Dış eğitim sağlayıcısını seçmek ve yönetmek için rehber

Neden bir eğitim sağlayıcısı seçimi ayrı bir beceri?

Kurumsal eğitimin büyük bölümü, kurumun dışındaki firmalardan alınır: bir konuda iç uzmanlık yoktur, eğitmen kapasitesi yetmez ya da bağımsız bir bakış aranır. Sağlayıcı seçimi yanlış yapıldığında bedeli yalnızca para değildir; çalışanların zamanı, yöneticilerin güveni ve eğitim fonksiyonunun itibarı da zarar görür.

Seçim işi, birkaç katalog karşılaştırmaktan fazlasıdır. İhtiyacın net tanımlanması, adayların ölçütlerle değerlendirilmesi, teklif ve sözleşmenin okunması, eğitim sırasında ve sonrasında kalitenin izlenmesi ve ilişkinin yönetilmesi bir süreçtir. Bu süreci kurmuş bir eğitim ekibi, her talepte baştan başlamak yerine tutarlı karar verir ve satın alma, hukuk ve talep sahibi yöneticilerle aynı dili konuşur.

Adım adım seçim süreci

İlk adım, ihtiyacı sağlayıcıdan bağımsız tanımlamaktır. Hedef kitle kim, hangi davranış ya da yetkinlik değişecek, başarı nasıl ölçülecek, eğitim hangi biçimde ve hangi dönemde yapılacak? Bu soruların yazılı cevabı hem sağlayıcıya verilecek brifin hem de değerlendirme ölçütlerinin temelidir.

Sonraki adım aday listesini çıkarmaktır. Kurumun önceki deneyimleri, yöneticilerin önerileri, sektör ilişkileri ve ilgili alandaki kuruluşların yayınları kaynak olabilir. Aday sayısını yönetilebilir tutun.

Sonra yazılı bir teklif talebi hazırlayın. Aynı brifi tüm adaylara verin ki teklifler karşılaştırılabilsin. Teklifte içerik taslağı, eğitmen profili, yöntem, materyal, ölçme yaklaşımı, takvim, referans ve fiyat kalemleri istenir.

Teklifleri ölçütlerle puanlayın ve gerekirse sunum ya da görüşme yapın. Eğitmenle doğrudan konuşmak, katalogdan çok daha fazla bilgi verir. Mümkünse bir örnek oturum, örnek materyal ya da referans görüşmesi isteyin.

Son olarak sözleşmeyi yapın ve süreci kapatın. Seçim gerekçesini kayda geçirin; ilerideki seçimler için değerli bir arşiv oluşur.

Değerlendirme ölçütleri: neye bakılır?

Ölçütleri teklifleri görmeden önce belirleyin ve ağırlıklandırın; aksi halde ağırlıklar, en çok beğenilen teklife göre sonradan ayarlanır.

• İçerik uyumu: Program, tanımlanan ihtiyaçla örtüşüyor mu, kurumun sektörüne ve gerçek iş örneklerine uyarlanabiliyor mu?
• Eğitmen yetkinliği: Konuyu uygulamada bilen, yetişkin öğrenmesi yöntemlerini kullanan, katılımcıyla etkileşim kurabilen bir eğitmen mi atanıyor?
• Yöntem: Bilgi aktarımının yanında uygulama, vaka, simülasyon ve geri bildirim var mı?
• Ölçme ve raporlama: Öğrenmenin ve katılımın nasıl ölçüleceği, kuruma hangi raporun verileceği belli mi?
• Referans ve deneyim: Benzer bir kurumda benzer bir eğitim yapılmış mı? Referans kişiler ulaşılabilir mi?
• Esneklik ve lojistik: Tarih, mekân, çevrimiçi ya da yüz yüze biçim ve grup düzeni kuruma uyuyor mu?
• Ticari koşullar: Fiyat kalemleri açık mı, ek maliyet çıkma riski var mı, iptal ve erteleme koşulları makul mü?
• Kurumsal uyum: Veri güvenliği, gizlilik ve içerik mülkiyeti konularında net hükümler var mı?

Fiyat önemlidir ama tek belirleyici olmamalıdır. En düşük teklif, eksik kapsam ya da düşük kalite nedeniyle sonradan en pahalı çözüme dönüşebilir.

Sözleşme ve kalite takibi

Sözleşmede kapsamı somut yazın: eğitimin içeriği, süresi, hedef kitle büyüklüğü, eğitmenin değiştirilmesi koşulları, materyal ve mülkiyet hakları, gizlilik, iptal ve erteleme şartları, ödeme planı ve kalite güvence mekanizması. Belirsiz bir kapsam, eğitim sırasında anlaşmazlığa dönüşür.

