Koçluk seansını baştan sona yapılandırma

Seans başlamadan önce: çerçeve ve sözleşme

İyi bir koçluk seansı, odaya girmeden önce kurulan çerçeveyle başlar. Koçluk ilişkisinin amacı, gizlilik sınırları, seansların nasıl planlanacağı, koçun ne yapıp ne yapmayacağı ve koçlanan kişinin kendi payına düşen sorumluluk daha ilk görüşmede açıkça konuşulur. Yönetici koçluğunda ek olarak bir de kuruma ne kadar bilgi aktarılacağı netleştirilir. Bu konuşma yapılmadığında seans içinde bilgi paylaşımı, gizlilik ve beklenti konusunda sürekli belirsizlik oluşur.

Koçluk sözleşmesi yazılı olabilir de sözlü olabilir, önemli olan tarafların aynı şeyi anlamış olmasıdır. Sözleşmede genellikle şu başlıklar yer alır: • Koçluğun amacı ve beklenen çıktı türü • Görüşme sıklığı ve süre aralığı • Gizlilik ve istisnaları • İptal ve erteleme kuralları • Kurum sponsorluğu varsa kurumla paylaşılacak bilginin sınırı

Seans öncesi hazırlıkta koç kendi gündemini bir kenara bırakır. Önceki seansın notlarını okur, koçlanan kişinin verdiği eylem sözlerini hatırlar ama seansa bir çözüm fikriyle gelmez. Koçluğun temel varsayımı, çözümün koçlanan kişinin içinde olduğu ve koçun görevinin bunu görünür kılmak olduğudur.

İlk koçluk görüşmesi diğerlerinden nasıl ayrılır?

İlk görüşme, sonraki seanslardan daha çok tanışma ve çerçeve kurma işidir. Koç kendini kısaca tanıtır, koçluğun ne olduğunu ve ne olmadığını anlatır: danışmanlık, mentorluk ya da terapi değildir. Koçlanan kişiye ise neden şimdi koçluk istediği, daha önce benzer bir süreç yaşayıp yaşamadığı ve bu çalışmadan neyi farklı görmek istediği sorulur.

Bu görüşmede mükemmel bir hedef belirlemek şart değildir. Birçok kişi ilk seansa yarım bir fikirle gelir; örneğin ekip yönetiminde zorlandığını söyler ama sorunun tam olarak ne olduğunu bilmez. Koçun işi bu belirsizliği zorla çözmek değil, birlikte netleştirecek bir alan açmaktır. İlk seans sonunda şunlar net olmalıdır: çalışma konusu en azından geniş hatlarıyla belli olmalı ve bir sonraki adım için küçük bir eylem kararlaştırılmalıdır.

İlk görüşmenin bir diğer görevi güveni kurmaktır. Koçlanan kişi yargılanmayacağını, söylediklerinin gizli kalacağını ve koçun onu yönlendirmek yerine dinleyeceğini hissetmelidir. Bu his oluşmadan sonraki seanslarda derin bir konuşma beklenemez.

Seansın açılışı: gündem ve hedefin netleşmesi

Her seans, o günkü gündemin belirlenmesiyle açılır. Koç genellikle son görüşmeden bu yana neler olduğunu kısaca sorar, ardından bugün neyi konuşmak istediğini ve seansın sonunda neyle çıkmak istediğini netleştirir. Hedef somut olmalıdır. Bir kişi 'ekibimle ilişkim' dediğinde bu bir konudur, hedef değildir; 'ekip toplantısında sessiz kalan kişilerle nasıl konuşacağıma karar vermek' ise seans içinde ulaşılabilecek bir hedeftir.

Hedef belirlenirken kullanılan sorular şunlardır: • Bugün buradan nasıl çıkmak isterdin? • Bu konuşma sana neyi kazandırırsa değerli olur? • Bu konu senin için neden şimdi önemli?

