MS Project Team Planner: Görevleri Kişilere Sürükleyerek Atamak

Team Planner neye yarar?

Gantt şemasında atama, görev tablosundaki kaynak adı sütununa yazılarak yapılır. Bu yöntem hızlıdır, ancak kimin ne kadar yüklü olduğunu görmeniz için başka bir görünüme geçmeniz gerekir. Team Planner iki bakışı birleştirir: kişiler dikey eksende, zaman yatay eksendedir ve her kişinin görevleri kendi satırında kutu olarak durur.

Microsoft’un anlatımına göre görünüm yalnız Project Professional sürümünde bulunur ve View sekmesinde Resource Views grubundan açılır. Sürüm farkı önemlidir: aynı ekibin üyeleri farklı sürüm kullanıyorsa, bir kişi Team Planner ile atama yaparken diğeri bu görünümü görmeyebilir. Plan sahibi hangi sürümün kullanıldığını önceden bilmelidir.

Görünüm, özellikle atama toplantılarında işe yarar. Ekip lideri ve proje yöneticisi aynı ekranda kimin boşta, kimin dolu olduğunu görür ve görevi tartışarak yerleştirir. Bu hız, Gantt’ta sütun düzenlemeye kıyasla belirgin bir kolaylıktır.

Atamaya başlamadan önce görevleri hazırlamak

Team Planner’da görevler yalnız zamanlanmış olduklarında takvimde kutu olarak görünür. Belgeye göre bir görevin zamanlanmış sayılması için en az iki zamanlama ayarı gerekir; örneğin süre ile birlikte başlangıç ya da bitiş tarihi. Yalnız başlangıç tarihi girilmiş bir görev zamanlanmamış kalır.

Bu nedenle atama toplantısından önce yapılacaklar kısadır:

• Her göreve gerçekçi bir süre girin.
• Başlangıç ya da bitiş tarihini planın mantığına göre belirleyin; bağımlılıklar kuruluysa tarihler zaten hesaplanır.
• Kaynakları proje kaynak listesine ekleyin; kişi listede yoksa satır olarak görünmez.
• Bitmiş ya da kaldırılması gereken görevleri ayrıştırın.

Bir görev planlayıcıda hiç görünmüyorsa nedeni genellikle bu koşullardan birinin eksik olmasıdır. Görevin pasif yapılması da onu görünümden saklar; bu, görevi silmez ama gerçekleşenlerin bildirilmesini engeller.

Sürükle-bırak ile atamanın adımları

Görünüm, View sekmesinde Resource Views grubundaki Team Planner’dan açılır. Her kaynağa bir satır ayrılır ve atanmamış görevler ayrı bir alanda listelenir.

Atamayı şöyle yaparsınız: atanmamış görevi tutup ilgili kişinin takvimine, ekranın sağ bölümüne bırakırsınız. Görev hem o kişiye verilir hem de bırakıldığı tarihe yerleşir. Görevi zamanlamadan yalnız atamak istiyorsanız, onu dikey olarak sol üstteki kişi adının üzerine bırakırsınız.

Bir görevi yatay sürüklerseniz zamanı, dikey sürüklerseniz sorumluyu değiştirirsiniz. Başka bir kişiye aktarırken tarihlerin kaymaması gerekiyorsa görevi sağ tıklayıp Reassign To seçeneğini kullanabilirsiniz. Görünüm dışına doğru sürüklerken zaman çizelgesi kayar; böylece uzak bir tarihe taşımak için fareyi bırakmanız gerekmez.

İş bölüşümünü toplantıda canlı yapıyorsanız, kutuların üzerine gelerek görev adını ve süresini görebilir, çakışmaları aynı anda çözebilirsiniz.

Çakışmayı önlemek ve sınırlar

Format sekmesindeki Prevent Overallocations seçeneği açıkken, bir görevi taşıdığınızda başka bir görevle çakışma doğuyorsa diğer görev otomatik olarak kaydırılır. Bu, ekranda gördüğünüz yükü dengede tutmak için pratiktir; ancak kayan görevin tarihleri değiştiğinden, bağlı görevler ve bitiş tarihi etkilenebilir. Bu yüzden toplu bir atamadan sonra planın bitiş tarihini kontrol edin.

