Primavera P6'da aktivite türleri: doğru türü seçmek

Aktivite türü neyi belirler?

Primavera P6'da her aktivite bir aktivite türü taşır; tür atanmadan aktivite tanımlanmış sayılmaz. Tür, aktivitenin süresinin ve tarihlerinin nasıl hesaplanacağını söyler. Aynı iş farklı türle girildiğinde aynı ağ mantığı farklı tarihler üretebilir.

Türleri gruplamak seçimi kolaylaştırır. Birinci grup işin kendisini temsil eden Task Dependent ve Resource Dependent aktivitelerdir. İkinci grup süresini başka aktivitelerden türeten Level of Effort ve WBS Summary aktivitelerdir. Üçüncü grup, süresi olmayan Start Milestone ve Finish Milestone aktivitelerdir.

Seçim yalnız teknik bir ayrıntı değildir, programın okunabilirliğini de etkiler. Fiziksel iş olmayan kalemler gerçek iş gibi girilirse program şişer ve gerçekte bir şeyin bitip bitmediğini anlamak zorlaşır. Doğru türle girildiğinde fiziksel iş ayrı, destek kalemleri ayrı okunur.

Task Dependent ve Resource Dependent: takvim kimin?

Task Dependent aktivitede atanan kaynaklar kendi takvimlerine göre değil, aktivitenin takvimine göre çizelgelenir. Oracle bu türü, aynı aktiviteye atanan birden çok kaynağın birlikte çalışması gereken durumlar için önerir. Bir döşeme kalıbı aktivitesinde kalıp ekibi ile vincin aynı anda sahada bulunması gerekiyorsa aktivite tek takvimle ilerler ve ikisinin çalışabildiği günler sayılır.

Resource Dependent aktivitede her kaynak kendi takvimine göre çizelgelenir ve aktivitenin süresi kaynakların işe uygun olmasına göre belirlenir. Oracle bu türü, aynı aktiviteye atanan kaynakların birbirinden bağımsız çalışabildiği durumlar için önerir. Her kaynağın farklı izin ve vardiya düzeni olduğu bir işte kaynak takvimi tarihleri uzatabilir.

Farkı pratikte şöyle görürsünüz: yalnız süre girerek plan yaptığınızda türler benzer sonuç verebilir. Kaynak yüklemeye başladığınızda ise takvim farkları devreye girer ve tarihler değişebilir. Bu yüzden kaynak yüklemeden önce hangi işlerin ortak, hangilerinin bağımsız kaynakla yürüdüğünü ayırmak gerekir.

Level of Effort: süregelen işler için

Level of Effort aktivitenin süresi öncül ve ardıl aktivitelere bağlıdır. Oracle'ın örnekleri yazı işleri, bir güvenlik görevlisi ve proje yönetiminin bazı yönleridir: kendi başına biten bir iş değil, başka işlerin sürdüğü sürece devam eden bir destek faaliyeti.

Aktivitenin başlangıç ucuna bağlı aktivitelerin en erken başlangıcı, bitiş ucuna bağlı aktivitelerin en geç erken bitişi aktivitenin süresini belirler. Böylece şantiye güvenliği ya da saha ofisi işletmesi gibi bir kalem, bağlı olduğu fiziksel işler kayınca kendiliğinden uzar ya da kısalır. Süresini elle güncellemeniz gerekmez.

Şu sınırları bilin. Level of Effort aktivitelere kısıt atanamaz ve bu aktiviteler kaynak dengelemeye dahil edilmez. Hammock aktiviteyle karıştırılabilir ama aynı değildir: Level of Effort kendi takvimini kullanarak tarihlerini özetler, hammock ise kendi takvimiyle çizelgelenmez. Level of Effort'a her ilişki türü verilebilir, hammock'a yalnız başlangıçtan başlangıca ve bitişten bitişe ilişki verilebilir.

WBS Summary: bir düzeyi tek aktivitede toplamak

WBS Summary aktivite, ortak bir WBS düzeyini paylaşan aktivitelerin özetidir. Örneğin WBS kodu A ile başlayan tüm aktiviteler, alt dallarıyla birlikte kodu A olan bir WBS Summary aktivitesinde toplanabilir. Daha alt düzeyde, kodu A'nın bir alt dalıyla başlayanlar kendi özet aktivitelerinde toplanır.

