Birden fazla projeyi ana projede toplamak ve kaynakları ortak havuzdan yönetmek

Birden fazla projeyi bir araya getirmenin yolları

Microsoft, birden fazla proje dosyasını bir araya getirmek için birkaç yaklaşım tanımlar ve her birinin amacı farklıdır. • Ana proje ve alt projeler: İlişkili dosyalar bir hiyerarşide toplanır ve bağlı kalır. Alt projeler özet görev olarak görünür. Büyük bir projenin aşamalara ya da ekiplere bölündüğü durumlar için uygundur. • Birleştirme (consolidation): İlgisiz dosyalar geçici olarak tek pencerede görüntülenir. Yalnız rapor ve baskı içindir, sürekli yönetim aracı değildir. • Çalışma alanı (workspace): Açık dosyalar ve ayarları tek dosyada saklanır, dosyalar ayrı kalır. Aynı proje kümesini sık açan ama birleştirmek istemeyen kişiler içindir. • Projeler arası bağımlılık: Farklı dosyalardaki görevler birbirine bağlanır. Farklı proje yöneticilerinin birbirlerinin takvimine etkisini görmesini sağlar.

Microsoft ayrıca bir uyarı koyar: tek bir dosya hemen her zaman daha hızlıdır. Ana proje, ancak dosyanın bölünmesi gerçekten bir ihtiyaçsa, örneğin plan çok büyükse, kurum merkezi değilse ya da planı birçok kişi değiştiriyorsa tercih edilmelidir.

Alt projeyi ana projeye eklemek

Her alt proje için ayrı bir proje dosyası hazırlayın, sonra ana projeyi açın ya da oluşturun. Microsoft'un İngilizce arayüzde anlattığı adımlar şöyledir: ana projede View menüsünden Gantt Chart görünümüne geçilir, Task Name alanında alt projenin gelmesini istediğiniz satırın altındaki satır tıklanır, ardından Project sekmesindeki Subproject komutu seçilir ve Insert Project penceresinden dosya belirlenir. Birden fazla dosyayı eklemek için Ctrl tuşuyla istediğiniz sırada seçebilirsiniz.

Insert Project penceresindeki Link to project kutusu önemli bir karardır. İşaretli bırakılırsa alt proje ile ana proje senkron kalır; birinde yapılan değişiklik diğerine yansır. İşaret kaldırılırsa alt proje bağlantısız bir kopya olarak girer ve ana projede güncellediğiniz bir bağlantısız alt proje, özgün alt proje dosyasını değiştirmez. Insert düğmesinin yanındaki ok ile Insert Read-Only seçeneği de bulunur: bu seçenek yalnız bağlantı açıkken kullanılabilir ve alt projeyi ana proje içinden güncellemeyi engeller, ancak alt proje dosyasını doğrudan düzenlerseniz değişiklik ana projede görünür.

Alt proje ana projede özet görev olarak görünür ve Indicators alanında proje simgesi taşır. Bir alt projenin sırasını değiştirmek için özet görevi kesip yapıştırmak mümkündür, ancak bu işlem görevin benzersiz kimliğini değiştirir; kimliği korumak için görevi ID alanından sürüklemek gerekir. Menü adları Project sürümüne göre farklılaşabilir; kullandığınız sürümün güncel arayüzünü kontrol edin.

Alt projelerde kaynak karışıklığı

Dosyalar birleşince kaynaklar ortaklaşmaz. Microsoft, bağlı projelerde aynı ada sahip kaynaklar varsa tekrarlanan kaynak adları oluşacağını belirtir. Ana projedeki bir kaynağı, geldiği alt proje dışında bir projeye atamak da mümkün değildir. Örneğin bir mühendisi farklı alt projelerde çalıştırmak istediğinizde iş yükü her dosyada ayrı ayrı görünür, ama toplam yük hiçbir yerde hesaplanmaz.

Bir seçenek, Insert Project penceresinde Link to project işaretini kaldırmaktır. Bu durumda ana projenin kaynak bilgisi, ücret oranları ve kaynak takvimi gibi, alt projeninkine göre önceliklidir. Ancak bağlantı kopar; alt projede sonradan yapılan değişiklikler ana projeye yansımaz.

Microsoft'un önerdiği çözüm kaynak havuzudur: alt projelerdeki kaynakları bir havuzda birleştirip diğer dosyaların kullanımına açarsınız. Böylece aynı kişi tek kayıt olarak görünür ve bütün projelerdeki atamaları tek yerden izlenir. Havuz ayrıca, bir kişinin farklı projelerdeki toplam yükünün sınırı aşıp aşmadığını görmenizi sağlar.

Kaynak havuzu kurmak ve projeye bağlamak

Havuz kurmak için Project'te Blank Project açılır ve Resource sekmesinden Team Planner'ın yanındaki oka tıklayıp Resource Sheet seçilir. Add Resources ile mevcut kaynak bilgisi aktarılır ya da Work Resource ile yeni kişiler eklenir. Kurumunuz Project Professional ile bir kurumsal kaynak havuzu kullanıyorsa ayrıca yeni bir havuz kurmanız gerekmez.

