Primavera P6'da EPS ve OBS kurmak: projeler kimde, erişim kimde
P6'da EPS projelerin hangi çatı altında durduğunu, OBS ise bu projelerden kimin sorumlu olduğunu ve kimin erişeceğini tanımlar. İki yapının farkını ve kurulum sırasını öğrenirsiniz.
Bir bakışta
- EPS projeleri, OBS ise sorumlu yöneticileri hiyerarşiyle düzenler. İki yapı birbirine EPS düğümündeki sorumlu yönetici alanıyla bağlanır.
- Her proje bir EPS düğümünün altında olmak zorundadır. EPS'nin birden çok kök düğümü olabilir; şablon ya da yüksek riskli projeleri ayrı gruplayabilirsiniz.
- OBS erişimi aşağı doğru otomatik geçmez. Bir kullanıcı, erişmesi gereken her OBS öğesine ayrı ayrı atanmalıdır.
- Önce OBS, sonra EPS kurulur. EPS düğümünün sorumlu yöneticisi bir OBS öğesi olduğundan, öğe önceden var olmalıdır.
EPS ve OBS: iki hiyerarşi, iki soru
Oracle belgelerine göre EPS, veritabanındaki tüm projelerin hiyerarşik yapısıdır ve kuruluşunuzun işini temsil etmek için gereken sayıda seviyeye bölünebilir. OBS ise projelerden sorumlu yöneticileri temsil eden hiyerarşik bir yapıdır. İki yapıyı karıştırmak çok yaygındır, çünkü ikisi de ağaç biçimindedir. Farkı şöyle özetleyebilirsiniz: EPS projelerin 'nerede' durduğunu, OBS ise projelerin 'kimin' olduğunu söyler.
Bağlantı, EPS düğümünde kurulur. Bir sorumlu yöneticiyi (OBS öğesi) bir EPS düğümüyle ya da doğrudan bir projeyle ilişkilendirirsiniz. Sorumlu yönetici bir düğüme bağlandığında, o dala eklenen her proje varsayılan olarak bu yöneticiyle gelir. Bu, büyük projelerde birden çok proje yöneticisinin farklı sorumluluk alanlarını tanımlamayı sağlar.
EPS projelerin yerini, OBS sorumluluğu ve erişimi tanımlar
İki yapının ölçüt ölçüt farkı
| EPS | OBS | |
|---|---|---|
| Neyi düzenler | Veritabanındaki tüm projeleri | Projelerden sorumlu yöneticileri |
| Yanıtladığı soru | Bu proje hangi çatı altında? | Bu projeden kim sorumlu? |
| Elemanı | Düğüm ve proje | Yönetici öğesi |
| Erişimle ilişki | Düğümlere kullanıcı erişimi OBS üzerinden verilir | Kullanıcılar OBS öğelerine atanır |
| Bağlantı noktası | Her düğümün sorumlu yöneticisi vardır | Öğe, EPS düğümüne ya da projeye bağlanır |
EPS'yi tasarlamak
Oracle'a göre EPS'nin en üst seviyesindeki düğümler şirketinizdeki bölümleri, proje fazlarını, saha lokasyonlarını ya da başka ana gruplamaları temsil edebilir. Her proje bir EPS düğümüne dahil edilmek zorundadır; projeler hiyerarşinin en altında yer alır. EPS birden çok kök düğümden oluşabilir; bu, belirli proje türlerini, örneğin şablon projeleri ya da yüksek riskli projeleri, ayrı gruplamanıza imkân verir.
Tasarım için üç ölçüt işe yarar: • Raporlama: yönetim projeleri hangi kırılımda toplu görmek istiyor, bölüm, saha ya da program mı? EPS'yi bu kırılıma göre kurun. • Erişim: sorumluluk sınırları nerede çiziliyor? Düğümler, aynı yönetim ekibinin sorumlu olduğu projeleri bir arada tutmalı. • Kalıcılık: yapı sık değişmeyecek unsurlara dayanmalı. Geçici proje adlarıyla kurulan seviyeler sık yeniden düzenleme gerektirir.
Çok derin bir ağaç da gerekli değildir. Her seviyenin raporda ya da erişimde bir işi olmalı; işlevsiz seviye yalnızca gezinmeyi uzatır. Oracle'ın bir önerisi de EPS düzeyi aktivite kodlarının EPS'nin en üst seviyesinde oluşturulmasıdır; yapıyı tasarlarken bunu da hesaba katın.