Belgede sayılan sınırlar şunlardır: gerçekleşen işi tamamlanmış bir görev Team Planner’da taşınamaz. Timescale’li bir kullanım görünümü, örneğin Resource Usage ya da Task Usage, Team Planner ile birleşik görünümde birleştirilemez; bunun yerine yeni pencere açıp View sekmesindeki Arrange All kullanılır. Görevi pasif yapmak onu planlayıcıdan saklar.

Aşırı yüklenmenin kök nedenini çözmek, yani kaynak dengeleme ve çalışma saati düzenleme, ayrı bir konudur. Team Planner çakışmayı görmenizi ve elle ya da otomatik kaydırmayla azaltmanızı sağlar; kaynak yükünün ayrıntılı analizi için kullanım görünümlerine geçmek gerekir.

Team Planner, planlama sırasında yük dengesini göz kararıyla görmenin hızlı yoludur; ayrıntılı kapasite hesabı için kaynakların çalışma takvimleri ve çalışma birimleri doğru girilmiş olmalıdır. Tatil ya da izin gibi kullanılamayan günler takvimde tanımlı değilse, görünüm uygun olmayan bir günü boş gösterebilir ve görev bu güne yerleştirilir.

Team Planner, planlama sırasında yük dengesini göz kararıyla görmenin hızlı yoludur; ayrıntılı kapasite hesabı için kaynakların çalışma takvimleri ve çalışma birimleri doğru girilmiş olmalıdır. Tatil ya da izin gibi kullanılamayan günler takvimde tanımlı değilse, görünüm uygun olmayan bir günü boş gösterebilir ve görev bu güne yerleştirilir.

Örnek bir atama toplantısı

Bir yazılım ekibinin sürüm planında yeni özellik görevleri yazılmış, ancak kimseye atanmamıştır. Proje yöneticisi toplantıdan önce görevlere süre ve başlangıç tarihi girer. Toplantıda Team Planner açılır; her geliştirici bir satırdır ve atanmamış görevler altta bekler.

Ekip lideri, uzmanlık gerektiren bir veri tabanı görevini ilgili geliştiricinin takvimine bırakır. Takvim o hafta için dolu olduğundan Prevent Overallocations, çakışan küçük görevi bir sonraki güne kaydırır. Kayma proje yöneticisinin gözünden kaçmasın diye toplantı sonunda bitiş tarihi kontrol edilir ve bir görevin zamanlaması hâlâ boş olduğu için dikey olarak ad alanına bırakılır; uygun tarih sonra belirlenecektir.

Toplantı bittiğinde görevlerin tamamı bir sorumluya sahiptir. Gantt şemasına dönüldüğünde atamalar kaynak sütununda görünür; iki görünüm aynı veriyi gösterir.

Sık yapılan hatalar

En sık hata, görünümü sürümü olmayan kullanıcıya vaat etmektir. Ekip içinde yalnız Project Professional kullananlar bu görünümü açabilir; atama için tek yol olarak Team Planner’a güvenmek, sürümü farklı birini dışarıda bırakır.

İkinci hata, görevin görünmemesini bir hata sanmaktır. Zamanlanmamış görev takvimde kutu olarak çıkmaz. Üçüncü hata, Prevent Overallocations’ı açıp sonuçlarını izlememektir; otomatik kaydırılan görevler tarihi değiştirir. Dördüncü hata, tamamlanmış görevi taşımaya çalışmaktır; belgeye göre bu mümkün değildir.

Beşinci hata, atamayı yalnız görünümde bitmiş sanmaktır. Kişiyi göreve bağlamak, o kişinin çalışma takvimi, çalışma birimleri ve gerçek kapasitesi ayarlı değilse anlamlı bir yük görünümü vermez. Kaynak takvimlerinin ve çalışma kapasitesinin doğru girildiğinden emin olun.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız

Görev atama, kaynak planlamanın günlük işidir. MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi, Kaynak Yönetimi modülüyle kaynakların plana nasıl tanımlanacağını ve görevlerle nasıl ilişkilendirileceğini çalıştırır. Birden çok ekip üyesinin yükünü yöneten proje yöneticileri ve ekip liderleri için uygun bir başlangıçtır.