Direnç ve tıkanma anlarında koçluk görüşmesini yönetme

Görüşmeyi zor yapan şey nedir?

Zor koçluk görüşmesi, çoğu zaman konunun ağır olmasından değil, görüşmenin beklenen akışta ilerlememesinden doğar. Kişi sorulara kısa ve kapalı cevap verir, konuyu sürekli değiştirir, duygusal tepki gösterir, hiçbir seçeneği kabul etmez ya da ilk görüşmede gelmesinin sebebinin kendisi olmadığını belirtir.

Bu davranışlara 'direnç' denir, ama direnci kişinin kusuru olarak okumak yanıltıcıdır. Çoğu zaman direnç bir işarettir: kişi hedefi kendi hedefi olarak görmüyor, güvenmiyor, yorgun, utanıyor ya da değişimin bedelinden korkuyor. Koçun işi direnci kırmak değil, ne söylediğini anlamaktır.

Bu yaklaşımın kuramsal dayanağı basittir: yetişkin, kendisine dayatılan değişime direnir, ama kendi seçtiği değişime ilerler. Bu yüzden zor görüşmede koçun ilk adımı baskıyı artırmak değil, kişinin özerkliğini geri vermektir.

Yönetici koçluğunda bir ek zorluk vardır: koç aynı zamanda amirdir. Kişi güvenlik hissetmediği sürece açılmaz; açılmadığı sürece de koçluk yüzeyde kalır. Bu nedenle zor görüşmenin ilk işi çoğu zaman güven alanını oluşturmaktır.

Görüşmeden önce hazırlık: sözleşme ve niyet

Zor görüşmelerin birçoğu, başlamadan önce önlenebilir. Koçluk sözleşmesinde şunları netleştirin: Bu görüşmenin amacı nedir? Kişi buna gönüllü mü yoksa yönlendirildi mi? Gizlilik sınırları nerede? Hangi konular koçluğun, hangileri performans yönetiminin ya da İK sürecinin konusu?

Kişi 'yönlendirilerek' geldiyse bunu saklamayın. 'Yöneticiniz sizi bu görüşmeye yönlendirdi, siz bu konuda ne düşünüyorsunuz?' demek, görmezden gelmekten çok daha güven veren bir açılıştır. Gönülsüz geliş kötü bir başlangıç değildir; gizlenen gönülsüzlük kötü bir başlangıçtır.

Hazırlıkta kendinize de bakın: Bu kişiyle ilgili önyargılarınız neler? Bu görüşmeden sizin beklentiniz ne? Koç, görüşmenin sonucuna duygusal olarak bağlandığında dayatmaya kayar. 'Bu görüşme sonunda kişi karar vermiş olmalı' gibi bir beklentiyi bırakıp 'kişi kendi düşüncesini daha net görsün' ölçütüne dönün.

Fiziksel ve zamansal koşulları da hazırlayın: kesintisiz zaman, kapalı ya da uygun bir ortam, not alma biçimi hakkında anlaşma.

Sık karşılaşılan zor anlar ve nasıl karşılanır?

Her zor an için tek bir doğru cevap yoktur, ancak izlenebilecek yollar vardır.

Kısa ve kapalı cevaplar: Soru sayısını artırmak yerine bir gözlem paylaşın. 'Sorularıma kısa cevaplar veriyorsunuz, bu konuyu konuşmak şu an zor mu?' Gözlem, yargı yapmadan sorunu görünür kılar.

Konuyu değiştirmek: Değiştirilen konu çoğu zaman asıl konudur. 'Şimdi konuştuğumuz şeyle başta açtığımız konu arasında bir bağ var mı?' diye sorun.

Duygusal tepki: Hızlıca toparlamaya ya da teselli etmeye çalışmayın. 'Bu sizin için ağır bir konu' demek ve alan tanımak çoğu zaman yeterlidir. Duygu yoğunsa kısa bir ara önerin.

Her seçeneği reddetmek: 'Ama' ile başlayan cevaplar, seçeneğin değil, kişinin kaygısının ifadesi olabilir. 'Bu seçenekte sizi en çok endişelendiren şey ne?' diye sorun.

Hedef olmaması: Kişi neyi değiştirmek istediğini bilmiyorsa 'şu an için en çok enerjinizi alan şey ne' gibi dar bir başlangıç sorusu, hedef kurmaktan daha hafif bir kapıdır.

Kendini suçlama: 'Ben zaten hep böyleyim' diyen kişiye karşı çıkmak yerine 'bunu kendinize söylediğinizde ne oluyor' diye sormak, iç sesin etkisini görünür kılar.