OBS'yi tasarlamak ve erişimi bağlamak
OBS genellikle kuruluşun yönetim yapısını yansıtır: en üstteki yöneticiden iş seviyelerinin her birine kadar. OBS'nin ikinci görevi güvenliktir. Oracle'a göre bir projeye erişmek için kullanıcının projedeki bir OBS öğesine erişim izni olması gerekir. Kullanıcılar OBS öğelerine atanır ve erişimleri o öğelerin bağlı olduğu projeler ve EPS düğümleriyle sınırlı kalır. Verilen erişim türü ise kullanıcıya atanan proje güvenlik profilinden gelir.
Burada kritik bir nokta vardır: erişim ayrıcalıkları alt OBS öğelerine aktarılmaz. Bir kullanıcının birden çok OBS öğesine erişmesi gerekiyorsa her birine ayrı ayrı atanmalıdır. Bu yüzden üst düzey bir yöneticinin altındaki projeleri göremediğini fark ederseniz, önce alt öğeye atanıp atanmadığına bakın.
OBS tasarımında iki yaygın model vardır: kuruluş şemasına yakın bir OBS ya da proje portföyüne göre kurulan bir OBS. Önemli olan, 'bu projeden kim sorumlu ve kim erişecek' sorusunun her EPS düğümü için cevaplanabilmesidir. OBS büyük kuruluşlarda bir güvenlik haritası gibi çalıştığından, değişiklik yapmadan önce kimlerin erişimini etkileyeceğini düşünün.
Kurulum sırası
Kurulumun sırası önemlidir, çünkü her adım bir öncekine dayanır. Oracle'ın anlatımında P6 Professional'da EPS düğümü eklemek için Enterprise menüsünden Enterprise Project Structure açılır, düğümün gireceği yer seçilip Add'e basılır, düğüm için ID ve ad yazılır ve Responsible Manager alanında düğümün sahibi olacak OBS öğesi seçilir. Konumu ok tuşlarıyla hiyerarşide yukarı ya da aşağı taşıyabilir, Close ile kapatabilirsiniz. Her EPS düğümü bir sorumlu yöneticiye ihtiyaç duyar; bu, güvenlik haklarını belirler.
OBS öğesini oluşturmak ise Oracle kaynaklarında web arayüzünde, kullanıcı yönetimi sayfasından OBS seçeneğiyle ve Add ile anlatılır. Kullanıcıların OBS öğesine atanması ve proje güvenlik profili seçilmesi ise ayrı bir adımdır; P6 Professional'da yönetici bölümünden kullanıcının proje erişimi sekmesinde yapılır. Menü adları P6 sürümüne ve arayüze göre değişir; kendi sürümünüzün yönetici kılavuzuna bakın.
Süreç bir kez kurulduktan sonra ilk iş, yapıyı gerçek bir projeyle denemektir. Test kullanıcısıyla giriş yapıp yalnızca erişmesi gereken projeleri görüp görmediğini kontrol edin.
Kurulum, tasarımdan projelere uzanan beş evrede ilerler
Önce kişiler, sonra yapı, sonra projeler
- TasarımYapıyı kâğıtta çizinRaporlama ve erişim ihtiyacına göre hiyerarşiyi belirleyin.
- OBSOBS öğelerini oluşturunSorumlu yöneticiler önceden var olmalı.
- EPSEPS düğümlerini ekleyinHer düğüme ID, ad ve sorumlu yönetici girin.
- ErişimKullanıcıları OBS'ye atayınProje güvenlik profilini seçin.
- ProjelerProjeleri düğümlere ekleyinTarih, kaynak ve bütçe bilgilerini girin.
WBS ile ilişki
EPS ile WBS çoğunlukla birlikte anılır. Oracle'a göre WBS, kuruluştaki projeler için EPS'nin bir devamı gibi çalışır: EPS projeleri dallara ayırırken, WBS tek bir projenin içindeki iş kırılımını düzenler. Bir proje oluşturduğunuzda P6 aynı seviyede ve aynı adla bir WBS öğesini kendiliğinden yaratır.
OBS ise WBS ile de buluşabilir: OBS hiyerarşisi kullanıcılara projelerde belirli erişim ayrıcalıkları vermek için ve ayrıca proje içindeki WBS seviyeleri için de kullanılır. Yani sorumluluk yalnızca proje düzeyinde değil, projenin iç yapısında da tanımlanabilir.
