Kurumsal koçluk programının etkisini ölçme yöntemleri ve ölçüm planı

Koçluk programının etkisi neden ölçülmeli?

Kurumsal koçluk programları genellikle bütçe, yönetici zamanı ve koç emeği gerektirir. Programın sürdürülmesi ya da genişletilmesi kararı, "katılımcılar memnundu" cümlesinden fazlasını ister. Etki ölçümü şu işlere yarar: yöneticilere programın kuruma ne kattığını göstermek ve program tasarımının hangi kısmının işlediğini, hangisinin düzeltilmesi gerektiğini görünür kılmak.

Koçluğun ölçülmesi zordur, çünkü sonuç birçok etkenin birleşimidir. Koçluk alan yöneticinin ekibi daha verimli çalışıyorsa bunun nedeni koçluk, yeni bir proje ya da piyasa koşulları olabilir. Bu yüzden amaç kesin bir sayı üretmek değil, makul ve savunulabilir kanıt toplamaktır. Etki ölçümünü başından planlamak, sonradan geriye dönük kanıt aramaktan çok daha güvenilir sonuç verir.

Önce amacı yazın: koçluktan ne değişmesi bekleniyor?

Ölçüm, programın hedefine bağlı olarak tasarlanır. Hedef net değilse hangi veriyi toplayacağınız da belirsiz kalır. Kurumsal koçluk programlarında tipik hedefler şunlardır: yönetici etkinliğini artırmak, terfi hazırlığını desteklemek, yüksek potansiyelli çalışanları elde tutmak, değişim dönemlerinde liderlere destek olmak, takım performansını geliştirmek.

Her hedef için "başarı nasıl görünür?" sorusu yazılı yanıtlanır. Örneğin yönetici etkinliği hedefinde başarı; ekip geri bildirimlerinde iletişim ve delegasyon konusunda olumlu değişim, ekipte devir azalması ve yöneticinin kendi belirlediği gelişim hedeflerine ulaşması olabilir. Başlangıç değerleri program öncesinde alınmalıdır; çünkü karşılaştırma yapılacak bir temel yoksa değişimden söz edilemez.

Dört katmanlı bir ölçüm çerçevesi

Eğitim değerlendirmesinde yaygın kullanılan Kirkpatrick modeli, koçluk programlarına da uyarlanabilir. Model; tepki, öğrenme, davranış ve sonuç katmanlarını ayırır. Modelin sahibi kurumun yayınında tepki, deneyimin ne kadar olumlu ve ilgili bulunduğunu; öğrenme, hedeflenen bilgi, beceri, tutum ve güvenin kazanılma düzeyini; davranış, kritik davranışların işte uygulanmasını; sonuç ise hedeflenen kurumsal çıktıların gerçekleşmesini ifade eder.

Koçluğa uygulandığında şöyle bir yapı kurulabilir:

• Tepki: Katılımcının seansları faydalı bulup bulmadığı, koçla uyumu.
• Öğrenme: Kendini tanıma, yeni bakış açıları ve beceri edinimi; katılımcının kendi değerlendirmesi.
• Davranış: Çevresindekilerin gördüğü değişim; yönetici, ekip veya akran geri bildirimi.
• Sonuç: Ekip performansı, çalışan bağlılığı, elde tutma, terfi ve ilgili iş göstergeleri.

Tepki ölçümü kolaydır ama yalnız başına yanıltıcıdır; keyifli seanslar davranış değiştirmeyebilir. Bu nedenle ağırlık davranış ve sonuç katmanına verilmelidir.

Hangi yöntemlerle veri toplanır?

Bir yöntem yeterli olmaz; birkaç kaynağın birleştirilmesi kanıtı güçlendirir. Sık kullanılan yöntemler şunlardır:

• Hedef gerçekleşme değerlendirmesi: Katılımcı koçluğun başında hedeflerini yazar, belirli aralıklarla ilerlemesini puanlar.
• Öncesi ve sonrası geri bildirim: Programın başında ve sonunda yöneticiden, ekipten ve akranlardan alınan 360 derece geri bildirimin karşılaştırılması.
• Üçlü görüşme: Katılımcı, yöneticisi ve gerektiğinde İK temsilcisi koçluk hedefleri üzerine belirli aralıklarla konuşur; koçluk içeriği paylaşılmaz, yalnız gelişim hedefi konuşulur.
• Kısa anketler: Seans sonrası ve program sonrası düzenli kısa anketler.
• Görüşmeler: Program sonunda katılımcılarla ve yöneticileriyle yapılan yarı yapılandırılmış görüşmeler, rakamların anlatamadığı hikâyeyi verir.
• İş verisi: Çalışan bağlılığı, ayrılma, terfi ve takım performansı gibi mevcut kurumsal veriler.

