Risk mi Sorun mu? Olabilecek Olay ile Gerçekleşmiş Olayı Ayırmak
Risk henüz gerçekleşmemiş ve gerçekleşip gerçekleşmeyeceği belirsiz bir olaydır; sorun ise şu anda projeyi etkileyen, gerçekleşmiş bir durumdur. Bu tek ayrım, kaydın nereye yazılacağını, kimin ne zaman harekete geçeceğini ve toplantıda hangi sorunun sorulacağını değiştirir.
Bir bakışta
- Ayrımın ölçütü olasılıktır: risk belki olur, sorun olmuştur. Riskin bir gerçekleşme olasılığı vardır; sorunda olasılık sorulmaz, etki ve aciliyet sorulur.
- Risk kaydı önlemeyi, sorun kaydı çözmeyi yönetir. Risk için önceden yanıt planlanır; sorun için sahibi, hedef tarihi ve eylemi belli bir çözüm takibi yapılır.
- Gerçekleşen risk, sorun kaydına taşınır ve risk kaydında kapatılır. Daha önce tanımlanmış bir riskin gerçekleşmesi, sorun yönetiminin tipik girdilerinden biridir.
- Her sorun bir riskten gelmez. Hiç öngörülmemiş olaylar, değişiklik talepleri ve ekipten gelen sorular da sorun kaydına girer.
- Tekrarlayan sorunlar risk tanımlamanın zayıf kaldığını gösterir. Sorun kaydındaki örüntüler, risk kaydına geri dönüp eksik riskleri eklemek için kullanılmalıdır.
Ortak zemin: ikisi de proje hedeflerini etkiler
Risk ve sorun, proje yönetiminde aynı soruya yanıt arayan iki kavramdır: proje hedeflerini, takvimi, maliyeti ya da faydayı ne etkileyebilir? Kuzey İrlanda Maliye Bakanlığı'nın program ve proje rehberi, sorun yönetiminin risk yönetimine uygulanan süreçlerin birçoğunu izlediğini ve bu iki alanın genellikle birlikte ele alındığını belirtir; ikisinde de kararlar, iş gerekçesine, teslimata, kaynaklara, maliyete ve takvime etkiye göre verilir.
Ayrım zamanla ilgilidir. Aynı rehberin ifadesiyle risk, olaylara ya da koşullara bağlı olarak gerçekleşebilecek ya da gerçekleşmeyecek bir durumdur. Sorun ise şu anda dikkat ve karar gerektiren bir konudur. Bu yüzden risk ileriye, sorun bugüne bakar. Toplantıda risk için "bu olursa ne yaparız?", sorun için "bu oldu, şimdi ne yapıyoruz ve kim yapıyor?" sorusu sorulur.
Ölçüt ölçüt risk ve sorun
- Ölçüt: Zaman. Risk: gelecekte gerçekleşebilecek bir olay. / Sorun: şu anda var olan ya da gerçekleşmiş bir durum.
- Ölçüt: Olasılık. Risk: olasılık ve etkiyle değerlendirilir. / Sorun: olasılık sorulmaz; etki ve aciliyetle önceliklendirilir.
- Ölçüt: Kayıt. Risk: risk kaydı; olasılık, etki, sahip, tetikleyici ve yanıt stratejisi yazılır. / Sorun: sorun kaydı; açılış tarihi, sahip, hedef çözüm tarihi, durum ve alınan kararlar yazılır.
- Ölçüt: Yanıtın niteliği. Risk: önleyici; kaçınma, azaltma, aktarma ya da kabul gibi bir strateji önceden seçilir. / Sorun: düzeltici; çözüm eylemi, gerekirse geçici çözüm ve eskalasyon.
- Ölçüt: Gözden geçirme sıklığı. Risk: düzenli aralıklarla, olasılık ve etki değişti mi diye. / Sorun: açık kaldığı sürece daha sık, ilerleme ve hedef tarih açısından.
- Ölçüt: Olumlu yan. Risk: fırsat da olabilir; olumlu belirsizlik de kaydedilir. / Sorun: gerçekleşmiş olumlu bir durum genellikle sorun değil, değerlendirilecek bir fırsattır.
- Ölçüt: Kapanış. Risk: gerçekleşmediği, artık mümkün olmadığı ya da soruna dönüştüğü için kapanır. / Sorun: çözüldüğünde ya da kabul edilip karara bağlandığında kapanır.
Pratik bir ayırt etme testi şudur: kayda yazacağınız cümle "... olabilir" ile mi bitiyor, yoksa "... oldu" ya da "... var" ile mi? İlki risk kaydına, ikincisi sorun kaydına aittir.
