Bütünden Parçaya mı, Parçadan Bütüne mi? Proje Tahmininde İki Yön

Ortak zemin: aynı iş kırılım yapısında iki yön

Her iki tahmin de projenin iş kırılım yapısını (WBS) temel alır; ayrıldıkları nokta, hesabın hangi düzeyden başladığıdır. Aşağıdan yukarı tahmin, iş kırılım yapısının alt düzey bileşenlerinin tahminlerini toplayarak süre ya da maliyet tahmini üretme yöntemidir. NASA'nın maliyet tahmini el kitabı aynı yaklaşımı mühendislik bazlı tahmin (engineering build-up) ya da taban düzeyinden tahmin adıyla anlatır: her faaliyet ayrı tahmin edilir, toplanır ve uygun genel giderler eklenir.

Yukarıdan aşağı tahmin ise ters yönde çalışır: önce projenin ya da ana teslimatın toplamı belirlenir, sonra bu toplam alt bileşenlere dağıtılır. Toplam rakam çoğu zaman benzer bir projeden (analog), bir orandan (parametrik) ya da deneyimli kişilerin yargısından gelir. Bu yüzden yön ile teknik ayrı sorulardır: analog ve parametrik tahmin hangi bilgiden yola çıkıldığını anlatır, aşağıdan yukarı ve yukarıdan aşağı ise hesabın hangi düzeyde yapıldığını.

Ölçüt ölçüt fark

• Ölçüt: Başlangıç noktası. Aşağıdan yukarı: iş paketi ya da faaliyet düzeyi. / Yukarıdan aşağı: projenin ya da ana bileşenin toplamı.
• Ölçüt: Gereken tanım. Aşağıdan yukarı: kapsamın iş paketlerine kadar ayrıştırılmış, kaynakların belli olması. / Yukarıdan aşağı: kapsamın kaba tanımı ve karşılaştırılabilir bir geçmiş bilgi.
• Ölçüt: Hız ve emek. Aşağıdan yukarı: yavaş ve emek yoğun; NASA el kitabı bu yöntemin zaman ve para açısından ciddi emek istediğini, yavaş ve maliyetli olduğunu belirtir. / Yukarıdan aşağı: hızlı, bir toplantıda üretilebilir.
• Ölçüt: Görünürlük. Aşağıdan yukarı: her kalemin dayanağı görülür, hangi işin pahalı olduğu açıktır. / Yukarıdan aşağı: tek bir toplam; içindeki dağılım varsayımdır.
• Ölçüt: Tipik hata. Aşağıdan yukarı: unutulan iş ya da çift sayılan iş. / Yukarıdan aşağı: yeni projenin referanstan farklı yanlarını gözden kaçırmak.
• Ölçüt: Senaryo üretme. Aşağıdan yukarı: her yeni senaryo için tahminin yeniden toplanması gerekir. / Yukarıdan aşağı: "ya şöyle olursa" sorusuna hızla yanıt verir.
• Ölçüt: Sahiplik. Aşağıdan yukarı: işi yapacak kişilerin tahmine katılması kolaydır, taahhüt güçlenir. / Yukarıdan aşağı: rakam yönetimden gelir, ekip benimsemeyebilir.

NASA el kitabı mühendislik bazlı tahminin bir avantajını daha vurgular: tahmin bölünebilir, yani tek bir kalemdeki hata bütün tahmini geçersiz kılmaz. Buna karşılık maliyeti asıl hangi parametrenin sürüklediğini göstermekte zayıftır.

Hangi düzeyde hesaplanıyor?

İki yön arasındaki farkı en iyi, iş kırılım yapısının katmanları üzerinde görmek anlatır. Yukarıdan aşağı tahmin en üst katmanda bir rakamla başlar ve aşağı doğru paylaştırır; aşağıdan yukarı tahmin en alt katmanda başlar ve yukarı doğru toplar.

• En üst katman, proje toplamı: Yukarıdan aşağı tahminin doğduğu yer. Fizibilite ve iş gerekçesi için genellikle bu düzeyde bir rakam yeterlidir.
• Ana teslimatlar: Yukarıdan aşağı tahminde toplam bu düzeye oranlarla dağıtılır; aşağıdan yukarı tahminde alt kalemlerin toplamı burada görünür.
• İş paketleri: Aşağıdan yukarı tahminin asıl hesaplandığı düzey. NASA el kitabı bu düzeyi, işi yapacak kaynağın açıkça ayırt edilebildiği en alt ayrıntı olarak tanımlar.
• Kaynaklar ve genel giderler: İşçilik ve malzeme ayrı tahmin edilir, ardından genel gider payları eklenir.

Bir iş paketinin içinde hangi tekniğin kullanılacağı ayrı bir karardır. NASA el kitabı, aşağıdan yukarı bir tahminde bir kalem için analog, bir başkası için parametrik ilişki, üçüncüsü için iş standartlarının kullanılabileceğini belirtir.