Her yöntemin sınırı vardır. Öz değerlendirme eğilimlidir, 360 geri bildirimi zaman gerektirir, iş verisi başka etkenlerden etkilenir. Yöntemleri birleştirmek bu zayıflıkları dengelemeye yardım eder.

Gizlilik: neyin raporlanıp neyin raporlanmadığı

Koçluk güvene dayanır. Katılımcı seansta açık konuşabiliyorsa koçluk işe yarar; konuşulanlar yöneticiye ya da İK'ya iletiliyorsa bu güven kaybolur. Bu yüzden ölçüm tasarımında baştan sınır çizilir: koç seans içeriğini paylaşmaz, kurum yalnız toplulaştırılmış verileri görür, bireysel hedefin içeriğini katılımcı kendisi paylaşır.

Raporlama kural olarak anonim ve gruplanmış yapılır. Az kişilik gruplarda kişilerin tanınabileceği durumlarda ayrıntı kısıtlanır. Katılımcılara verilerin nasıl kullanılacağı program başında açıkça anlatılmalıdır. Aksi halde ölçüm, programın kendisine zarar verir.

Etkiyi diğer faktörlerden ayırmak ve yatırım getirisi

Gelişme gözlendiğinde bunun ne kadarının koçluğa bağlı olduğu sorusu gündeme gelir. Kesin yanıt zordur, ama bazı yöntemler yardımcı olur: programa katılmayan benzer bir karşılaştırma grubu kullanmak, katılımcılardan ve yöneticilerden iyileşmenin ne kadarını koçluğa bağladıklarını tahmin etmelerini ve güvenlerini belirtmelerini istemek, program öncesi ve sonrası trendi karşılaştırmak.

Yatırım getirisi (ROI) hesabı için Phillips yaklaşımı kullanılabilir: koçluğa bağlanan iyileşme parasal değere çevrilir, program maliyetiyle karşılaştırılır. Bu hesap tahmine dayanır ve savunulabilir olması için varsayımlar açıkça yazılmalıdır. Her koçluk programında ROI hesaplamak gerekmeyebilir; yüksek bütçeli ya da stratejik programlarda anlamlıdır. Aksi halde hedefler ve davranış değişimini gösteren kanıt, çoğu yönetim toplantısı için yeterlidir.

Ölçüm planı ve raporlama takvimi

Ölçüm planı program kurulurken hazırlanır. Plan; hedefleri, her hedef için göstergeleri, veri kaynağını, toplama zamanını, sorumluyu ve raporlama formatını içerir. Takvim genellikle şöyle akar: program başında başlangıç verisi, her seans sonrası kısa geri bildirim, ara dönemde hedef ilerleme kontrolü, program sonunda davranış ve öğrenme değerlendirmesi, daha sonraki dönemde sonuç göstergelerinin izlenmesi.

Sonuç göstergelerinin değişmesi zaman alır. Program biter bitmez etki beklemek yanlıştır; davranış değişimi ve onun iş sonuçlarına yansıması aylar içinde görünür. Raporlarda bulgular yalın anlatılmalı, ölçümün sınırları saklanmamalı, sonraki program döngüsü için somut öneriler eklenmelidir.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Koçluk Programı Tasarımı programında kurumsal koçluğun temelleri, koçluk programı modelleri, koç seçimi ve yetkinlik değerlendirmesi, program operasyonu ve yönetimi, koçluk kültürü oluşturma ile etki ölçümü ve program yenileme modülleri bulunur. Kirkpatrick ile Eğitim Etki Ölçümü programı ise tepki, öğrenme ve davranış transferi ölçümü, sonuç ve iş etkisi, ROI hesaplama ve ölçüm planı geliştirme atölyesini içerir.

Bu içerikler İK ve yetenek yönetimi ekipleri, öğrenme ve gelişim uzmanları ile kurumsal koçluk programı yöneten kişiler için uygundur. Kurumsal ekiplerde, mevcut bir koçluk programının ölçüm planını birlikte hazırlamak amacıyla da kullanılabilir.