Bir durumu doğru kayda yazmak
Gerçek projelerde en sık karışıklık, kayda geçirilecek konunun hangi türde olduğuna karar verirken yaşanır. Aşağıdaki durumlar ekiplerin en çok tartıştığı örneklerdir.
- "Tedarikçi teslimatı geciktirebilir." Henüz gecikme yok; tedarikçinin geçmişte gecikmesi ya da kapasite sorunu yaşaması olasılığı artırır. Risk kaydına yazılır, tetikleyici olarak tedarikçinin ara teslim tarihi tanımlanır.
- "Tedarikçi bu hafta teslim etmesi gereken parçayı teslim etmedi." Olay gerçekleşmiştir. Sorun kaydına yazılır; risk kaydında aynı konu varsa orada kapatılır ve önceden hazırlanan yanıt planı devreye alınır.
- "Kilit geliştirici ekipten ayrılma niyetini bildirdi." Ayrılık henüz olmadı ama artık bir olasılık değil, açıklanmış bir durumdur. Ayrılığın etkileri hâlâ risk olarak izlenebilir; bilgi devri planlaması ise sahibi ve tarihi olan bir sorun eylemidir.
- "Müşteri kapsam değişikliği istiyor." Bu bir talep olarak sorun kaydına girer, ama çözümü değişiklik kontrol süreci üzerinden yürür. Maliye rehberi de değişiklik taleplerini sorun türleri arasında sayar ve değişiklik kontrolüyle yönetilmesini ister.
Belirsiz durumlarda ikisi birden yazılabilir: bugünkü durum sorun olarak, bu durumun ileride doğurabileceği sonuçlar risk olarak. Önemli olan, iki kaydın birbirine bağlantı vermesidir.
Kayıt türünü, olayın gerçekleşip gerçekleşmediği belirler
- Henüz olmadı, olabilirRisk kaydıOlasılık, etki, sahip, tetikleyici ve yanıt planı yazılır.
- Oldu ve risk kaydında öngörülmüştüSorun kaydı + risk kapanırHazırlanan yanıt planı devreye alınır.
- Oldu ama hiç öngörülmemiştiSorun kaydıBenzer olayların risk kaydına eklenmesi değerlendirilir.
- Kapsam, takvim ya da bütçe değişikliği isteniyorSorun kaydı + değişiklik kontrolüKarar değişiklik kontrol sürecinde verilir.
Risk soruna dönüştüğünde
Bir risk gerçekleştiğinde iki kayıt arasında bilgi taşınır ve sorumluluk netleşmelidir. Maliye rehberi, önceden tanımlanmış ve artık gerçekleşmiş bir riski sorun türlerinden biri olarak sayar ve uygun sorun çözüm eylemini gerektirdiğini belirtir.
- Tetikleyiciyi doğrulayın. Riskin gerçekten gerçekleştiğini, yalnız işaretlerin belirdiğini mi gösterdiğini netleştirin.
- Sorun kaydı açın ve risk kaydına bağlayın. Sorun kaydında riskin numarasını, risk kaydında da sorunun numarasını yazın; böylece geçmiş izlenebilir kalır.
- Hazır yanıt planını devreye alın. Risk için önceden düşünülmüş eylemler varsa, sıfırdan çözüm aramak yerine onları uygulayın; plan yetersizse farkı not edin.
- Sahibi ve hedef tarihi belirleyin. Riskin sahibi ile sorunun sahibi aynı kişi olmak zorunda değildir; sorun, çözümü yürütecek kişiye verilir.
- Yetkiyi aşan konuyu eskalasyona taşıyın. Rehber, sorunun proje yöneticisi düzeyinde ele alınabileceğini ya da proje ya da program kuruluna taşınması gerekebileceğini belirtir.
- Risk kaydını güncelleyin. Gerçekleşen riski kapatın, bu olayın doğurabileceği yeni riskleri ekleyin.
Gerçekleşen risk, bağlantısı korunarak sorun kaydına geçer
- Tetikleyiciyi doğrulaRisk gerçekten gerçekleşti mi, yoksa yalnız işaret mi?
- Sorun kaydı aç, bağlaİki kayıt birbirinin numarasını taşır.
- Yanıt planını uygulaÖnceden hazırlanan eylemlerden başla.
- Sahip ve hedef tarih verGerekirse kurula eskalasyon.
- Risk kaydını güncelleRiski kapat, yeni doğan riskleri ekle.
Sık yapılan hatalar
- Sorunu risk kaydında bırakmak. Gerçekleşmiş bir durum olasılığı "yüksek" yapılarak risk kaydında tutulursa, çözüm sahibi ve hedef tarih olmadan izlenir; aciliyet kaybolur.
