ISO 19011: yönetim sistemleri denetim kılavuzu
ISO 19011'in sertifikalandırılan bir şart seti değil, denetimin nasıl yürütüleceğini anlatan bir kılavuz olduğunu, yedi denetim ilkesini ve kılavuzun yapısını öğrenirsiniz.
Bir bakışta
- ISO 19011, yönetim sistemlerinin denetimi için hazırlanmış bir kılavuzdur. Hangi yönetim sistemini denetlerseniz denetleyin ortak bir denetim yöntemi sunar.
- Bir şart standardı değil, rehber niteliğindedir. Kuruluşlar ve denetçiler uygulama biçimini kılavuzdan yararlanarak oluşturur; belgelendirilen bir şart seti içermez.
- Kılavuz yedi denetim ilkesine dayanır. Dürüstlük, adil sunum, mesleki özen, gizlilik, bağımsızlık, kanıta dayalı yaklaşım ve risk temelli yaklaşım.
- Yapısı denetim programı yönetimi, denetimin yürütülmesi ve denetçi yetkinliğini kapsar. Yani denetimi planlama, yapma ve yapacak kişileri değerlendirme konularını bir arada ele alır.
- Birinci, ikinci ve üçüncü taraf denetimlerin hepsinde yol gösterir. ISO 9001, ISO 14001 gibi farklı standartlardaki denetimlerde ortak başvuru kaynağıdır.
ISO 19011 nedir?
ISO 19011, yönetim sistemlerinin denetimi için uluslararası standartlar teşkilatı ISO'nun yayımladığı bir kılavuz standarttır. Kalite, çevre, bilgi güvenliği, iş sağlığı ve güvenliği gibi farklı yönetim sistemlerinin denetiminde ortak bir yöntem sunar. Denetim ilkelerini, denetim programının yönetimini, denetimin yürütülmesini ve denetçilerin yetkinliğini kapsar.
Kılavuzun bir özelliği, bir yönetim sistemi şart standardı olmamasıdır. ISO 9001 gibi standartlar bir kuruluşun neyi karşılaması gerektiğini söyler; ISO 19011 ise bu karşılamanın nasıl denetleneceğine rehberlik eder. Bu yüzden belgelendirme kuruluşları, iç denetçiler ve müşteri denetçileri aynı kılavuzdan yararlanır.
Yedi denetim ilkesi
Kılavuz, denetimi etkili ve güvenilir kılan yedi ilkeye dayanır:
- Dürüstlük: Denetimin, dürüstlük, titizlik ve sorumluluk üzerinde kurulması.
- Adil sunum: Bulguların ve sonuçların doğru, nesnel ve eksiksiz raporlanması.
- Mesleki özen: Denetim sırasında gösterilen özen ve yargıda bulunma yeteneği.
- Gizlilik: Denetimde elde edilen bilginin korunması.
- Bağımsızlık: Denetimin tarafsızlığının ve sonuçlarının nesnelliğinin dayanağı.
- Kanıta dayalı yaklaşım: Güvenilir ve tekrarlanabilir sonuçlara ulaşmak için doğrulanabilir kanıta dayanmak.
- Risk temelli yaklaşım: Denetimde en önemli ve riskli alanlara odaklanmak.
İlkelerin ortak amacı, denetim bulgularının hem denetlenen hem de denetimi isteyenler tarafından güvenilir sayılmasıdır.
Kılavuzun yapısı
Kılavuzun içeriği dört ana konu etrafında düzenlenir. Önce denetim ilkeleri gelir. Ardından denetim programının yönetimi anlatılır: programın amacı ve kapsamı, riskleri, kaynakları, uygulanması ve izlenmesi. Sonra tek bir denetimin yürütülmesi gelir: başlatılması, hazırlanması, faaliyetlerin yapılması, raporlanması ve takibi. Son olarak denetçilerin yetkinliği ve değerlendirilmesi ele alınır.
Kılavuzun güncel sürümünde risk temelli yaklaşım vurgulanmıştır ve denetimin uzaktan yapılması, birden çok yönetim sisteminin birlikte denetlenmesi gibi uygulamalar da kapsanır.
Kılavuz ilkelerden denetçi yetkinliğine uzanan bir zincir kurar
Kılavuzun ana konuları
- Denetim ilkeleriGüvenilir denetimin temel dayanakları
- Denetim programı yönetimiDenetimlerin planlanması, kaynaklanması, izlenmesi
- Denetimin yürütülmesiHazırlıktan rapora ve takibe kadar tek denetim
- Denetçi yetkinliğiDenetçilerin bilgi, beceri ve değerlendirilmesi
Bir denetim kılavuza göre nasıl ilerler?
Denetim, denetim amacı ve kapsamı belirlenip denetlenenle iletişim kurularak başlar. Hazırlıkta denetim planı yapılır, belgeler incelenir ve görev dağılımı belirlenir. Yürütme aşamasında açılış toplantısı yapılır, görüşme, gözlem ve kayıt incelemesiyle kanıt toplanır, kanıtlar ölçütlerle karşılaştırılarak bulgular oluşturulur. Kapanış toplantısında sonuçlar sunulur. Raporlamada denetim raporu hazırlanıp dağıtılır. Takipte, gerekiyorsa düzeltici faaliyetlerin uygulanıp uygulanmadığı doğrulanır.
