Proje belirsizlik yönetimi: bilinmeyenle plan yapmak

Proje belirsizlik yönetimi nedir?

Proje belirsizlik yönetimi, projenin kapsamı, süresi, maliyeti, teknolojisi ya da çevresi hakkında eksik, değişken veya çelişkili bilgi bulunduğunda ortaya çıkan bilinmezliklerin tanınması, azaltılması ve onlarla birlikte çalışılabilecek bir plan kurulmasıdır. Amaç belirsizliği tamamen yok etmek değildir; bu çoğu zaman mümkün değildir. Amaç, belirsizlik altında bile sağlıklı karar verebilmektir.

Her proje bir miktar belirsizlik taşır, çünkü proje doğası gereği daha önce tam olarak yapılmamış bir işi hedefler. Belirsizlik düzeyi yeni teknoloji, müşteri gereksinimlerinin oturmamış olması, dış koşulların değişkenliği ve ekip deneyimsizliği gibi nedenlerle artar.

Belirsizlik ile risk arasındaki fark

Bu kavramlar birbirine yakındır ama aynı değildir. Risk, ne olabileceğini ve olasılığını az çok tahmin edebildiğimiz olaylardır; bir tedarikçinin gecikmesi gibi. Bu nedenle risk kayıt defterine yazılır, olasılığı ve etkisi değerlendirilir, önlem planlanır.

Belirsizlik ise bazen neyin bilinmediğini bile tam bilmediğimiz durumdur: Pazarın nasıl tepki vereceği, yeni bir teknolojinin gerçekten işe yarayıp yaramayacağı ya da mevzuatın nereye evrileceği gibi. Risk yönetimi belirsizliğin bir kısmını yönetilebilir hale getirir; geri kalanı için esnek planlama, deneme ve öğrenme gerekir. Bu yüzden belirsizlik yönetimi, risk yönetimini kapsayan ama onu aşan bir bakıştır.

Belirsizlikle başa çıkma yöntemleri

Uygulamada birkaç yöntem birlikte kullanılır:

• Bilgi toplayarak azaltma: prototip, pilot uygulama, uzman görüşü ve erken kullanıcı geri bildirimiyle bilinmezlikler küçültülür.
• Senaryo planlama: olası gelecekler için ayrı ayrı yol haritaları hazırlanır ve hangi işaret görülürse hangi plana geçileceği önceden belirlenir.
• Esnek ve çevik yaklaşım: kısa yinelemelerle ilerlenir, her yinelemede öğrenilene göre plan güncellenir.
• Karar noktaları: geri dönülmesi zor kararlar mümkün olduğunca ertelenir, bilgi netleştikçe verilir.
• Tampon ve koşullu rezervler: süre ve bütçede bilinmezlik payı bırakılır.

Burada kritik olan, belirsizliği saklamak yerine paydaşlarla açıkça konuşmaktır.

Küçük bir örnek

Örneğin bir kurum, müşteri portalı için daha önce kullanmadığı bir teknolojiyi seçiyor ve nihai gereksinimler henüz kesinleşmemiş. Proje yöneticisi tüm işi baştan ayrıntılı planlamak yerine, ilk aşamada riskli parçayı küçük bir prototipte deniyor. Sonuçlara göre teknoloji kararını doğruluyor ya da değiştiriyor.

Aynı yönetici birbirinden farklı senaryolar hazırlıyor: gereksinimler genişlerse hangi işler eklenecek, daralırsa neler ertelenecek. Paydaşlarla düzenli bilgi paylaşımı yapıyor ve karar noktalarını önceden duyuruyor. Böylece belirsizlik, sürprize değil yönetilen bir sürece dönüşüyor.

Sık yapılan hatalar ve nerede kullanılır?

En sık görülen hata, belirsiz bir işi kesinmiş gibi planlamaktır; sapma çıkınca plan bütünüyle çöker. Bir diğeri, her belirsizliği risk kaydına sıkıştırıp bilinmeyen alanı görmezden gelmektir. Belirsizliği konuşmayan ekiplerde kötü haber geç duyulur. Aşırı analiz de bir tuzaktır: Her şeyi netleştirmeye çalışmak, ilerlemeyi durdurur.

Yaklaşım, yazılım, Ar-Ge, inşaat, dönüşüm ve ürün geliştirme projelerinde; yani sonucun baştan kesin bilinmediği her yerde kullanılır.

Proje yöneticileri ve PMO ekipleri için Mindset'te 'Proje Belirsizlik Yönetimi' programı belirsizliğin boyutlarını, belirsizlik altında karar almayı, çevik ve hibrit yaklaşımları, senaryo planlamayı ve organizasyonel dayanıklılığı ele alır.