Primavera P6'da kendi alanınızı tanımlamak: UDF oluşturma ve kullanma
Hazır alanların yetmediği yerde P6 kendi alanınızı eklemenize izin verir: teslimat tarihi, satın alma sipariş numarası, onay durumu gibi. Alanı tanımlamayı, doldurmayı ve görünüm ile raporlarda kullanmayı öğrenirsiniz.
Bir bakışta
- UDF, veritabanına eklediğiniz kendi alanınızdır. Oracle belgesi örnek olarak teslimat tarihi ve satın alma sipariş numarası gibi ek aktivite verisini verir.
- Alan önce tanımlanır, sonra kolon olarak görünür hâle getirilir. Tanımsız bir alan için Global Change ya da kolon girişi yapılamaz.
- UDF yalnız tanımlandığı konu alanının görünümünde kolon olur. Aktivite için açtığınız alan, gider ya da kaynak tablosunda görünmez.
- Alanlar gruplama, filtreleme ve rapor için kullanılabilir. Serbest bilgiyi raporlanabilir veriye çeviren şey budur.
- Kod mu alan mı kararı, değerin serbest olup olmadığına bağlıdır. Sabit liste istiyorsanız aktivite kodu, serbest giriş istiyorsanız UDF daha uygundur.
UDF neyi çözer?
Her projede standart alanların taşımadığı bilgiler olur: bir malzemenin tedarikçisi, satın alma sipariş numarası, aktivitenin müşteri onayı gerektirip gerektirmediği, sözleşme madde atfı. Bunları aktivite adının sonuna eklemek ya da ayrı bir Excel dosyasında tutmak kısa vadede işe yarar; ama bilgi programdan kopar, filtrelenemez ve raporlanamaz.
Oracle'ın kullanıcı kılavuzu bu ihtiyacı şöyle tarif eder: kullanıcı tanımlı alanlar, proje veritabanına kendi özel alanlarınızı ve değerlerinizi eklemenizi sağlar. Belgenin örnekleri teslimat tarihi ve satın alma sipariş numarası gibi ek aktivite verisi, ayrıca kâr, sapma ve revize bütçe gibi kaynak ve maliyet verisidir.
Aktivitelere sabit bir listeden değer atayan sınıflama ise ayrı bir araçtır: aktivite kodu. İkisi arasındaki ayrım, değerin serbest olup olmamasıdır.
UDF oluşturmak
P6 Professional'da alan oluşturmak için Enterprise menüsünden User Defined Fields seçilir. Açılan pencerede önce alanın hangi konu alanına ait olacağını belirlersiniz: aktivite, kaynak ataması, gider gibi. Ardından alana bir başlık ve bir veri türü verirsiniz. Veri türü seçimi sonradan işinizi belirler: tarih tutacaksanız tarih türünü, para tutacaksanız sayısal türü seçmek hem girişi hem de sıralamayı doğru yapar. Metin olarak tutulan bir tarih, takvim sırasına göre sıralanmaz.
Belge bir uyarı da içerir: veritabanında hazır UDF yoktur. Global Change ile alan doldurmak istiyorsanız alanı önce bu pencerede oluşturmanız gerekir.
Menü adları sürüme ve arayüze göre değişebilir; P6 EPPM web arayüzünde alan yönetimi farklı bir yerdedir. Ekranınızdaki adım bu anlatımdan farklıysa sürümünüze uygun Oracle yardımına bakın.
Alan önce tanımlanır, sonra görünür kılınır, sonra kullanılır
UDF yaşam döngüsü
- Alanı tanımlayınKonu alanını seçin, başlık ve veri türünü girin.
- Kolon olarak ekleyinTablo görünümünde alan için kolon açın.
- Değerleri girinTek tek yazın ya da Global Change ile toplu atayın.
- Gruplayın ve filtreleyinGörünümde alanı ölçüt olarak kullanın.