Koç hedefi kendisi cümleye dökmez, koçlanan kişinin kendi sözcükleriyle ifade etmesini bekler. Hedef seans ilerledikçe değişebilir; bu doğaldır. Koç, konuşmanın başka bir yöne kaydığını fark ettiğinde hedefe geri dönüp 'konuşma başka bir yere gitti, hâlâ ilk konuşmak istediğin yerde miyiz?' diye sorabilir.

GROW gibi bir model kullanılıyorsa açılış bölümü hedef aşamasına denk gelir. Modelin ayrıntısı için GROW modeliyle koçluk sayfasına bakılabilir.

Orta bölüm: keşif, farkındalık ve perspektif

Seansın en uzun kısmı keşiftir. Burada koç öneri vermez, soru sorar ve dinler. Güçlü sorular genellikle açıktır, geçmişi suçlamaz ve koçlanan kişiyi kendi düşüncesine bakmaya iter: 'Bu durumda senin için en zor olan ne?', 'Bu konuda şu ana kadar ne denedin?', 'Başka biri bu duruma baksa ne görürdü?'. Soru kurma başlı başına bir uzmanlık alanıdır; seansın bu aşamasındaki iş ise soruyu yöneltmek, ardından sessizliğe ve koçlanan kişinin yanıtına yer bırakmaktır.

Keşif sırasında koç, koçlanan kişinin kullandığı sözcüklere, tekrar eden temalara ve beden diline dikkat eder. Duyduğunu yansıtır: 'Zaman baskısından defalarca söz ettin, bu önemli görünüyor.' Bu yansıtma çoğu zaman koçlanan kişinin kendi örüntüsünü fark etmesini sağlar. Farkındalık ortaya çıktığında koç hemen çözüme atlamaz, bir süre sessizlik bırakır.

Perspektif değiştirme bu bölümün bir diğer aracıdır. Koçlanan kişiden durumu karşı tarafın, bir ekip arkadaşının ya da gelecekteki kendisinin gözünden anlatması istenebilir. Böylece tek bir bakış açısına sıkışmış düşünce esner. Koç bu aşamada tavsiye vermek isterse kendini durdurmalı, önce 'bu konuda bir önerim var, duymak ister misin?' diye izin istemelidir.

Eyleme geçiş ve seansın kapanışı

Farkındalık tek başına değişim üretmez; seans sonunda somut bir eyleme bağlanmalıdır. Koç, koçlanan kişiye 'bu konuşmadan sonra ne yapmayı seçiyorsun?' diye sorar ve eylemi kişinin kendi tanımlamasını ister. İyi bir eylem küçük, tarihli ve gözlemlenebilirdir. 'Daha iyi dinleyeceğim' belirsizdir; 'yarınki ekip toplantısında konuşmadan önce her kişiye bir soru soracağım' ise denetlenebilir.

Eylem planının yanında engeller de konuşulur: Bu eylemi ne engelleyebilir, o zaman ne yaparsın, kimden destek alırsın? Bu sorular planı sağlamlaştırır ve hesap verebilirlik oluşturur. Hesap verebilirlik koçun kontrolü değil, koçlanan kişinin kendi verdiği söze bağlılığıdır. Koç, bir sonraki seansın başında eylemin ne olduğunu sorarak sürekliliği sağlar.

Kapanışta koç seansı özetlemez; özeti koçlanan kişi yapar. Birkaç cümleyle 'bugün ne fark ettin, ne yapacaksın?' sorusu yeterlidir. Son olarak bir sonraki görüşmenin zamanı ve gerekirse seanslar arası iletişim biçimi netleştirilir. Kapanışın gereksiz uzamaması da önemlidir; süre dolmadan toparlamak, kişinin yeni bir konuyla çıkmasını engeller.

Örnek akış: bir yönetici koçluğu seansı

Örneğin bir birim müdürü, ekibinin toplantılarda katılım göstermediğinden yakınıyor. Seans şöyle ilerleyebilir.

