Tedarikçi Değerlendirme: Ölçütler ve Puanlama Mantığı

Tedarikçi değerlendirme nedir?

Tedarikçi değerlendirme, bir işletmenin tedarikçilerini önceden belirlenmiş ölçütlere göre sistemli biçimde inceleyip puanlama ya da sınıflandırma sürecidir. Amaç, hangi tedarikçiyle çalışılacağına, hangisinin geliştirileceğine ve hangisinden uzaklaşılacağına sezgiyle değil kayıtlı veriyle karar vermektir.

Süreç şu aşamalarla düşünülebilir. Seçim öncesinde aday tedarikçinin yeterliliği ve riski ön değerlendirmeyle incelenir. Sözleşme başladıktan sonra ise gerçek teslimat, kalite ve iletişim verileri üzerinden performansı düzenli olarak izlenir. Günlük dilde ikincisine tedarikçi performans değerlendirmesi de denir.

Hangi ölçütlere bakılır?

Ölçütler satın alınan ürün ya da hizmetin niteliğine göre değişir, ancak çoğu işletmede şu başlıklar bulunur:

• Kalite: kusurlu ürün oranı, şartnameye uygunluk, şikâyet ve iade kayıtları
• Teslimat: zamanında ve eksiksiz teslim, söz verilen tarihe uyum
• Maliyet: birim fiyat kadar toplam maliyet; ek masraflar, ödeme koşulları, fiyat istikrarı
• Esneklik: acil sipariş ve miktar değişikliklerine uyum
• İletişim ve hizmet: sorulara dönüş hızı, sorun çözme yaklaşımı
• Finansal sağlamlık ve süreklilik: tedarikçinin faaliyetini sürdürebilme kapasitesi
• Uyum ve sürdürülebilirlik: mevzuata, etik ilkelere ve çevre ile sosyal standartlara uyum

Her ölçüt aynı ağırlıkta olmak zorunda değildir. Ağırlıklar, satın alınan kalemin işletme için ne kadar kritik olduğuna göre belirlenir.

Değerlendirme adım adım nasıl yapılır?

Önce neyin ölçüleceği ve hangi veriyle ölçüleceği yazılı hale getirilir. Her ölçüt için puanlama ölçeği tanımlanır; örneğin zamanında teslimin hangi aralığı iyi, hangisi zayıf sayılacaktır. Ardından ağırlıklar belirlenir ve sonuçlar tek bir puan kartında (scorecard) toplanır.

Veri depo kayıtlarından, kalite kontrol raporlarından, sipariş sisteminden ve ilgili birimlerin geri bildirimlerinden alınır. Puanlar belirli dönemlerde hesaplanır ve tedarikçilerle paylaşılır. Son adım karar vermektir: yüksek puanlı tedarikçilerle iş hacmi artırılır, orta puanlılar için gelişim planı hazırlanır, düşük puanlılar için sözleşme koşulları gözden geçirilir ya da alternatif aranır.

Küçük bir örnek

Örneğin bir üretici firma ambalaj malzemesi aldığı tedarikçileri değerlendiriyor. Firma kalite ve teslimata yüksek, fiyata daha düşük ağırlık veriyor, çünkü gecikmeli ya da kusurlu ambalaj üretim hattını durduruyor. Dönem sonunda bir tedarikçinin fiyatı en uygun, ancak teslimatı sık geciktiği ve kusur oranı yüksek olduğu görülüyor.

Puan kartı bu tedarikçinin neden başta olmadığını rakamlarla gösteriyor. Satın alma ekibi tedarikçiyle bulguları paylaşıyor, düzeltici eylem planı istiyor ve sonraki dönemde sipariş payını gelişmeye bağlı tutuyor. Aynı yöntemle başka bir tedarikçinin istikrarlı performansı da kayıt altına alınıyor ve ödüllendirilmesi kolaylaşıyor.

Tedarikçi değerlendirme ile yakın kavramlar

Tedarikçi seçimi, yeni bir tedarikçiyle çalışmaya başlamadan önce yapılan karar sürecidir; değerlendirme ise hem seçim öncesinde hem de sonrasında kullanılan ölçme aracıdır. Tedarikçi denetimi (audit) tedarikçinin tesisinde, sistemlerinde ve süreçlerinde yerinde yapılan incelemedir; değerlendirmeye veri sağlayabilir ama onunla aynı şey değildir.

Tedarikçi performans yönetimi daha geniş bir döngüdür: ölçme, geri bildirim, gelişim planı ve izleme birlikte yürür. Değerlendirme bu döngünün ölçme halkasıdır. Değerlendirme sonuçlarının kullanılmadığı bir sistem, puan toplayan ama karar vermeyen bir formaliteye dönüşür.

Sık yapılan hatalar

Tedarikçi değerlendirmesinde sorunlar genellikle ölçütlerin kendisinden çok kullanımından kaynaklanır.

• Yalnızca fiyata bakmak: ucuz görünen tedarikçi gecikme ve kalite sorunlarıyla toplam maliyeti artırabilir
• Çok fazla ölçüt koymak: veri toplamak zorlaşır, puan kartı okunmaz olur
• Öznel puanlamak: tanımsız ölçek, değerlendirmeyi yapan kişiye göre farklı sonuç doğurur
• Geri bildirimi paylaşmamak: tedarikçi nerede zayıf olduğunu bilmezse gelişemez
• Tek seferlik yapmak: değerlendirme bir kez yapılıp bırakılırsa güncel durumu yansıtmaz
• Tüm tedarikçilere aynı kalıbı uygulamak: kritik bir hammadde tedarikçisi ile ofis kırtasiyesi tedarikçisi aynı derinlikte incelenmez

Tedarikçi değerlendirmeyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Tedarikçi Performans Yönetimi programında 'Performans Göstergesi Tasarımı ve Ölçümü' ile 'Tedarikçi Değerlendirme Süreçleri' modülleri bulunur. Sürdürülebilir Tedarikçi Değerlendirme programı kriter tasarımı, skor ve risk sınıflama modeli üzerinde durur. Satın Alma ve Tedarikçi Yönetimi programı ise tedarikçi seçimi ve performans izlemeyi geniş satın alma çerçevesinde ele alır.

Performans göstergesi tasarımı ile skor ve risk sınıflama modeli, hangi ölçütün hangi tedarikçi türü için anlamlı olduğunu seçmeyi çalışmak için ilgili başlıklardır.