Planı kendi ölçütlerinize göre okutmak: özel alan, formül ve gösterge

Özel alan nedir, ne zaman gerekir

Project'in hazır alanları süre, başlangıç, maliyet ve kaynak gibi temel bilgileri taşır. Kurumunuzun sorusu ise çoğu zaman bunun ötesindedir: görevi hangi bölüm yürütüyor, risk düzeyi nedir, bitişe kaç gün kaldı, bütçe durumu nasıl? Bu bilgiler için Microsoft özel alanlar sunar; metin, sayı, tarih, süre, maliyet ve evet-hayır türünde alan aileleri vardır.

Özel alan tek başına yalnız bir değer taşır. Gücü, şu adımlarla ortaya çıkar: alanı tanımlamak, değerini bir listeden ya da formülden üretmek ve sonucu bir simgeyle göstermek. Böylece çok sayıda görev satırı arasında hangi görevin ilgilenilmesi gerektiğini sütunları okumadan görebilirsiniz.

Özel alanı oluşturmak

Microsoft'un masaüstü Project için anlattığı adımlar şöyledir (İngilizce arayüz): • Bir alan adına sağ tıklayıp Custom Fields seçin. • Task ya da Resource seçerek alanın hangi görünümlerde yer alacağını belirleyin. • Alanın Type bilgisini seçin. • Rename ile alanı kalıcı olarak yeniden adlandırabilirsiniz; ad, alanın içeriğini anlatsın. • Custom attributes altında Lookup (değer listesi, istenirse varsayılan değerle) ya da Formula seçin. • Calculation for task and group summary rows altında özet satırlarda değerin nasıl toplanacağını belirleyin. Use formula seçeneği yalnız bir formül tanımlıysa görünür. • Calculation for assignment rows altında None ya da Roll down unless manually entered seçin. • Values to display altında Data (gerçek değer) ya da Graphical Indicators (ölçüte bağlı simgeler) seçin.

Alanı bir görünüme eklemek için eklenecek sütunun sağındaki başlığa sağ tıklayıp Insert Column ile özel alanı seçin. Başka bir proje dosyasında hazır bir alan varsa Custom Fields penceresindeki Import Field ile adını, değer listesini, formülünü ve göstergelerini birlikte alabilirsiniz. Microsoft, ana hatlı kod (outline code) ve metin alanlarının özet satırlara toplanmadığını da belirtir.

Project'in web sürümü farklı çalışır: orada özel alanlar Grid görünümünde Add column > New field ile oluşturulur ve Microsoft'a göre formüllerde kullanılamaz.

Formül yazmak

Formül girmek için Project sekmesinde Properties grubundan Custom Fields seçilir ve açılan pencerede Formula tıklanır. Formül düzenleyicisindeki Field ve Function kutuları, alan ve fonksiyon adlarını listeden ekler. Alan adları köşeli parantezle yazılır; örneğin [Finish] ya da [Baseline Cost].

Microsoft belgesi şu fonksiyonları öne çıkarır. IIf(expr, truepart, falsepart) koşul doğruysa bir değeri, yanlışsa diğerini döndürür. Switch(expr, value, expr, value, ...) ise ifadelerden ilk doğru olanın değerini döndürür; çok durumlu kodlamada iç içe IIf yerine okunaklı bir seçenektir.

Belgedeki örnekler yöntemi gösterir. Sayı alanı örneği, bugünden görev bitişine kalan gün sayısıdır: DateDiff("d",NOW(),[Finish]). Metin alanı örneği ise bütçe durumudur: Switch ifadesiyle taban plan bitişi tanımlı değilse taban plan yok, maliyet taban maliyeti belirgin bir payla aşıyorsa büyük aşım, aşıyorsa aşım, hiçbiri değilse bütçe altı gibi etiketler döndürülür. Microsoft, formüldeki CStr işlevinin yalnız Baseline Finish alanı tanımlıysa çalıştığını not eder.

Formülü yazdıktan sonra birkaç görevde sonucu elle doğrulayın. Microsoft, Project Web App'te oluşturulan bir formül masaüstü Project'teki aynı formülle karşılaştırıldığında sonuçların beklendiği gibi olup olmadığının test edilmesini önerir.