Projeyi havuza bağlamak için: • Havuz dosyasını açın. • Paylaşan projeyi açın ve Resource > Resource Pool > Share Resources yolunu izleyin. • Use resources seçeneğini işaretleyip From kutusundan havuz dosyasını seçin. • Öncelik seçeneğini belirleyin ve OK'e tıklayın. Projenizdeki kaynaklar havuza otomatik olarak eklenir.

Öncelik şu seçeneklerle belirlenir: Pool takes precedence seçilirse çakışan bilgilerde havuz kazanır, Sharer takes precedence seçilirse paylaşan projenin bilgisi geçerli olur. Kaynak bilgisini merkezden yönetmek istiyorsanız havuzun önceliği genellikle tercih edilir. Microsoft, bakımı kolaylaştırmak için havuz için ayrı, yalnız kaynak bilgisi taşıyan bir proje dosyası oluşturmayı önerir.

Havuzda projeler arası iş yükünü görmek

Havuz bağlantısının asıl faydası, farklı projelerin atamalarını bir arada görmektir. Paylaşan dosyayı açtığınızda çıkan kutuda Open resource pool to see assignments across all sharer files seçeneğini işaretleyin; havuz salt okunur açılır. Task > Gantt Chart > Resource Usage görünümünde kırmızı görünen kaynak adları aşırı atamayı gösterir. Güncelleme yaptıktan sonra Resource > Resource Pool > Update Resource Pool ile havuzu güncellersiniz. Bu komut kullanılamıyorsa havuz okuma-yazma modunda açık kalmış olabilir; kapatıp salt okunur açın.

Havuzun doğrudan düzenlenmesi okuma-yazma erişimi ister. Bu sırada başkaları havuzu güncelleyemez, bu yüzden havuzu yalnız kaynak bilgisini değiştireceğiniz kısa anlarda okuma-yazma açın.

Bağlantıyı kaldırmak için havuzu okuma-yazma açıp projenizde Share Resources penceresinden Use own resources seçilir ve tüm dosyalar kaydedilir. Bağlantı kesildikten sonra atamalı kaynaklar projenizde kalır, havuzdaki diğer kaynaklar kaybolur. Bağlantıyı havuz açık değilken keserseniz atamalar havuzda kalabilir; bunları temizlemek için paylaşan dosyayı havuz dosyası içinden ayırmanız gerekir.

Örnek: farklı şantiyelerde çalışan bir mühendis grubu

Bir inşaat firması her şantiyesini ayrı bir proje dosyasında planlıyor. Merkez ofis, hepsini tek bakışta görmek için bir ana proje kuruyor ve her şantiye planını Link to project açık olarak alt proje ekliyor. Böylece genel müdürlük bir özet görev altında her şantiyenin ilerlemesini görüyor; şantiye planlarını şantiye ekipleri kendi dosyalarında güncelliyor.

Sorun, bazı mühendislerin birden fazla şantiyeye zaman ayırması. Her dosyada o kişi ayrı bir kayıt olduğundan toplam yük görünmüyor. Firma bunun üzerine yalnız kaynak bilgisini tutan bir havuz dosyası kuruyor ve şantiye dosyalarını paylaşan olarak bağlıyor. Havuzda Resource Usage açıldığında birden fazla şantiyeye aynı hafta atanan bir mühendisin adı kırmızıya dönüyor; planlamacı atamayı kaydırıyor ya da ek kaynak talep ediyor.

Bu örnekte ana proje yönetim görünümünü, havuz ise çakışma tespitini sağlıyor. Bunlar birbirinin yerine geçmez, ama birlikte kurulduklarında merkez ve şantiye planlaması aynı veriden beslenir.

Sık yapılan hatalar

• Ana projeyi gereksiz yere kurmak: Microsoft tek dosyanın hemen her zaman daha hızlı olduğunu söyler. Bölme ihtiyacı yoksa tek dosyada kalın.
• Link to project işaretini unutmak: Bağlantısız eklenen alt proje, senkron kalmaz ve güncellemeleriniz özgün dosyaya gitmez.
• Aynı kaynağı her alt projede ayrı yazmak: Tekrarlanan kayıtlar toplam yükü göstermez.
• Biçimlendirmenin taşınacağını varsaymak: Alt projedeki özet görev ve Gantt çubuğu biçimlendirmesi ana projede görünmez.
• Havuzu okuma-yazma açık bırakmak: Başkaları havuzu güncelleyemez.
• Havuz dosyasını büyük bir proje dosyasının içine koymak: Yalnız kaynak bilgisi taşıyan ayrı bir dosya bakımı kolaylaştırır.
• Bağlantıyı havuz kapalıyken kesmek: Atamalar havuzda artık veri olarak kalır.

Bu beceriyi Mindset programında nerede çalışırsınız

Mindset'in MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi'nde Kaynak Yönetimi modülü kaynakların kurulmasını ve atanmasını, Proje İlerleme Takibi ve Güncelleme modülü planın güncel tutulmasını, Uygulamalı Proje Senaryosu ve Değerlendirme modülü ise bütün bunların bir senaryoda birleştirilmesini ele alır. Birden fazla projenin ortak ekiple yürüdüğü proje ofisleri ve planlama ekipleri için konu bu çerçevede çalışılır.