- Rapora taşıyınAlanı rapor kapsamına ekleyin.
Alanı kolon yapmak ve değer girmek
Alan tek başına bir şey göstermez; kullanabilmek için tablo görünümünde kolon olarak eklemek gerekir. Oracle'a göre kullanıcı tanımlı alanlar tablo görünümlerinin kolonlarında gösterilir ve veriler bu kolonlara girilir ya da seçilir. Alanları ayrıca bir ayrıntı sekmesinde de görüntülemek mümkündür.
Önemli bir sınır vardır: bir UDF için kolonu yalnız alanı oluşturduğunuz konu alanının görünümünde açabilirsiniz. Belgedeki örnek bu sınırı açıkça verir: proje giderleri konu alanında oluşturduğunuz sipariş numarası alanı yalnızca gider görünümünde izlenir. Aynı bilgiyi hem aktivitede hem giderde görmek istiyorsanız iki ayrı alan açmanız gerekir.
Değer girişi iki yolla yapılır. Kolona tek tek yazmak az sayıda kayıt için uygundur. Yüzlerce aktivite için Tools menüsündeki Global Change aracı kullanılır; Oracle bu aracın aktivite, aktivite kaynak ataması ve gider alanları için çalıştığını belirtir. Koşulu doğru kurmak önemlidir: önce hangi aktivitelerin etkileneceğini filtreyle listeleyip kontrol edin, sonra değeri atayın. Toplu atamayı geri almak zordur, bu yüzden ona başlamadan önce projenin bir kopyasını alın.
Gruplama, filtreleme ve Gantt'ta kullanım
Alan doldurulduktan sonra asıl değer görünümde ortaya çıkar. Oracle'a göre kullanıcı tanımlı alanlara göre gruplamak ve sıralamak için View menüsünde Group and Sort, filtrelemek için Filters seçilir. Örneğin bir sipariş numarası alanını doldurduysanız yalnız siparişi verilmemiş aktiviteleri listeleyebilir ya da aktiviteleri tedarikçiye göre gruplayabilirsiniz.
Tarih türündeki alanların ek bir kullanımı vardır. Kullanıcı başlangıç ve bitiş tarihi alanlarını oluşturduysanız, View menüsündeki Bars bölümünden bu alanlara bağlı Gantt çubukları ekleyebilirsiniz. Belgeye göre bitiş tarihi başlangıçtan önceyse ya da değerlerden biri boşsa çubuk görünmez. Bu, ana programın mantığından bağımsız bir tarihi, örneğin malzemenin şantiyeye giriş penceresini zaman çizelgesi üzerinde göstermek için kullanışlıdır.
Alan ile aktivite kodu arasındaki fark pratik bir karardır. Serbest değerlerde alan, sabit listedeki sınıflamalarda kod daha uygundur. Kuruluşunuzun bir kodlama standardı varsa o belirleyicidir.
Değer serbestse alan, sabit listedense kod seçilir
UDF mi aktivite kodu mu?
- Değer serbest: tarih, sipariş numarası, tutarKullanıcı tanımlı alanHer aktivite kendi değerini taşır.
- Değer önceden tanımlı bir listeden seçilecekAktivite koduYazım farkı yüzünden dağılan gruplar önlenir.
Raporlarda UDF
Oracle, kullanıcı tanımlı alanları oluşturduğunuz ya da değiştirdiğiniz raporlara eklemenizi önerir. Bu, alanın yalnız ekranda değil, ilerleme raporunda, malzeme takip listesinde ya da yönetim özetinde de yer alabileceği anlamına gelir.
Pratik bir kural: rapor ihtiyacını alandan önce yazın. Hangi toplantıda hangi liste görülecek, bu listede hangi sütunlar olacak? Bu sorulara yanıt vermeyen alanlar büyük olasılıkla kimsenin doldurmayacağı alanlardır. Ayrıca alanı dolduracak kişiyi baştan belirleyin; boş alan filtrede yanlış sonuç verir, çünkü boş aktiviteleri 'siparişi yok' ya da 'henüz girilmedi' diye ayıramazsınız.