Üç yapıyı kısaca ayıralım: EPS projelerin bulunduğu çatıdır, WBS bir projenin iş kırılımıdır, OBS ise bu yapıların sorumlularını ve erişimlerini taşıyan yönetim hiyerarşisidir. Kavramsal WBS ve OBS karşılaştırması genel proje yönetimi konusudur; bu sayfa P6 veritabanı yapısının kurulumunu anlatır.
Sık yapılan hatalar
EPS ve OBS kurulumunda sık görülen sorunlar: • EPS'yi proje adlarıyla, OBS'yi kişi adlarıyla kurmak; yapı ilk personel değişikliğinde bozulur. Rolleri ve bölümleri temel alın. • OBS erişiminin aşağı doğru geçeceğini varsaymak; alt öğelere ayrıca atama yapmak gerekir. • Sorumlu yönetici belirlemeden düğüm eklemek; her düğüm için bir sorumlu gerekir. • Gereksiz derin hiyerarşi kurmak. • Yapıyı yayına almadan test etmemek; yanlış kurulmuş bir OBS, kullanıcıların yanlış projeleri görmesine ya da hiçbirini görememesine yol açar. • EPS düzeyi kodları yapı kurulduktan sonra rastgele seviyelerde açmak.
İyi bir başlangıç, mevcut projeleri gözden geçirip hangi yönetim ekibinin hangi projelerden sorumlu olduğunu bir tabloya yazmaktır. Tablo hazırsa hem EPS hem OBS neredeyse kendiliğinden ortaya çıkar.
Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?
Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitimi'nin 'Primavera P6'ya Giriş ve Proje Yönetim Temelleri' ve 'İş Kırılım Yapısı ve Görev Planlama' modülleri, EPS ve WBS yapısının projenin içindeki ve dışındaki rolünü anlamak için zemin hazırlar. OBS ve erişim yönetimi gibi yönetici düzeyindeki ayarlar program başlıklarında ayrıca anılmıyor; bu sayfanın yönetim tarafı kuruluşunuzun yöneticileriyle birlikte öğrenilir.
Planlama mühendisleri, proje kontrol uzmanları ve P6 ortamını kuran ya da yöneten ekipler için uygundur.
İlgili Mindset programı
Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitimi
Sık sorulan sorular
EPS ile WBS aynı şey mi?
Değil. EPS veritabanındaki tüm projeleri düzenleyen hiyerarşidir. WBS ise tek bir projenin iş kırılımıdır ve Oracle'ın anlatımıyla EPS'nin proje içindeki devamı gibi çalışır. Bir proje oluşturduğunuzda P6 aynı seviyede ve adda bir WBS öğesi yaratır.
OBS'yi neden EPS'den önce kurmalıyım?
Çünkü her EPS düğümü için sorumlu yönetici olarak bir OBS öğesi seçilir. Öğe henüz yoksa düğümün sahibi atanamaz. Önce OBS öğelerini oluşturup sonra EPS düğümlerine bağlamak kurulumu tek geçişte bitirmenizi sağlar.
Kullanıcı üst OBS öğesine atanınca alttaki projeleri görür mü?
Hayır. Oracle'a göre erişim ayrıcalıkları alt OBS öğelerine aktarılmaz. Kullanıcının erişmesi gereken her OBS öğesine ayrıca atanması gerekir. Erişim türü ise kullanıcıya atanan proje güvenlik profiline bağlıdır. Bu yüzden yeni bir kullanıcıya erişim verirken hangi öğelere atandığını tek tek kontrol edin.
EPS'nin birden çok kök düğümü olabilir mi?
Evet. Oracle, EPS'nin birden çok kök düğümden oluşabileceğini ve bunun belirli proje türlerini, örneğin şablon projeleri ya da yüksek riskli projeleri, bir arada gruplamaya olanak verdiğini belirtir. Kök düğümleri bu amaçla kullanmak, sonradan yapıyı yeniden düzenleme ihtiyacını da azaltır.
Kurulumu P6 Professional'dan mı yapıyorum, web arayüzünden mi?
EPS düğümlerini P6 Professional'da Enterprise menüsünden ekleyebilirsiniz. OBS öğelerinin oluşturulması ise Oracle kaynaklarında web arayüzünde anlatılır. Kullanım biçiminiz Professional ya da EPPM olabilir; menü adları değişir, bu yüzden sürümünüze uygun yönetici kılavuzunu açın.