Tarihler gruptaki aktivitelerin en erken başlangıcından en geç bitişine uzanır. Süre ise aktiviteye atanan takvime göre hesaplanır. Bu, yönetime sunulan programlarda faydalıdır: yüzlerce kalemi göstermeden her yapı bölümünün başlangıç ve bitişini tek çubukta gösterirsiniz.

Bu türün sınırları vardır. WBS Summary aktivitelere kısıt atanamaz ve tarihleri belirleyen bir kaynak atanamaz. Özet çubuğun tarihleri ancak alttaki aktiviteler değişince değişir; özet aktiviteye tarih dayatmaya çalışmak yerine alttaki işleri düzeltmek gerekir.

Başlangıç ve bitiş kilometre taşları

Start Milestone bir aşamanın başlangıcını, Finish Milestone bitişini işaretler. İkisi de süresi olmayan, kısaca sıfır süreli aktivitelerdir. Oracle'a göre kilometre taşının birincil kaynağı ve harcamaları olabilir ama kaynak ataması, rol ataması ve emek gibi zamana bağlı maliyeti olamaz. Kilometre taşına iş ürünü ya da belge bağlayabilirsiniz.

Kilometre taşı programın okunabilirliğini artırır. Sözleşme tesliminin, ruhsat alımının ya da bir fazın bitişinin tarihini ayrı bir noktada görürsünüz. Ayrıca farklı ekiplerin işleri arasında teslim noktası olarak kullanılır: bir ekip kilometre taşına bağlanır, sonraki ekip o taşa bağlı başlar.

Kilometre taşına süre vermeye çalışmak, aslında bir iş olan şeyin kilometre taşı sanılmasından doğar. Bir şeyin gerçekten zaman alıyorsa onu Task Dependent ya da Resource Dependent aktivite olarak girin, bitişine ayrı bir kilometre taşı koyun.

Türü nerede değiştirirsiniz?

Aktivite türü Activity Details'in General sekmesindedir. Projects, Activities sayfasında aktiviteyi seçin, alttaki Activity Details bölümünde General sekmesini açın ve tür listesinden uygun olanı seçin.

Türü değiştirmeden önce mevcut kısıt ve kaynak atamalarına bakın. Level of Effort ve WBS Summary türleri kısıt kabul etmez, kilometre taşları ise kaynak ataması ve süre taşımaz. Dolayısıyla aktivitede bunlardan biri varsa tür değişikliğiyle çelişki doğabilir.

Genel bir alışkanlık olarak yeni bir program kurarken türleri baştan düşünün: fiziksel işler Task Dependent ya da Resource Dependent, destek kalemleri Level of Effort, özetler WBS Summary, aşama noktaları kilometre taşı olsun. Sonradan toptan düzeltmek zordur.

Sık yapılan hatalar

Aşağıdaki hatalar programlarda tekrar tekrar görülür:

• Yönetim ya da güvenlik kalemini sabit süreli Task Dependent girmek. İş kayınca süre uymaz, elle güncelleme gerekir.
• Level of Effort ya da WBS Summary aktiviteye kısıt koymaya çalışmak. P6 buna izin vermez.
• WBS Summary aktiviteye tarihleri belirleyen kaynak atamak.
• Kilometre taşına süre ya da emek maliyeti beklemek.
• Resource Dependent aktivitede kaynak takvimlerinin süreyi uzattığını fark etmeyip tarih sapmasını başka yerde aramak.
• Türlere hiç bakmadan her aktiviteyi aynı türle bırakmak. Program çalışır ama destek kalemleri fiziksel işlerle karışır.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız

Aktivite türü seçimi, iş kırılım yapısından kaynak atamasına uzanan bir planlama hattının parçasıdır. Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitimi iş kırılım yapısı ve görev planlama, kaynak planlama ve atama, zaman çizelgesi ve kritik yol analizi modüllerini içerir; türleri bu hat içinde kullanırsınız.

Planlama mühendisleri ve proje kontrol uzmanları için asıl kazanım, programı kurarken doğru türü baştan seçip sonradan toplu düzeltmeden kaçınmaktır.