İzin alarak yüzleştirme: zor geri bildirimi koçluğa sığdırmak

Bazen koçun, kişinin görmediği bir deseni göstermesi gerekir. Koçlukta yüzleştirme, suçlama değil, gözlem paylaşımıdır ve önce izin istenir: 'Bir gözlemimi paylaşabilir miyim?' İzin alınması, kişiyi savunmadan çıkarır ve gözlemi bir seçenek olarak sunar.

Gözlem, davranışa dayalı ve yorum içermeyen biçimde söylenir. 'Ekip arkadaşınıza kızgınsınız' bir yorumdur; 'Ekip arkadaşınızdan söz ederken ses tonunuzun değiştiğini fark ettim, bunu nasıl yorumlarsınız?' ise gözlem ve davettir. Gözlemin hemen ardından kişiye soru dönerek anlamı onun kurmasına alan açın.

Yüzleştirmeyi ilişki yeterince kurulduğunda yapın. Güven yoksa en doğru gözlem bile reddedilir. Aynı gözlemi tekrar tekrar söylemek de baskıya dönüşür; bir kez söyleyip kişinin ona dönmesini bekleyin.

Örnek: 'Bu görüşmelerde hedeften söz ettiğimizde konunun hep başka bir yere gittiğini fark ediyorum. Bunu paylaşmamda sakınca var mı? Sizce ne oluyor olabilir?' Cümle izin ister ve sonunda açık bir davet bırakır.

Koçluğun sınırı: ne zaman başka yola yönlendirmeli?

Zor görüşmenin bir türü, koçluğun uygun araç olmadığı durumdur. Kişi ciddi bir psikolojik sıkıntı belirtisi gösteriyorsa, görüşmede iş güvenliği, taciz ya da hukuki bir mesele ortaya çıkıyorsa, ya da sorun bir performans ya da disiplin sürecinin konusuysa, koçluk yerini başka bir yola bırakır.

Psikolojik sıkıntı durumunda koçun görevi tanı koymak ya da tedavi etmek değildir; kişiyi uygun bir uzmana yönlendirmektir. Bu yönlendirme, kişiyi küçümsemeden ve utandırmadan yapılmalıdır: 'Bu konuda sizi destekleyecek bir uzmanla görüşmeniz size daha çok yarar sağlayabilir' gibi.

Taciz, ayrımcılık, güvenlik ihlali gibi konular kurumun süreçlerini tetikler. Koç bunları gizli tutamaz; bu yüzden gizlilik sınırları koçluk sözleşmesinde baştan açık yazılmalıdır. Kişi bu sınırı bilerek konuşur ve ilişkiye güven korunur.

Performans konusunda ise koçluk ile yönetim süreci ayrılmalıdır. Yönetici hem koç hem amir ise 'şu an koç şapkamla mı yoksa yönetici şapkamla mı konuşuyorum' ayrımını sözlü olarak yapmak, kişinin neye tepki vereceğini bilmesini sağlar.

Koçun kendi tepkisini yönetmesi

Zor görüşmelerde koçun en büyük riski, kendi tepkisidir. Kişinin direnci karşısında sabırsızlanmak, savunmaya geçmek, çözümü dayatmak ya da sessizliği tahammül edilemez bulmak çok doğaldır. Bunları fark etmek, onlara kapılmamanın ilk koşuludur.

Pratik araçlar vardır: Görüşmede nefes düzenini yavaşlatmak, cevabı hemen vermek yerine bir an beklemek, 'şu an ne hissediyorum' sorusunu kendinize kısaca sormak. Görüşme sonrasında kısa notla ne tetiklendiğini yazmak, bir sonraki görüşmede aynı tuzağa düşmeyi azaltır.

Bir de denetim (süpervizyon) ya da meslektaş desteği vardır. Zor vakaları gizliliği koruyarak bir meslektaşla ya da deneyimli bir koçla konuşmak, kör noktaları görmeyi sağlar. Kurumsal koçluk programlarında bu destek, yöneticilerin kendi aralarında düzenli kurduğu vaka paylaşım toplantıları şeklinde işletilebilir.

Mindset'in Koçluk Tabanlı Liderlik programında Zor Koçluk Görüşmeleri ayrı bir modüldür. Lider Olarak Koç Olma programında Zor Koçluk Diyalogları ve Gerçeklik Değerlendirmesi ve Farkındalık Yaratma modülleri yer alır; Yönetici Koçluğu Sertifika Programında ise Zor Koçluk Senaryoları ve Pratik Uygulama işlenir. Koçluk yaklaşımını ekibinde kullanmak isteyen yöneticiler ve bu yaklaşımı kurumda yaygınlaştıran İK ekipleri için uygundur.