MS Project Proje Şablonu: Tekrar Eden Projeleri Hazır Planla Başlatmak

Şablon ne zaman değer üretir?

Şablon, aynı iş tekrar ettiğinde anlamlıdır: yazılım yayın döngüleri, ürün lansmanları, saha kurulumları, denetim ve eğitim programları, bakım duruşları. Her seferinde görev listesini sıfırdan yazmak hem zaman alır hem de tutarsızlık doğurur; bir projede unutulan güvenlik kontrolü diğerinde yer alır.

İyi bir şablon, ekibin biriktirdiği tecrübenin kurumsal hafızasıdır. Görevlerin hangi sırayla yapıldığını, hangi kaynak türlerinin gerektiğini ve hangi kilometre taşlarının bulunduğunu gösterir. Yeni proje yöneticisi, işin yapısını bu iskelet üzerinden öğrenir.

Bir şablonun başarısı, her projeye uyarlanabilir olmasına bağlıdır. Çok ayrıntılı, çok özel bir şablon yeni projede silinecek görevlerle dolar. Çok yüzeysel bir şablon ise hiçbir zaman kazandırmaz. Sık yaşanan tekrar eden aşamaları ayrıntılı, değişen kısımları yer tutucu bırakmak dengeli bir yaklaşımdır.

Şablona dönüşecek planı hazırlamak

Şablon kaydetmeden önce kaynak planı ayıklamak gerekir. Başarıyla tamamlanmış bir projenin planı iyi bir başlangıçtır, ancak içinde o projeye özgü ayrıntılar bulunur.

Hazırlık adımları:

• Görev yapısını gözden geçirin: tekrar eden aşamaları bırakın, o projeye özel işleri çıkarın ya da genel bir yer tutucuya çevirin.
• Süreleri sorgulayın: gerçekleşen değerler gerçekçi tahmine dönüşmüşse tutun; olağandışı gecikmelerin izlerini silin.
• Bağımlılıkları kontrol edin: ilişkilerin mantığı yeni projede de geçerli olmalı.
• Kaynakları genelleyin: belirli kişilerin adı yerine rol ya da kaynak türü kullanmak şablonu başka ekiplere uygun hâle getirir.
• Kilometre taşlarını netleştirin: yeni proje yöneticisi ilerlemesini bunlara bakarak ölçecektir.

Gerçekleşen ilerleme, gerçek maliyet ve temel plan kayıtları şablona taşınmamalıdır. Bunlar yeni projede kafa karıştırır. Kaydetme penceresi bu temizliği sizin için kolaylaştırır.

Şablon olarak kaydetmek

Microsoft’un anlatımına göre şablon kaydetmek için File altında Export seçilir. File Types bölümünde Save Project as File’a tıklanır, ardından Templates altında Project Template seçilir. File name kutusuna şablonun adı yazılır ve Save as type kutusunda Project Template’in seçili olduğundan emin olunur. Save’e basıldığında yeni bir iletişim kutusu açılır; burada şablondan çıkarılmasını istediğiniz verilerin kutularını işaretleyip yeniden Save, ardından OK seçersiniz.

Belgede verilen örnek, ekip üyelerinin maaş ya da diğer maliyet bilgilerinin dışarıda bırakılmasıdır. Bu, şablon paylaşılırken özellikle önemlidir: şablonu başka ekiplere verdiğinizde ücret bilgisi onlara geçmemelidir. Veri kategorilerinin tam listesi belgede verilmediği için, penceredeki her seçeneği okuyup projenize uygun olanları işaretlemek gerekir.

Şablonu kaydettiğiniz yer de önemlidir. Ekibin ortak erişebildiği paylaşımlı bir klasör, şablonun gerçekten kullanılmasını sağlar. Adlandırma açık olmalı, örneğin iş türü ve sürüm bilgisi taşımalıdır.

Şablondan yeni proje başlatmak

Yeni proje, File altında New seçilerek açılır. Şablonlar listede aranır ya da listeden seçilir; önizleme penceresinde Create’e tıklanır. Microsoft’un uyarısı basittir: şablondaki kaynakların, görevlerin ve sürelerin yeni projeye uyup uymadığını kontrol edin ve gerekirse düzenleyin.

Bu kontrol yeni projenin ilk saatlerinin en değerli işidir. Şablonda bulunan her görev için üç soru sorun: Bu iş bu projede gerekli mi? Süresi bu projenin ölçeğine uygun mu? Sorumlu rol kime karşılık geliyor? Gereksiz görevleri silmek ve eksik olanları eklemek, şablonu projeye uyarlar.

Başka bir yol da var: mevcut bir projeyi ya da şablonu açıp File altında Info’dan başlangıç ve bitiş tarihlerini değiştirip Save As ile yeni ad altında kaydetmek. Belge bu yöntemde önceki ilerleme verisini temizlemeniz gerekebileceğini hatırlatır ve bir dosyayı birden fazla proje için yeniden kullanacaksanız, ilerleme bilgisini çıkaran ve yalnız görev ile kaynakları tutan bir şablon kaydetmeyi önerir.

Şablon ile global şablon aynı şey değildir

İki kavram sık karıştırılır. Proje şablonu, belirli bir iş türünün görev, süre ve kaynak iskeletini taşır. Global şablon ise görünüm, tablo, filtre ve grup gibi çalışma ortamı tanımlarını tüm projeleriniz arasında paylaşır. Birini yeni proje başlatmak, diğerini aynı raporlama düzenini her projede kullanmak için kullanırsınız.

Microsoft’un Organizer anlatımı bu sınırı netleştirir: Organizer ile görev bilgisi kopyalanamaz. Her projede belirli görevlerin bulunmasını istiyorsanız projeyi normal şablon olarak kaydetmeniz gerekir. Özel değer listelerinin içerikleri de global şablonda saklanamaz; bunlar için yine normal şablon kullanılır.

Pratikte iyi bir düzen şudur: iş türüne özgü görev iskeleti proje şablonunda, ekibin ortak raporlama görünümleri global şablonda durur.

Sık yapılan hatalar

En sık hata, bitmiş bir projeyi olduğu gibi şablon yapmaktır. İçinde gerçekleşen ilerleme, gerçek maliyet ve o projeye özgü kişi adları kalır; yeni proje bunlarla açılır ve kafa karışır. İkinci hata, maliyet ve ücret bilgisini temizlemeden şablonu paylaşmaktır.

Üçüncü hata, çok sayıda küçük şablon üretmektir. Her varyasyon için ayrı şablon bakım yükünü artırır; ortak bir iskelet ve proje başına uyarlama daha sürdürülebilir. Dördüncü hata, şablonu hiç güncellememektir. Süre tahminleri ve görev yapısı eskir, ekip şablona güvenmeyi bırakır.

Beşinci hata, yeni projede şablonu kontrol etmeden kullanmaktır. Şablon bir başlangıçtır, bitmiş plan değil; tarih, kaynak ve kapsam her proje için yeniden doğrulanmalıdır.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız

Şablon kullanımı, proje yönetiminde standartlaşma ve tekrar kullanım becerisidir. MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi, Görev Planlama ve İş Kırılım Yapısı ile Proje İlerleme Takibi ve Güncelleme modülleriyle, şablona dönüşecek planın nasıl kurulduğunu ve izlendiğini birlikte çalıştırır. Birden çok proje yürüten ekip liderleri ve PMO çalışanları için özellikle uygundur.