Primavera P6'da iş kırılım yapısı kurmak: WBS elemanları ve aktivite bağlantısı

P6'da WBS neyi sağlar?

Yüzlerce aktivitelik bir program, aktivite listesi olarak okunamaz. Hangi aktiviteler temele, hangileri kaba yapıya, hangileri elektrik tesisatına ait? WBS bu soruyu yapısal olarak yanıtlar: aktiviteleri bir hiyerarşinin altında gruplar ve her grubun tarihlerini, ilerlemesini ve sorumlusunu birlikte gösterir.

Oracle'ın tanımıyla WBS, bir projeyi tamamlamak için yapılması gereken işin hiyerarşisidir ve üretilecek ürün ya da hizmeti tanımlar. Yapı, teslimatın kendisinden başlayan iş ayrıntısı seviyeleriyle kurulur. Her projenin kendi WBS hiyerarşisi vardır ve en üst WBS elemanı, EPS düğümüne ya da projeye eşittir.

Bu yapı programı yalnız düzenlemekle kalmaz, raporlama düzeyini de belirler. Yönetim özeti ana paketler düzeyinde, saha toplantısı alt paketler düzeyinde okunur. Aynı program, WBS sayesinde farklı kitlelere farklı ayrıntıda sunulabilir.

Önce WBS'i tasarlayın

P6 ekranına dönmeden önce kâğıt üzerinde yapıyı tasarlayın. Oracle'ın belirttiği sıra da bu yöndedir: proje yöneticisi genellikle önce WBS'i geliştirir, sonra her elemana belgeleri atar ve elemanın işini yapacak aktiviteleri tanımlar.

Tasarımda en önemli karar, hiyerarşinin hangi ölçüte göre kurulacağıdır. Konut projesinde yaygın birkaç seçenek vardır. Teslimata göre: temel, kaba yapı, cephe, ince işler. Bölgeye göre: blok ve kat. Disipline göre: mimari, statik, mekanik, elektrik. Bunları aynı seviyede karıştırırsanız bir aktivitenin hangi gruba girdiği belirsizleşir. Genellikle üst seviyede teslimat ya da bölge, altta disiplin ya da iş türü kullanılır.

İki sınama yapın. Birincisi, yapı işin tamamını kapsıyor mu, yoksa gözden kaçan bir iş var mı? İkincisi, aynı iş iki ayrı elemanda yer alıyor mu? Çift sayım kaynak ve maliyet raporlarını şişirir. Son olarak, en alt seviyedeki elemanın bir sorumlusu olabilmesine bakın: sahibi olmayan paket takip edilmez.

Kodlama için bir standart belirleyin. Kodlar sıralama ve gruplamada kullanıldığı için tutarlı, hiyerarşiyi yansıtan ve kısa olmalıdır.

P6'da WBS elemanı eklemek

P6 Professional'da Project menüsünden WBS'i seçersiniz. Alt eleman eklemek istediğiniz elemanı işaretler, Edit araç çubuğundaki ekle düğmesine ya da Edit menüsünde Add komutuna basarsınız. Yeni eleman, seçtiğiniz elemanın bir seviye altında girintili olarak görünür. Konumunu Move araç çubuğundaki oklarla değiştirebilirsiniz.

General sekmesinde elemanın kodunu ve adını yazarsınız. Aynı sekmedeki diğer alanlar şunlardır. Status: elemanın durumu. Responsible Manager: elemanın kök OBS elemanı, yani işten sorumlu birim. Anticipated Dates: planlama aşamasında girilen beklenen başlangıç ve bitiş tarihleri; programlama bunları etkilemez. Oracle'a göre aktiviteler eklendiğinde WBS'in başlangıç ve bitiş tarihleri, aktivitelerin en erken başlangıcından ve en geç bitişinden yukarı toplanır.

WBS Milestones sekmesi, performans yüzdesini ağırlıklı kilometre taşlarına göre hesaplamak için kullanılır. Bu, yönetim raporlarında WBS ilerlemesini aktivitelerden farklı bir mantıkla göstermek istediğinizde işe yarar.

