Tesis yönetiminde talepler e-postayla gelir, bakım takvimi bir tabloda tutulur, varlık listesi başka bir dosyada durur ve raporlama her ay elle hazırlanır. Bu dağınıklık yalnızca zaman kaybı değil, karar körlüğü de üretir: hangi ekipmanın kaç kez arızalandığı ya da hangi alanın metrekare maliyeti bilinmez. CAFM ve IWMS yazılımları bu verileri tek yapıda toplar; ancak projelerin başarısı yazılımın kendisinden çok veri yapısının doğru kurulmasına bağlıdır. Yanlış kurulmuş bir alan ve varlık hiyerarşisi, sonraki her raporu bozar. Program altı modül boyunca seçimden devreye almaya uzanan yolu izler. Katılımcılar mevcut süreçleri ve veri kaynaklarını envanterler, hangi modüllerin öncelikli olduğuna karar verir. Seçim modülünde gereksinim listesi, senaryo bazlı demo ve maliyet modeli çalışılır. Veri yapısı atölyesinde bina, kat, alan ve varlık hiyerarşisi kurulur; kodlama standardı belirlenir. Süreç taşıma modülünde talep, iş emri ve bakım akışları sisteme aktarılır. Raporlama modülünde gösterge seti tasarlanır. Program sonunda katılımcı, veri modeli ve devreye alma planını içeren bir dijitalleşme dosyası üretir.