Dokümante edilmiş bilgi: muhafaza edilen ve saklanan bilgi
ISO 9001'de doküman ve kayıt yerine kullanılan bu terimin ne anlama geldiğini, muhafaza etmek ile saklamak arasındaki farkı ve bilginin nasıl kontrol altında tutulduğunu öğrenirsiniz.
Bir bakışta
- Dokümante edilmiş bilgi, kuruluşun kontrol etmesi ve sürdürmesi gereken bilgi ile onu içeren ortamdır. Kâğıt, elektronik dosya, sistem kaydı ya da başka bir ortam olabilir.
- ISO 9001 doküman ve kayıt terimlerini tek bir kavramda birleştirir. Daha önce prosedür ve kayıt olarak ayrılan şeyler artık aynı başlık altında ele alınır.
- Muhafaza edilen bilgi güncel tutulur; saklanan bilgi geçmişi kanıtlar. Prosedür, talimat ve politika muhafaza edilir; yapılan işin kanıtı olan kayıt saklanır.
- Neyin dokümante edileceğini standart ve kuruluşun kendi ihtiyacı birlikte belirler. Karmaşık işler, riskli süreçler ve yetkinlik gereksinimi dokümantasyon ihtiyacını artırır.
- Bilginin kontrolü; tanımlama, onay, erişim, güncelleme ve imha adımlarını kapsar. Amaç doğru kişiye doğru sürümün ulaşması ve eski sürümün yanlışlıkla kullanılmamasıdır.
Dokümante edilmiş bilgi nedir?
Dokümante edilmiş bilgi (documented information), bir kuruluşun kontrol etmesi ve sürdürmesi gereken bilgiyi ve bu bilginin bulunduğu ortamı anlatan ISO terimidir. Bilgi kâğıt üzerinde, elektronik bir dosyada, yazılım sisteminde, fotoğraf ya da video gibi başka bir ortamda tutulabilir; terim ortamı değil, bilginin kontrol edilmesi gerektiğini öne çıkarır.
ISO 9001'in önceki sürümleri 'doküman' ve 'kayıt' sözcüklerini ayrı ayrı kullanırdı; bugünkü sürüm bu ikisi yerine tek terimi kullanır. Böylece kuruluşlara, hangi bilginin nasıl tutulacağı konusunda daha fazla serbestlik tanındı; zorunluluk bilginin biçiminde değil, ihtiyacında ve etkinliğinde aranır. Konu, standardın 7.5 maddesinde yer alır.
Muhafaza etmek ve saklamak arasındaki fark
Standart iki fiil kullanır. Bir bilgiyi muhafaza etmek, o bilginin güncel ve kullanılabilir olmasını sürdürmektir: politika, prosedür, iş talimatı, süreç haritası gibi işi nasıl yapacağımızı anlatan bilgiler bu gruptadır. Sürüm değiştiğinde güncellenir, eski sürüm geçersiz sayılır.
Bir bilgiyi saklamak ise işin yapıldığına ve sonucuna dair kanıtı, olduğu gibi korumaktır: muayene sonuçları, eğitim kayıtları, iç tetkik raporları, kalibrasyon sonuçları. Kayıt sonradan değiştirilmez; belirli bir süre korunur ve süre dolunca kontrollü biçimde imha edilir.
Özetle, muhafaza edilen bilgi yaşayan bilgidir ve revize edilir, saklanan bilgi ise geçmişin kanıtıdır ve sabit kalır.
Muhafaza edilen bilgi güncellenir, saklanan bilgi olduğu gibi korunur
İki fiil, iki bilgi türü
| Muhafaza edilen | Saklanan | |
|---|---|---|
| Eski adı | Doküman, prosedür | Kayıt |
| Ne anlatır | İşin nasıl yapılacağını | İşin nasıl yapıldığının kanıtını |
| Zaman içinde | Güncellenir, sürümlenir | Değiştirilmez, korunur |
| Örnek | Kalite politikası, iş talimatı | Muayene raporu, eğitim kaydı |
| Yaşam sonu | Geçersiz sürüm kullanımdan kaldırılır | Süre dolunca kontrollü imha edilir |
Neler dokümante edilir?
Standart bazı bilgilerin dokümante edilmesini açıkça ister: kalite yönetim sisteminin kapsamı, kalite politikası ve kalite hedefleri gibi muhafaza edilecek bilgiler ile yetkinliğin, izleme ve ölçme sonuçlarının, iç tetkik ve yönetimin gözden geçirme çıktılarının kanıtı gibi saklanacak bilgiler bunlara örnektir.