Birden fazla projede kullanılacak alanlar için adlandırma standardı koyun. Aynı bilgiyi bir projede 'SipNo', diğerinde 'PO numarası' diye açarsanız birleşik raporda iki ayrı sütun çıkar.
Sık yapılan hatalar
Gereksiz alan çoğaltmak: her bilgi için alan açıldığında tablo kalabalıklaşır ve kimse hepsini doldurmaz. Yalnız bir kararı etkileyen, bir raporda görünen alan açın.
Yanlış veri türü: tarih ya da tutarı metin olarak tanımlamak sıralamayı ve filtreyi bozar. Alanı oluşturmadan önce türü düşünün; bir kez veri girildikten sonra türü değiştirmek zahmetlidir.
Konu alanını yanlış seçmek: alan aktivite yerine kaynak ataması için açıldıysa aktivite tablosunda görünmez. Oluşturmadan önce bilginin hangi kayda ait olduğunu belirleyin.
Toplu atamayı denetlemeden yapmak: Global Change koşulu geniş kurulursa istenmeyen aktivitelere değer yazılır. Koşulu önce filtreyle test edin.
Alan sayısı arttıkça düzen bozulur; amaca bağlı az alan işe yarar
UDF tasarımında yaygın yanlışlar
Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?
Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitimi'ndeki 'İş Kırılım Yapısı ve Görev Planlama' ile 'Raporlama, İzleme ve Performans Analizi' modülleri, alanların tanımlandığı ve raporlandığı konuların çevresindedir. Primavera P6 ile İş Programı Hazırlama programında ise 'Raporlama, Düzenler ve Veri Paylaşımı' modülü görünüm ve rapor tarafını kapsar.
Planlama mühendisleri, proje kontrol uzmanları ve malzeme ya da satın alma bilgisini programla ilişkilendirmek isteyen proje yöneticileri için uygundur.
İlgili Mindset programı
Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitimi
Sık sorulan sorular
UDF ile aktivite kodu arasındaki fark nedir?
Aktivite kodu, önceden tanımlı bir değer listesinden seçilen etikettir ve gruplama için tutarlılık sağlar. Kullanıcı tanımlı alan ise serbest değer taşır; tarih, sayı ya da metin girebilirsiniz. Her aktivitenin kendi tarihi ya da sipariş numarası olacaksa alan, bölge ya da sorumlu gibi sınıflamalarda kod daha uygundur.
Oluşturduğum alanı neden bir tabloda göremiyorum?
Oracle belgesine göre alan için kolonu yalnız oluşturulduğu konu alanının görünümünde açabilirsiniz. Aktivite için açılan alan gider ya da kaynak tablosunda görünmez. Doğru tabloda görünümü özelleştirip kolon eklediğinizden emin olun.
Yüzlerce aktiviteye aynı anda değer girebilir miyim?
Evet. Alan tanımlandıktan sonra Tools menüsündeki Global Change aracı, koşula uyan aktivitelere toplu değer atar. Aracı kullanmadan önce koşulu filtreyle test edin ve projenin bir kopyasını alın; çünkü toplu atamayı geri almak zordur.
UDF değerleri Gantt çubuğunda gösterilebilir mi?
Tarih türündeki alanlar için evet. Kullanıcı başlangıç ve bitiş tarihi alanlarını oluşturur, Bars bölümünden bu alanlarla çubuk eklersiniz. Bitiş başlangıçtan önceyse ya da bir değer boşsa çubuk görünmez.
Alan adlarını kim belirlemeli?
Birden fazla projede kullanılacak alanlar için tek bir kişi ya da ekip adlandırma standardını belirlemelidir. Aksi hâlde aynı bilgi farklı adlarla açılır ve birleşik raporda dağılır.