Süreç analizi: bir iş akışı nasıl incelenir ve iyileştirilir?

Süreç analizi nedir?

Süreç analizi, bir işin baştan sona nasıl yürüdüğünü adım adım inceleyerek verimsizlikleri, darboğazları ve hata kaynaklarını ortaya çıkarma çalışmasıdır. Girdinin nereden geldiğini, hangi adımlardan geçtiğini, kimlerin devreye girdiğini ve çıktının kime ulaştığını görünür kılar.

Süreç analizi tek başına bir çözüm değildir; çözümün temelidir. Önce mevcut durum anlaşılmadan yapılan iyileştirme çoğu zaman yanlış noktaya yatırım yapar. Bu yüzden analiz, süreç iyileştirme, yeniden tasarım ya da otomasyon projelerinin ilk adımı olarak kullanılır.

Süreç analizi adım adım nasıl yapılır?

• Kapsamı belirlemek: Hangi sürecin, hangi başlangıç ve bitiş noktaları arasında incelendiği ve neden seçildiği yazılır.
• Mevcut durumu haritalamak: Süreç, akış şeması ya da BPMN gibi bir gösterimle çizilir. Çizim masa başında değil, işi yapan kişilerle birlikte yapılır.
• Veri toplamak: Gözlem, görüşme ve sistem kayıtlarıyla her adımın ne kadar sürdüğü, ne kadar beklediği, nerede hata ve tekrar iş çıktığı belirlenir.
• Sorunları bulmak: Bekleme, gereksiz onay, çift giriş, el ile aktarım ve yeniden iş gibi israflar işaretlenir.
• Kök nedeni aramak: Belirtinin değil nedenin bulunması için neden-sonuç diyagramı ya da neden sorusunu zincirleme sorma gibi teknikler kullanılır.
• İyileştirme önermek: İstenen durum çizilir, etkisi ve uygulama zorluğuna göre önceliklendirilir.

Örnek: satın alma talebi onay süreci

Örneğin bir şirkette satın alma talepleri geç sonuçlanıyor. Analist önce talebin hangi adımlardan geçtiğini çizer: talep açılır, yönetici onaylar, bütçe birimi kontrol eder, satın alma teklif toplar, sipariş verilir. Sonra gerçek kayıtlardan her adımda ne kadar beklendiğini çıkarır.

Bulgu, işin kendisinden çok bekleme olduğunu gösterir: talepler yönetici onayında günlerce kalmaktadır ve bütçe kontrolü ayrı bir tabloda el ile yapılmaktadır. Kök neden araştırılınca, onaycının bildirim almadığı ve bütçe bilgisine sistemden ulaşılamadığı anlaşılır. Çözüm olarak bildirim ve vekâlet kuralı eklenir, bütçe kontrolü sisteme bağlanır.

Süreç analizi, modelleme, iyileştirme ve süreç madenciliği

Süreç modelleme, süreci bir diyagramla göstermektir; analiz ise o gösterim üzerinde ve veriyle sorun aramaktır. Süreç iyileştirme, analiz sonucunda bulunan çözümü uygulamaya koymaktır. Yeniden tasarım (BPR) daha köklü bir değişimi, süreci sıfırdan kurgulamayı hedefler.

Süreç madenciliği ise analizi verinin kendisinden yapar: bilgi sistemlerinin olay kayıtlarından sürecin gerçekte nasıl aktığını otomatik çıkarır. Böylece insanların anlattığı süreç ile gerçekte işleyen süreç arasındaki farklar görülür. Bu yaklaşımlar birbirini tamamlar ve genellikle aynı projede ardışık kullanılır.

Süreç analizinde sık yapılan hatalar

• Süreci anlatılan hâliyle kabul etmek: İş yapanlar süreci resmî tanımdan farklı yürütebilir. Gözlem ve kayıt kontrolü şarttır.
• Çözümle başlamak: Analiz bitmeden otomasyon aracına karar vermek, yanlış süreci hızlandırma riskini doğurur.
• Yalnız yönetici bakışı: Sürecin sahadaki ayrıntıları çalışanlardan öğrenilir.
• Ölçmemek: Süre ve hata verisi olmadan iyileştirmenin başarısı kanıtlanamaz.
• Her şeyi aynı anda ele almak: Etkisi yüksek ve uygulaması kolay noktalardan başlamak, dönüşüme destek kazandırır.

Mindset programlarında süreç analizi

Süreç Analizi ve İyileştirme programı Süreç Analizi Temelleri, Kök Neden Analizi Teknikleri ve Süreç Yeniden Tasarımı modülleriyle konuyu uygulamalı işler. İş Süreç Yönetimi Eğitim Programı Süreç Analizi ve Modelleme ile Lean ve Six Sigma yaklaşımlarını kapsar. Yapay Zeka Ajanları ile Kurumsal Otomasyon programındaki Kurumsal Süreç Analizi ve Otomasyon Haritası modülü ise hangi süreçlerin otomasyona uygun olduğunu belirlemeye odaklanır. Operasyon, kalite ve iş analizi ekipleri için uygundur.