Grafik göstergeler ve test sırası

Grafik gösterge, alan değerinin yerine ölçüte bağlı bir simge gösterir. Microsoft'a göre Graphical Indicators penceresinde test, değer ve gösterilecek simgeyi belirlersiniz. Pencerenin bölümleri vardır: Nonsummary rows (varsayılan, özet olmayan görev ve gruplama satırları), Summary rows ve Project summary. Özet satırlar isteğe bağlı olarak özet olmayan satırların ölçütlerini devralabilir.

Test listesinde eşittir, eşit değildir, büyüktür, büyük veya eşittir, küçüktür, küçük veya eşittir, aralığındadır, aralığında değildir, içerir, içermez, tam olarak içerir ve herhangi bir değer seçenekleri bulunur. Simge olarak kabarcıklar, kutular, bayraklar, onay işaretleri, oklar ve benzer semboller seçilebilir.

En önemli kural sıradır: testler listelendikleri sırayla çalışır ve işlem ilk başarılı testte durur. Bu yüzden dar koşullar üste, geniş koşullar alta yazılır. Herhangi bir değer testi tüm değerleri eşleştirdiği için normalde en sona konur; önceki testlerin yakalamadığı değerleri kapsar. Bu testi başa koyarsanız bütün satırlar tek simgeyle görünür ve sonraki testler hiç çalışmaz.

Örnek: kalan gün için trafik ışığı

Bir proje yöneticisi, görev listesine bakınca hangi görevlerin bitişine yaklaştığını ya da geçtiğini hemen görmek istiyor.

Bir sayı alanı oluşturur ve adını Kalan Gün yapar. Formül olarak Microsoft'un örneğindeki DateDiff("d",NOW(),[Finish]) ifadesini girer; alan her görev için bugünden bitişe kalan gün sayısını hesaplar. Values to display altında Graphical Indicators seçer ve testleri şu sırayla kurar: • Değer 0'dan küçükse kırmızı simge: bitiş tarihi geçmiş. • Değer 7'ye eşit ya da küçükse sarı simge: bitişe kısa bir süre var. • Herhangi bir değer testiyle yeşil simge: kalan hepsi.

Alanı Insert Column ile görev tablosuna ekler. Artık uzun bir görev listesinde kırmızı simgeli görevler ilk bakışta fark edilir. Tamamlanan görevler bu hesapta geçmiş bitişle kırmızı görünebileceği için yönetici, listeyi tamamlanmamış görevlere filtreler ya da formüle tamamlanma durumunu ekler. Örnekteki eşikler kuruma göre ayarlanır, kurgusaldır.

Sık yapılan hatalar

• Test sırasını düşünmeden kurmak: İlk başarılı test işlemi durdurur; geniş koşul üstteyse alttakiler çalışmaz.
• Herhangi bir değer testini başa koymak: Bütün satırlar tek simge alır.
• Formülü doğrulamamak: Özellikle CStr ve tarih işlevlerinde alan tanımlı değilse sonuç yanıltır.
• Alanı yanlış türde açmak: Sayı döndüren bir formül için metin alanı seçmek, karşılaştırmayı bozar.
• Özet satırları unutmak: Summary rows bölümü özet olmayan satırlardan devralmıyorsa ayrı ölçüt girmek gerekir.
• Tamamlanan görevleri ayırmamak: Kalan gün gibi hesaplar, bitmiş görevlerde de çalışır ve yanıltabilir.
• Her şeyi formülle çözmeye çalışmak: Hazır alanlar yetiyorsa özel alan eklemeyin; bakım yükü artar.
• Web sürümünde formül aramak: Proje web sürümünde özel alanlar formüllerde kullanılamaz.

Bu beceriyi Mindset programında nerede çalışırsınız

Mindset'in MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi'nde Proje İlerleme Takibi ve Güncelleme modülü planın izlenmesini, Raporlama ve Görselleştirme Araçları modülü ise planın okunur hale getirilmesini ele alır. Proje ofisi çalışanları ve planlama uzmanları için özel alan ve göstergeler bu çerçevede çalışılır.