Planınızdan Rapor Çıkarmak: Hazır Pano, Özel Rapor ve Paylaşım

MS Project’te rapor nedir ve nerede durur?

Rapor, plandaki görev, kaynak ve maliyet verisini grafik ve tablolarla tek sayfada özetleyen görünümdür. Gantt şeması ya da görev listesi planlamacının çalışma alanıdır; rapor ise planı okuyacak kişinin, yani sponsorun, müşterinin ya da ekip liderinin ihtiyacına göre hazırlanmış çıktıdır.

Microsoft’un belgesine göre raporlara Report sekmesinden ulaşılır. View Reports grubunda önce rapor türü, sonra belirli bir rapor seçilir. Belgenin örneği Dashboards altındaki Project Overview raporudur: proje aşamalarının durumunu, yaklaşan kilometre taşlarını ve gecikmiş görevleri grafik ve tablolarla bir araya getirir.

Raporların önemli bir özelliği kendiliğinden güncellenmesidir. Planı değiştirdikçe rapor son durumu yansıtır, yeniden oluşturmanız gerekmez. Bu, rapor üretimini ayrı bir iş olmaktan çıkarır; ama aynı zamanda raporun kalitesinin tamamen plan verisinin kalitesine bağlı olduğu anlamına gelir.

Hazır raporun verisini değiştirmek

Hazır rapor çoğu zaman ihtiyacın yarısını karşılar; kalanı için tablo ya da grafiği seçip Field List bölmesinden gösterilecek alanları ve filtreyi değiştirirsiniz. Bir grafiği seçtiğinizde yanında Chart Elements ve Chart Filters düğmeleri de belirir.

Microsoft’un örneğinde Project Overview raporundaki tamamlanma grafiği seçilir, Filter kutusu Critical yapılır ve Outline Level kutusu ile yalnızca üst düzey özet görevler gösterilir. Böylece sponsor, çok sayıda görevi değil, kritik görevlerin hangi aşamalarda yoğunlaştığını görür.

Alan seçerken şu soruyu sorun: bu rapor hangi karara hizmet edecek? Sponsor için tamamlanma ve gecikme, kaynak yöneticisi için iş yükü, finans için maliyet alanları öne çıkar. Hepsini tek rapora doldurmak okunabilirliği öldürür; aynı plandan her okuyucu için ayrı ve sade bir rapor çıkarmak daha değerlidir.

Sıfırdan özel rapor: başlangıç seçenekleri

Hazır raporlar ihtiyacı karşılamıyorsa Report sekmesinde New Report seçilir. Seçenekler sunulur; birini seçip Select’e basar, raporu adlandırır ve içeriği eklersiniz.

Blank boş bir tuval verir; grafik, tablo, metin ve resimleri Report Tools Design sekmesinden kendiniz eklersiniz. Chart varsayılan olarak gerçekleşen iş, kalan iş ve toplam işi karşılaştıran bir grafik açar; Field List ile alanları değiştirirsiniz. Table varsayılan olarak ad, başlangıç, bitiş ve tamamlanma yüzdesini gösterir; Outline level kutusu tablonun plan hiyerarşisinde ne kadar derine ineceğini belirler. Comparison ise aynı veriyle başlayan yan yana grafikler koyar; birini seçip Field List’ten verisini değiştirirsiniz.

Hangisinin seçileceği sorunun türüne bağlıdır: tek bir sayıyı göstermek için Chart, listeyi göstermek için Table, durumları kıyaslamak için Comparison, hepsini bir araya getirmek için Blank.

Biçimlendirme ve yeniden kullanım

Rapora herhangi bir yerinden tıkladığınızda Report Tools Design sekmesi açılır; bütün rapor için yazı tipi, renk ve temayı buradan değiştirir, resim, şekil, grafik ya da tablo eklersiniz. Tek bir öğeyi seçtiğinizde ona özgü biçim sekmeleri çıkar: tablo için Table Tools, grafik için Chart Tools, çizim ve resim için Drawing Tools ve Picture Tools sekmeleri.

Grafik rengini ya da türünü hızlıca değiştirmek için grafiğin yanındaki Chart Styles düğmesi yeterlidir. Daha ayrıntılı değişiklik için Chart Tools Design altından grafik türü, Chart Tools Format altından dolgu rengi ayarlanır.

Hazırladığınız rapor bir sonraki projede de lazımsa, Microsoft’un belirttiği gibi Organizer ile global şablona kopyalayabilirsiniz. Böylece kurumun standart pano formatı her yeni planda hazır gelir; her proje yöneticisi aynı raporu baştan çizmez.

Raporu plan dışında paylaşmak

Raporu başka bir belgeye taşımak için rapora tıklayıp Report Tools Design altında Copy Report seçilir. Ardından görüntüyü grafik gösterebilen herhangi bir programa, örneğin sunuma ya da e-postaya yapıştırıp boyutunu ayarlarsınız. Yazdırma için Microsoft’un ayrı bir belgesi vardır.

Bu paylaşım bir görüntü kopyasıdır; plan değiştiğinde yapıştırdığınız görüntü güncellenmez. Bu yüzden sunumdan hemen önce raporu yeniden kopyalamak iyi bir alışkanlıktır.

Proje masaüstü uygulaması dışında, web için Project kullanıyorsanız yol farklıdır: Microsoft’un belgesine göre projeyi açıp sağ üstteki ‘...’ menüsünden Export to Excel seçilir ve görev tablosunu içeren bir çalışma sayfası iner. Aynı belge, Power BI Desktop ile Project verisine bağlanıp hazır şablonla rapor almayı da anlatır; bunun için lisans koşulları belgede ayrıca belirtilmiştir. Power BI ile proje raporlama ayrı bir araç ve ayrı bir beceridir; MS Project’in kendi rapor motoru ise plan dosyasının içinde çalışır.

Sık yapılan hatalar

• İlerleme girmeden rapor almak: Tamamlanma yüzdesi ve gerçekleşen iş girilmemişse panolar planın sağlıklı olduğunu söyler. Rapordan önce ilerleme güncellemesini yapın.
• Her okuyucuya aynı raporu vermek: Sponsor, kaynak yöneticisi ve finans farklı soru sorar. Tek bir kalabalık rapor yerine amaca özel sade raporlar hazırlayın.
• Field List’te yanlış alan seçmek: Gerçekleşen iş ile planlanan iş karıştırılırsa grafik yanlış sonuç gösterir. Alan adlarını raporu paylaşmadan önce gözden geçirin.
• Yapıştırılmış görüntüyü güncel sanmak: Copy Report ile alınan görüntü o anın fotoğrafıdır.
• Hazır raporu hiç uyarlamamak: Outline level ve filtre ayarı yapılmamış bir pano, çok sayıda görevi okunmaz biçimde yığar.

Rapor hazır olduğunda kendinize bir okuyucu gözüyle sorun: bu sayfayı ilk kez gören biri ana mesajı ilk bakışta alıyor mu?

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi’nin Raporlama ve Görselleştirme Araçları modülü, plan verisinin yönetici özetine dönüşmesini ele alır. Proje İlerleme Takibi ve Güncelleme modülü ise raporun dayandığı verinin nasıl güncel tutulacağını çalıştırır.