Bu akış ayrıntı düzeyi farklı olsa da birinci, ikinci ve üçüncü taraf denetimlerin hepsinde benzerdir.
Denetim hazırlıktan takibe birbirini izleyen evrelerle ilerler
Tek bir denetimin evreleri
- BaşlatmaAmaç ve kapsamDenetim amacı ve denetlenenle iletişim
- HazırlıkPlan ve belge incelemeDenetim planı ve görev dağılımı
- YürütmeKanıt toplamaGörüşme, gözlem, kayıt incelemesi ve bulgular
- RaporlamaRaporKapanış toplantısı ve denetim raporu
- TakipDoğrulamaDüzeltici faaliyetlerin kontrolü
Örnek: bir iç denetçinin kalite sistemi denetimi
Bir şirketin iç denetçisi, satın alma sürecini denetleyecek olsun. Kılavuzun risk temelli yaklaşımına uygun olarak, tedarikçi seçiminin ürün kalitesini en çok etkileyen kısmına odaklanır. Planda hangi kayıtların inceleneceğini ve kimlerle görüşüleceğini belirler.
Saha çalışmasında yalnız beyana güvenmez; tedarikçi değerlendirme kayıtlarını ve gerçek sipariş örneklerini inceler. Bir kayıtta onaylı tedarikçi listesinde olmayan bir firmadan alım yapıldığını görür. Bu durum kanıta dayalı bir bulgudur. Rapor adil sunum ilkesine uygun, olgulara dayalı ve abartısız yazılır; gizlilik ilkesi gereği bilgiler yalnız ilgili taraflara iletilir.
Sık karıştırılan noktalar
ISO 19011 ile ISO 9001 sık karıştırılır. ISO 9001 kalite yönetim sistemi şartlarını belirler ve belgelendirilir, ISO 19011 ise denetimin nasıl yapılacağına dair kılavuzdur ve belgelendirilmez. Bir kuruluş ISO 19011'e uyumlu belge alamaz; ancak denetim programını ve denetçilerini bu kılavuza göre kurabilir.
Bir diğer yanılgı, kılavuzun yalnızca belgelendirme denetimcileri içinde geçerli olduğudur. Kılavuz iç denetimler için de yazılmıştır ve küçük kuruluşlar bile ilkelerden yararlanabilir. Kılavuzdaki ifadeler öneri niteliğindedir; kuruluşun bağlamına göre uyarlanır.
Mindset programlarında yeri
Denetim kılavuzunu bilmek, iç tetkikçi ve kalite yöneticisi gibi roller için temel bir bilgidir. ISO 19011 ile Yönetim Sistemleri Tetkik Teknikleri programı tetkik ilkelerini, programı, görüşme teknikleri ile bulgu raporlamayı işler. Kalite Yöneticiliği Sertifika Programı İç Denetim Teknikleri ve Uygulama modülüyle konuyu kalite sistemi bağlamında ele alır; Yönetim Sistemleri Sistem Uygulayıcısı ise çoklu sistem uygulayıcıları için uygundur.
İlgili Mindset programı
ISO 19011 ile Yönetim Sistemleri Tetkik Teknikleri
Sık sorulan sorular
ISO 19011 belgelendirilebilir mi?
Hayır. ISO 19011 bir şart standardı değil, kılavuzdur. Kuruluşlar bu kılavuza göre belge almaz. Ancak denetim programlarını, iç denetçi seçimini ve denetim yöntemini kılavuza göre kurabilir. Denetçilerin yetkinlik değerlendirmesi de kılavuza dayandırılabilir.
ISO 19011 hangi yönetim sistemlerinde kullanılır?
Kalite, çevre, bilgi güvenliği, iş sağlığı ve güvenliği gibi farklı yönetim sistemlerinde kullanılabilir. Kılavuz belirli bir sistem standardına bağlı değildir; ortak denetim ilkelerini ve yöntemini verir. Birden çok yönetim sisteminin birlikte denetlendiği entegre denetimlerde de başvurulur.
Yedi denetim ilkesi neden önemlidir?
Denetim sonucunun güvenilir kabul edilmesi bu ilkelere bağlıdır. Örneğin bağımsızlık ve kanıta dayalı yaklaşım olmadan bulgu, yalnızca görüşe dönüşür. İlkeler denetçinin davranışını ve denetimin kalitesini belirleyen çerçeveyi oluşturur.
ISO 19011 ile ISO 9001 arasındaki fark nedir?
ISO 9001 kalite yönetim sistemi şartlarını ve belgelendirme ölçütlerini verir. ISO 19011 ise yönetim sistemlerinin nasıl denetleneceğini anlatan kılavuzdur. Biri denetlenen şartları, diğeri denetim yöntemini tanımlar. İç tetkik ve belgelendirme denetimleri çoğunlukla ikisinden birlikte yararlanır.
ISO 19011 yalnızca denetçiler için mi gereklidir?
Hayır. Denetim programını yöneten kalite yöneticileri, denetlenen bölümlerin sorumluları ve denetim isteyen müşteriler de kılavuzdan yararlanır. Denetlenen taraf, denetimin nasıl yürütüleceğini bildiğinde hazırlığı ve bulgulara yaklaşımı daha sağlıklı olur.