Açılışta koç sorar: 'Bugün hangi konuda ilerlemek istiyorsun?' Müdür 'toplantıları daha verimli yapmak' der. Koç hedefi netleştirir: 'Seans bittiğinde elinde ne olsun?' Cevap: 'Bir sonraki toplantıyı farklı yürütmek için bir plan.'

Keşifte koç sorar: 'Toplantılar şimdi nasıl geçiyor?', 'Sen konuşurken ekip ne yapıyor?', 'Sessizliği sen nasıl yorumluyorsun?' Müdür kendi konuşma süresinin ağır bastığını fark eder. Koç bunu yansıtır: 'Senin söylediğine göre sen konuştukça ekip geri çekiliyor.' Müdür bir süre sessiz kalır, sonra 'sanırım ben onlara alan bırakmıyorum' der. Perspektif değiştirme için koç sorar: 'Ekipten biri olsan bu toplantıda ne hissederdin?'

Eyleme geçişte müdür, bir sonraki toplantıda gündem maddelerinin her birine önce ekipten bir kişinin görüş bildirmesini istemeyi seçer. Engel olarak zaman baskısı çıkar; birlikte toplantı süresini yeniden tasarlamaya karar verirler. Kapanışta müdür özetler ve bir sonraki seansta sonucu paylaşacağını söyler.

Bu akışta koçun hiçbir yerde 'şunu yapmalısın' demediğine dikkat edin; çözüm, sorularla koçlanan kişiden çıkar.

Sık yapılan hatalar ve nasıl önlenir

Koçluk seanslarında en yaygın hata, koçun danışmana dönüşmesidir. Koç bir sorunun cevabını bildiğini düşündüğünde hemen öneri verir, ama bu yaklaşım koçlanan kişinin kendi çözümünü bulma sürecini keser. Önlemek için koç, öneri vermeden önce en azından 'sen ne düşünüyorsun?' diye sormayı alışkanlık hâline getirir.

Bir başka hata, hedef netleşmeden keşfe girmektir. Hedefsiz seans genellikle dağılır, kişi hoş bir sohbetle ama kararsız ayrılır. Ayrıca sessizlikten kaçmaktır; koç sessizliği doldurmak için hemen yeni soru sorar, oysa en değerli düşünceler çoğu zaman sessizlikte oluşur. Bir diğeri çok soru birden sormaktır: birkaç soru art arda gelince koçlanan kişi hangisine cevap vereceğini bilemez. Tek soru sorup beklemek daha etkilidir.

Bir başka hata, eylemi koçun belirlemesidir. Eylem koçlanan kişiden gelmezse sahiplenilmez. Son olarak, seans süresini kontrol etmemek de sık görülür: hedef konuşulmadan zaman dolar ya da kapanış aceleye gelir. Seansı yapılandırmak tam da bu hataların önünü almak içindir; yapı konuşmayı kısıtlamaz, ona yön verir. Yapıyı bir kontrol listesi gibi değil, esnek bir iskelet olarak kullanmak gerekir.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Seansı yapılandırma becerisi, ekibine koçluk yaklaşımıyla yaklaşmak isteyen yöneticiler, İK iş ortakları ve iç koçlar için gereklidir. Yönetici Koçluğu Sertifika Programı, koçluk temellerini, güçlü soru sorma ve aktif dinleme pratiklerini, zor koçluk senaryolarını ve yönetici olarak koçluk uygulamalarını modül başlıklarında ele alır. Yönetici Koçluğu (Executive Coaching) eğitiminde ise derin dinleme, farkındalık yaratma, eylem ve hesap verebilirlik tasarımı ile canlı seans laboratuvarı yer alır.

Kurumlar bu eğitimleri, yöneticilerin ekip görüşmelerini daha sorgulayıcı ve geliştirici bir biçime taşımak istediği durumlarda gündeme getirir. Özellikle canlı seans pratiği, bu sayfada anlatılan akışı gerçek bir ortamda denemek isteyenler için uygun bir zemin sunar.