Bunun dışında kuruluş, kendi sisteminin etkinliği için gerekli gördüğü bilgileri ayrıca dokümante eder. Bunun kapsamı kuruluşun büyüklüğüne, faaliyetin türüne, süreçlerin karmaşıklığına ve çalışanların yetkinliğine göre değişir. Küçük bir ekipte kısa bir talimat yeterliyken, riskli bir üretim sürecinde ayrıntılı bir prosedür gerekebilir. Ölçüt, 'her şeyi yazalım' değil, 'işin güvenle yürümesi için neyin yazılı olması gerekir' sorusudur.
Bilginin kontrolü
Dokümante edilmiş bilginin yalnızca var olması yetmez, kontrol altında olması gerekir. Oluşturulurken bilgi tanımlanır ve açıklanır, uygun biçimde hazırlanır, gözden geçirilip onaylanır. Kullanımda ise ihtiyaç duyulan yerde ve zamanda erişilebilir olması, bütünlüğünün bozulmaması ve gizliliğin korunması sağlanır.
Dağıtım, erişim, erişilen bilgiyi bulma, saklama ve değişikliklerin kontrolü de bu çerçevededir. Dış kaynaklı bilgi, örneğin müşteri şartnamesi ya da yasal mevzuat, kuruluşun sisteminin planlanması ve işletilmesi için gerekliyse tanımlanır ve kontrol edilir. Amaç, bir çalışanın eski sürümle iş yapması ya da kanıt olması gereken bir kaydın kaybolması gibi sorunları önlemektir.
Örnek: bir üretim kuruluşunda talimat ve muayene kaydı
Bir gıda ambalajı üreticisi, makine ayar talimatını muhafaza eder. Ayar değeri değiştiğinde talimatın yeni sürümü onaylanır, hattaki eski nüsha toplanır ve yalnız geçerli sürüm kullanıma açık kalır. Aynı üretici her vardiyada yaptığı muayenenin sonucunu kayda geçirir; bu kayıt sonradan düzeltilmez ve belirlenen süre boyunca saklanır.
Bir müşteri şikâyeti geldiğinde üretici iki soruyu yanıtlayabilmelidir: o gün hangi talimat geçerliydi, muayene sonucu neydi. Birincisine muhafaza edilen bilgi, ikincisine saklanan bilgi yanıt verir.
Mindset programlarında yeri
Dokümante edilmiş bilgi, kalite yönetim sistemini kuran ya da işleten herkesin karşılaştığı bir başlıktır. Yönetim Sistemleri Sistem Uygulayıcısı programı dokümante bilgi yapısını sistem uygulaması bağlamında işler. Kalite Yöneticiliği Sertifika Programı ise Kalite Dokümantasyonu ve Süreç Yönetimi modülüyle kalite yöneticisi ve doküman sorumlusu olmak isteyenler için uygundur.
İlgili Mindset programı
Yönetim Sistemleri Sistem Uygulayıcısı
Sık sorulan sorular
Dokümante edilmiş bilgi ile doküman aynı şey midir?
Tam olarak değil. Doküman, eski kullanımda yalnızca prosedür ve talimat gibi yazılı belgeleri anlatırdı. Dokümante edilmiş bilgi hem eski anlamdaki dokümanları hem de kayıtları kapsar ve bilginin hangi ortamda tutulduğundan bağımsızdır. Bu nedenle kayıt da bu terim altında yer alır.
ISO 9001 hâlâ yazılı prosedür ister mi?
Standart, hangi bilginin dokümante edileceğini belirli ölçüde kuruluşa bırakır ve çok sayıda prosedürü zorunlu tutmaz. Ancak bazı bilgilerin dokümante edilmesini açıkça şart koşar. Kuruluş ayrıca kendi sisteminin etkin işlemesi için gerekli gördüğü bilgileri de dokümante etmelidir.
Dokümante edilmiş bilgi elektronik ortamda tutulabilir mi?
Evet. Standart ortam kısıtlaması koymaz. Elektronik dosya ya da yazılım sistemi kullanılıyorsa erişim yetkisi, sürüm kontrolü, yedekleme ve bütünlük gibi kontrollerin bu ortamda da sağlanması gerekir. Kâğıt bir nüshanın elektronik ortamdaki sürümle çelişmemesine de dikkat edilir.
Kayıtlar ne kadar süre saklanmalıdır?
Standart genel bir süre vermez. Süre, yasal gereklilikler, müşteri şartları ve kuruluşun kendi ihtiyacı dikkate alınarak belirlenir. Kuruluş her kayıt türü için saklama süresini tanımlamalı ve süre sonunda ne yapılacağını, yani imhayı ya da arşivlemeyi önceden kararlaştırmalıdır.
Kalite politikası saklanan mı, muhafaza edilen bilgi mi?
Muhafaza edilen bilgidir. Politika güncellenebilen, yönetimce gözden geçirilen ve geçerli sürümü bilinmesi gereken bir bilgidir. Politikanın ne zaman ve kim tarafından onaylandığına ilişkin kanıt ise, ayrıca saklanan bilgi olarak tutulabilir.