Menü adları sürüme ve arayüze göre değişebilir; P6 EPPM web arayüzünde elemanlar Activities sayfasındaki satır işlemleriyle eklenir. Sürümünüzün Oracle yardımına bakın.

Aktiviteyi WBS'e bağlamak

Her aktivite bir WBS elemanına atanmalıdır. Bağlantı sonradan da değiştirilebilir. Oracle'ın anlatımına göre Project menüsünden Activities'i seçer, aktiviteyi işaretler, Activity Details'i açıp General sekmesinde WBS alanındaki seçme düğmesine basar ve bağlamak istediğiniz WBS elemanını seçip Select'e basarsınız.

Bağlantıda dikkat edilecek nokta, aktivitenin en alt seviyedeki bir elemana bağlanmasıdır. Aktiviteleri üst seviye elemanlara bağlamak yapıyı tutarsız yapar: bir yerde ayrıntılı, başka yerde kaba kalan program, özet raporlarda yanlış toplamlar üretir.

Yapıyı sonradan değiştirirseniz, tarih ve ilerleme özetlerinin yeni gruplamaya göre doğru toplandığını kontrol edin.

WBS'in programdaki ek işlevleri

WBS elemanı yalnız bir klasör değildir. Oracle'a göre her elemanın atanmış bir takvimi, kendine özgü kazanılmış değer hesaplama ayarları ve elemandaki tüm işten sorumlu bir OBS elemanı vardır. Bu özellikler, yapıyı doğru kurmanın programın ilerleyen aşamalarında karşılığını verdiğini gösterir.

Sorumluluk bağı pratik bir değer taşır. Alt yüklenicilere göre bölünmüş bir programda her paketin sorumlusunu OBS ile eşleştirirseniz, hangi birimin hangi işte geciktiğini tek bakışta görürsünüz. Kazanılmış değer ayarları ise paket bazında ilerleme ölçümünün nasıl yapılacağını belirler; bu konuya program kontrol aşamasında dönülür.

EPS yapısı ile WBS yapısını karıştırmayın. EPS, kurumun projelerini düzenleyen üst yapıdır; WBS ise tek bir projenin iç yapısıdır. Üst eleman projeyi temsil ettiği için iki yapı birbirine bağlanır, ama farklı sorulara cevap verir. EPS ve OBS kurulumu ayrı bir konudur.

Sık yapılan hatalar

Çok fazla seviye açmak: her seviye raporlama ve bakım yükü getirir. Yönetilemeyecek kadar ayrıntılı bir yapı güncel kalmaz.

WBS'i organizasyon şemasına benzetmek: WBS işi, OBS kimin yaptığını gösterir. İkisini aynı yapıda toplarsanız iş yeniden düzenlendiğinde WBS bozulur.

Aktiviteyi WBS'siz bırakmak: her aktivite bir elemana bağlı olmalıdır; aksi takdirde gruplamada kaybolur ya da proje düzeyinde yığılır.

Programı kurduktan sonra yapıyı sık değiştirmek: kod ve yapı kararlaştırıldıktan sonra değişiklik, raporlarda geçmişle tutarsızlık doğurur. Yapıyı program kurulmadan önce kararlaştırın.

Aktivite kodlarını WBS yerine kullanmak: kodlar yatay sınıflama için, WBS ise düşey hiyerarşi içindir. İkisi birbirinin yerine geçmez.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitimi'nin 'İş Kırılım Yapısı ve Görev Planlama' modülü, WBS yapısı kurma işinin doğrudan alanıdır. Primavera P6 ile İş Programı Hazırlama programında 'İş Kırılım Yapısı, Aktiviteler ve Kodlar' modülü aynı konuyu aktivite kodlarıyla birlikte ele alır.

Planlama mühendisleri, proje kontrol uzmanları ve programı sıfırdan kuracak proje yöneticileri için uygundur.