Sık yapılan hatalar

• Kurum içindeki her şeyi OPA saymak. Kültür, yapı ve altyapı içeridedir ama ekip tarafından değiştirilemeyen koşullardır; EEF'tir.
• EEF'i yalnız kurum dışı sanmak. Kurum içi çevre faktörleri genellikle projeyi daha çok etkiler: karar alma hızı, kaynak paylaşımı ve araç kısıtları bunun örnekleridir.
• Çevre koşullarını listeleyip bırakmak. EEF'in değeri, plana ve risk kaydına yansıtıldığında ortaya çıkar; mevzuat bir onay adımı, kaynak paylaşımı bir risk olarak yazılmalıdır.
• Kurumun şablonlarını uyarlamadan kullanmak. Büyük projeler için hazırlanmış bir şablonu küçük bir projeye olduğu gibi uygulamak bürokrasi yaratır.
• Kapanışta OPA'yı güncellememek. Alınan dersler toplantısı yapılıp kaydı arşive kaldırılırsa sonraki ekip onu bulamaz; dersler aranabilir ve şablonlara işlenmiş olmalıdır.

Mindset programlarında nerede çalışılır?

EEF ve OPA, proje yönetimine giriş yapanların PMI çerçevesinde ilk karşılaştığı kavramlar arasındadır. CAPM (Certified Associate in Project Management) Sertifika Hazırlık Eğitimi bu çerçeveyi proje yönetimine giriş ve PMI çerçevesi başlığında ele alır; kavramların planlama girdisi olarak nasıl kullanıldığını burada görürsünüz. Kurum içinde süreç varlıklarını kuran ve standartlaştıran ekipler için PMO Yöneticiliği Sertifika Programı metodoloji seçimini, standartlaşmayı ve şablon tasarımını ayrı modüllerde işler.