- Her endişeyi sorun olarak açmak. Henüz olmamış bir olay sorun kaydına yazılırsa kayıt şişer ve gerçek sorunlar görünmez hale gelir.
- Risk kaydını yalnız başlangıçta doldurmak. Risk kaydı canlı bir belgedir; proje ilerledikçe yeni riskler doğar, bazıları kapanır.
- Sorun kaydını yalnız durum raporu gibi kullanmak. Her sorunun bir sahibi, bir sonraki eylemi ve hedef tarihi yoksa kayıt bir şikâyet listesine dönüşür.
- İki kaydı birbirinden kopuk tutmak. Sorun kaydındaki tekrarlayan örüntüler risk kaydına geri beslenmezse aynı tür sorunlar yeniden yaşanır.
- Eskalasyonu geciktirmek. Proje yöneticisinin yetkisini aşan bir sorunu ekip içinde tutmak, kararı sadece erteler.
Mindset programlarında nerede çalışılır?
Risk ve sorun ayrımı proje yöneticileri, PMO çalışanları ve proje risk uzmanları için günlük bir karardır. Proje Risk Uzmanlığı Sertifika Programı risk tanımlama tekniklerinden risk kayıt defterine, nitel ve nicel analizden yanıt stratejileri ve risk izleme, raporlama ve yönetişime kadar risk tarafını uçtan uca işler. Sorunları ekip içinde izlemek ve iş akışına bağlamak isteyen ekipler için Jira ile Proje Yönetimi Eğitimi issue takibi ve iş akışı kurgusunu ele alır.
İlgili Mindset programı
Proje Risk Uzmanlığı Sertifika Programı
Sık sorulan sorular
Sorun kaydı ile hata (bug) kaydı aynı şey mi?
Hayır. Yazılım projelerinde hata kaydı ürünün beklenen davranışından sapmaları izler ve genellikle ekip içinde, iş akışı aracında yönetilir. Sorun kaydı ise proje düzeyinde dikkat ve karar gerektiren durumlar içindir: tedarik gecikmesi, kaynak eksikliği, paydaş anlaşmazlığı ya da proje hedeflerini etkileyen kritik bir hata gibi. Her hata proje sorunu değildir; yalnız takvimi, maliyeti ya da kapsamı etkileyenler sorun kaydına yükselir.
Küçük projelerde iki ayrı kayıt tutmak gerekir mi?
Gerekmez, ama ayrımın korunması gerekir. Küçük bir projede tek bir tablo, "tür" sütunuyla risk ve sorunları birlikte tutabilir. Önemli olan, riskler için olasılık ve yanıt planı, sorunlar için sahip ve hedef tarih alanlarının doldurulması ve bir risk gerçekleştiğinde türünün değiştirilmesidir. Proje büyüdükçe iki kaydı ayırmak gözden geçirme toplantılarını kolaylaştırır.
Varsayım ve kısıt bu ayrımda nereye düşer?
Varsayım, planlamada doğru kabul edilen ama doğrulanmamış bir bilgidir; doğru çıkmama olasılığı bir risk kaynağıdır. Kısıt ise bilinen ve projeyi sınırlayan bir koşuldur, örneğin sabit bir teslim tarihi. Birçok ekip risk, varsayım, sorun ve bağımlılıkları birlikte izler. Bir varsayımın yanlış çıktığı anlaşıldığında bu artık bir sorundur ve sorun kaydına taşınır.
Sorunun önceliği nasıl belirlenir?
Sorunda olasılık olmadığı için öncelik, etki ve aciliyetle belirlenir: proje hedeflerine, kritik yola ya da paydaş taahhütlerine ne ölçüde dokunduğu ve ne kadar süre içinde çözülmezse büyüyeceği. Maliye rehberi kararların iş gerekçesine, teslimata, kaynaklara, maliyete ve takvime etkiye göre verilmesini önerir. Proje yöneticisinin yetkisini aşan etkiler eskalasyon eşiği olarak önceden tanımlanmalıdır.
Olumlu risk de sorun kaydına dönüşür mü?
Genellikle hayır. Risk kavramı olumlu belirsizlikleri, yani fırsatları da kapsar; örneğin bir lisansın beklenenden erken onaylanması. Fırsat gerçekleştiğinde bu bir sorun değil, değerlendirilmesi gereken bir durumdur. Yine de takvimi ya da kaynak planını değiştirmeyi gerektiriyorsa, karar ve eylemlerin izlenmesi için sorun kaydına ya da değişiklik kontrol sürecine girebilir.
İlgili rehberler
İlgili eğitimler
Kategori: Proje Yönetimi ve Çeviklik