Kurgusal örnek: iki yön, iki rakam

Bir perakende şirketi e-ticaret sitesini yeni bir altyapıya taşımak istiyor. Yönetim kurulu toplantısından önce bir efor tahmini gerekiyor.

Yukarıdan aşağı yol: Proje ofisi, daha önce tamamlanan ve kapsamı benzer olan kurumsal site taşımasını referans alır ve toplamı 320 kişi-gün olarak verir. Bu rakam tasarım, geliştirme, test ve geçiş arasında geçmiş projedeki oranlarla paylaştırılır.

Aşağıdan yukarı yol: Kapsam netleştikten sonra ekip iş paketlerini ayrı ayrı tahmin eder: ürün kataloğu taşıma 90, ödeme ve sipariş entegrasyonu 120, kullanıcı hesapları 60, arayüz 80 ve geçiş ile test 50 kişi-gün. Toplam 400 kişi-gündür.

Aradaki 80 kişi-günlük fark bir uyarıdır. Ekip nedenini arar ve ödeme entegrasyonunun referans projede hiç bulunmadığını görür. Aynı incelemede, test eforunun hem arayüz paketinde hem geçiş paketinde sayıldığı da ortaya çıkar; çift sayım düzeltilince fark daralır. Kurula sunulan tahmin, iki yoldan çıkan rakamla birlikte farkın açıklamasını da içerir.

Proje boyunca hangisi ne zaman?

İki yön birbirinin rakibi değil, projenin farklı evrelerinin aracıdır. NASA el kitabı mühendislik bazlı tahminin, iş kapsamını tanımlamaya, faaliyetleri takvime koymaya ve kaynakları belirlemeye yetecek olgunluk olduğunda kullanıldığını; yetersiz tanımın doğruluğu bozacağını ve bu durumda başka bir yöntemin ya da karma bir tahminin düşünülmesi gerektiğini belirtir.

• Fikir ve ön değerlendirme: Yalnız yukarıdan aşağı tahmin mümkündür. Bir aralık ve dayandığı varsayımlar verilir.
• Fizibilite ve iş gerekçesi: Yukarıdan aşağı toplam, ana teslimatlara kabaca dağıtılır; en belirsiz teslimatlar için kaba bir aşağıdan yukarı kontrol yapılabilir.
• Ayrıntılı planlama: Kapsam iş paketlerine ayrıştırıldıkça aşağıdan yukarı tahmin ana tahmin olur; yukarıdan aşağı rakam sağlama olarak kalır.
• Bütçe onayı: İki sonuç uzlaştırılır, fark kapatılır ve onaylanan rakam temel çizgi olur.
• Yürütme: Kapsam değiştikçe değişen iş paketleri aşağıdan yukarı yeniden tahmin edilir.

Sık yapılan hatalar

• Yukarıdan gelen hedefi tahmin sanmak. Yönetimin "bu iş şu kadar sürmeli" dediği rakam bir kısıttır, tahmin değil. Aşağıdan yukarı tahmin bu hedefi aşıyorsa sorun gizlenmemeli, kapsam ya da hedef konuşulmalıdır.
• Her düzeyde ayrı ayrı pay eklemek. İş paketini tahmin eden kişi, ekip lideri ve proje yöneticisi kendi güvenlik payını eklerse toplam şişer. Belirsizlik payı bir kez, açık bir kalem olarak eklenmelidir.
• Kapsam tam değilken aşağıdan yukarı tahmine güvenmek. Toplanan kalemler kadar doğrudur; tanımlanmamış iş toplamda hiç görünmez.
• Çift sayım. NASA el kitabı bu yöntemin eksik ve çift sayım hatalarına açık olduğunu belirtir. İş kırılım yapısı sözlüğü, hangi işin hangi pakete ait olduğunu netleştirmenin en kısa yoludur.
• Tahmini işi yapmayacak kişilere yaptırmak. Aşağıdan yukarı tahminin değeri, işi bilen kişinin bilgisinden gelir; el kitabı da deneyimli bir teknik kişinin maliyet analistiyle birlikte çalışmasını tarif eder.
• Tahmin dayanağını yazmamak. Hangi varsayımla hangi rakamın çıktığı kayıtlı değilse kapsam değiştiğinde neyin güncelleneceği bilinmez.

Mindset programlarında nerede çalışılır?

Tahmin yönünü seçmek, teklif hazırlayan ve bütçe savunan proje yöneticileri için günlük bir karardır. Proje Yönetimi Uzmanlığı Sertifika Programı zaman çizelgesi, maliyet ve proje finansmanını süreç domaini içinde ele alır. Maliyet tarafını derinleştirmek isteyenler için Proje Maliyet ve Bütçe Yönetimi eğitimi maliyet tahmini yöntemlerinden maliyet baseline'ına uzanan adımları işler.