Kalite takibini eğitimden önce, eğitim sırasında ve sonrasında planlayın. Eğitim öncesinde içerik ve materyali gözden geçirin, mümkünse eğitmenle bir hazırlık toplantısı yapın. Eğitim sırasında bir yöneticinin ya da eğitim ekibi üyesinin oturumu gözlemlemesi sorunları erken yakalar. Eğitim sonrasında katılımcı geri bildirimi, öğrenme ölçümü ve yönetici değerlendirmesini toplayın.

Bu verileri sağlayıcı bazında bir karneye dönüştürün. Karne, tekrar çalışma kararı verirken, fiyat görüşmesinde ve sağlayıcıya geri bildirim verirken elinizdeki en güçlü araçtır. Tek bir olumsuz oturumu sağlayıcının tamamına genellemeyin, ama tekrar eden örüntüleri görmezden gelmeyin.

Örnek senaryo: liderlik programı için sağlayıcı seçimi

Örneğin bir üretim şirketi, yeni atanan ekip yöneticileri için bir liderlik programı arıyor olsun. Eğitim ekibi önce brifi yazıyor: hedef kitle ilk kez yönetici olanlar, beklenen değişim geri bildirim verme ve görev devri davranışları, biçim yüz yüze atölye ve sonrasında yönetici koçluğu.

Aday sağlayıcılara aynı brif gidiyor. Teklifler geldiğinde puanlama tablosu kullanılıyor. Bir teklif en düşük fiyatı sunuyor ama eğitmen profilinde uygulama deneyimi zayıf ve ölçme yaklaşımı yok. Başka bir teklif biraz daha pahalı, ancak vaka çalışması, atölye sonrası uygulama ödevi ve yönetici gözlem formu içeriyor.

Eğitim ekibi sonraki görüşmede eğitmenle konuşuyor, örnek materyal istiyor ve referans kişiyle görüşüyor. Seçim gerekçesi yazılı kaydediliyor. Program sırasında bir oturum gözlemleniyor, sonunda geri bildirim ve yönetici değerlendirmesi toplanıyor ve sağlayıcı karnesine işleniyor.

Sık yapılan hatalar

• İhtiyacı tanımlamadan sağlayıcı aramak. Katalogdaki hazır program ile gerçek ihtiyaç aynı olmayabilir.
• Yalnızca fiyata bakmak. Kapsam, eğitmen kalitesi ve ölçme olmadan fiyat karşılaştırması yanıltıcıdır.
• Satış sunumuna güvenmek. Sunumu yapan kişi ile eğitimi verecek kişi farklı olabilir; eğitmeni mutlaka tanıyın.
• Referansı kontrol etmemek. Benzer bir kurumda yapılan işin sonucunu bir referans görüşmesiyle teyit edin.
• Sözleşmede eğitmen değişikliği hükmünü atlamak. Onaylanan eğitmenin yerine farklı biri gelmesi, sık karşılaşılan bir sorundur.
• Eğitimi bitince bırakmak. Uygulamaya aktarım ve değerlendirme olmadan sağlayıcının işi bitmiş sayılmaz.
• Tek sağlayıcıya bağımlı kalmak. Aynı konuda alternatif sağlayıcıyı tanımak pazarlık gücünü ve süreklilik güvencesini artırır.
• Süreci kayda almamak. Seçim gerekçesi ve sağlayıcı karnesi bulunmayan kurum, her seferinde sıfırdan başlar.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Eğitim Bütçesi Planlama ve Dış Eğitim Tedarikçisi Yönetimi eğitiminin modülleri bütçenin temelinden maliyet modellemeye, tedarikçi seçim sürecinden teklif değerlendirme ve görüşmeye, sözleşme, kalite takibi ve ilişki yönetimine uzanır. Dış eğitim satın alan eğitim ve insan kaynakları uzmanları ile bu bütçeyi yöneten yöneticiler için uygundur.

Öğrenme ve Gelişim Yöneticiliği Sertifika Programı ise stratejik öğrenme ve gelişim yönetimi çerçevesinde bu kararların nasıl yerleştiğini geniş bir müfredatla ele alır. Kurumsal ekiplerde, ortak sağlayıcı yönetim sürecini kurmak isteyen eğitim, satın alma ve ilgili iş birimi çalışanlarına birlikte planlanabilir.